將紙本合約轉換成數位化並進行紀錄，其實只是「合約管理」的第一步。
真正的合約管理，其實還需要將每年各單位所有合約歷程記錄，從單一筆資料轉換成有用的統計資訊。
你懂合約管理嗎？你們公司現在的管理方式又是什麼呢？
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
企業常見的合約管理機制？
最早以前，很多企業的合約其實都是掛在經辦業務自己身上，或是管控在行政單位身上，而且大多採用紙本的方式來管理；最近十幾年來，由於公司規模逐漸成長、合約種類及數量增加，才開始看到有越來越多的企業使用資訊系統來管理合約，也看到越來越多的資訊廠商投入「合約管理系統」相關的資訊產品開發。
企業是否都已有使用資訊系統來管理合約了？
也不一定，比方說以傳產業來說，我們看到很多傳產主要都還是為了要製造、要代工、要在市場上存活下去，對他們來說這件事情的優先程度會比「管理合約」來得重要，所以企業發展的重心跟資源比較不會投入在合約管理這件事情上，也因此大部分的傳產都還是使用紙本或是Excel的方式來管理合約。
合約需分類管理
國內最主要以製造代工為主，如果製造代工是你們公司賺錢的依據，那簽訂合約、落實合約基本的項目條款，就會是你幾乎每天都需要執行的工作內容。
企業老闆每天賺了多少錢、付出了多少成本（買賣合約）、跟這家合作夥伴每年合作的金額是多少（OEM、ODM合約），這些都需要依靠將合約分類統計並產出報表，才能快速又正確的掌握這些資訊。
以合約類型定義其簽核流程及審核/權責單位
其實公司內部的合約種類會非常多，舉例來說像是採購合約、訂製品合約、銷售代理合約等等，這些都是公司很基本類型的合約，更有甚者，有些大型跨國企業光合約種類就高達一百多種。
企業在管理合約時，應該要依據不同的合約類型，設定不同的核決權限，並定義出不同的簽署流程。
有的合約需要簽呈到資訊處/庫房等特定會辦單位、有的不用；有的合約只需要部門主管簽核、有的卻需要簽核到副總甚至總經理…這些都是因為合約類型的不同。
每一種合約類型都是獨特的，需要單獨被規劃出它的簽核流程及審核/權責單位，不能只是複製貼上大家都用同一套邏輯就好。
案例：合約續約沒有簽呈正確會辦單位，造成公司損失
之前曾經有客戶說，會開始評估合約管理系統，就是因為之前他們公司出了一個很嚴重的包…
他們公司先前有一套零組件的採購合約，因為固定每年都會叫貨，經辦業務一開始可能還會去跟其他單位確認是否還需要這套零組件，但一年兩年三年過去，答案都是「還需要」，五年十年過去，經辦也懶得問了，都是時間到了直接去跟供應商續約。
但其實，經辦業務不知道從某一年開始這個零組件料號已經沒有繼續使用了，只有使用單位知道料號換了，以及庫房人員知道這個舊料號的使用量降低、最後甚至完全沒有被領用。
但因為公司業務職責分工的關係，新料號是不同的經辦業務負責採購；使用單位只要有東西用就好，他不會知道原來每年都有人幫他買來一堆舊料號；對庫房人員來說，他只需要進/出貨，東西來了，所以他收貨清點辦理進貨。
最後被發現是因為這套零組件堆得像座山，壓縮到其他物料的存放空間，庫房人員向主管反映，大家才發現這個問題。
計算起來，這些沒在用也不會再被用到的零組件，已經白白進貨超過五年，造成公司超過數十萬的損失。
要說這問題是誰的鍋呢？
其實歸咎原因，就是合約簽核時沒有加會給會辦單位，以這個案例來說可能就是使用單位及庫房人員。
所以我們才會說，每一種合約類型都是獨特的，每一筆合約都有它應有的簽核流程及審核/權責單位，而這件事情需要依賴功能齊全的電子合約管理系統，才不會每個案子都得靠經辦腦袋去記、或是靠一些習慣成自然的「慣例」。
下集主要將探討：軟體工具(Excel與Outlook)的應用？如何評估是否適合自己公司使用。
也歡迎來我們的官網及部落格看看，了解更多關於紙本合約管理與電子合約管理系統的差異。
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