我們在上一集介紹到了「技術提案」過程中，資訊系統的規劃與TIPS相關條文的應注意事項。
接下來我們將繼續針對TIPS條文8.3.1，詳細說明公司內部的智財清冊該如何紀錄、分類、更新、維護，以保持資料的正確性及完整性。另外，當行之有年的管理流程所產出的智財清冊與官方公開資料有落差時，我們也會教你該如何補救喔！
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
技術提案成果─TIPS 8.3.1盤點分類
TIPS條款當中的8.1智財取得，是跟提案程序是息息相關的。
可是實際上我們也要特別提醒，除了8.1智財取得之外，還有一部分是在8.3的維護上面，其實也跟技術提案的部分息息相關。
那其中我們也會建議說在這階段，它一定要去落實在8.3的維護上面，尤其是在8.3.1的盤點分類。
在條款裡面中有要求，組織應就所有智財進行分類、建立清單或資料庫，並定期的更新跟維持這個紀錄。
定期更新並維護智財清單
何謂定期更新並維護智財清單呢？
它的概念就是在說，技術提案一剛開始的時候其實發明人就可以自己來填寫這個技術特徵，因為發明人對於他自己的技術內容是非常了解的。
所以他也可以順便去紀錄他的這個技術可以實施在公司的哪一項產品上面，還有包含我們企業在進行專利評估的時候，我們可以去就市場面的部份來評估這個技術對於公司的經濟性的價值，還有從法律的層面來去探討這個技術對於公司在迴避設計上面或者是攻防上面是不是具有法律層面的一個效應。
這些如果不在技術提案剛開始的時候去做的話，常常會面臨到最後可能原始的專利團隊離職，那你要讓後面接手的人重新了解這個技術的內容，甚至當時的一個技術的提案構想，成本就會非常的高。
如果公司當初在提案之際，也沒技術分類也沒產品分類，現在也找不到人力重新去進行分類的話，通常會建議先直接透過專利現有的IPC資訊，或者是說也可以追溯原始發明團隊他所屬的技術部門來進行分類，只是這種方式可想而知它的精確度跟細緻程度就沒有那麼高了。
我們在做專利管理資訊系統規劃的時候，跟TIPS條款之間需要勾稽的部分，還有一個特別要去提醒大家，就是智財清單跟資料庫的問題。
它在TIPS規範裡面有提到必須定期更新並且維護智財清單及紀錄，這個定期是TIPS很重視的，不管我們是透過每季甚至是每月，都必須遵循這個制度。
若企業智財清單與官方資料有落差，應如何補救？
當企業在導入TIPS制度的時候，往往都會針對專利跟商標的明細去進行盤點。
像我們這種比較有經驗的顧問，就會去各大專利資料庫跟商標資料庫，去檢索這家公司所擁有的智財清冊。
那往往一查詢起來，會很驚訝的發現我們在外部的公開資料庫網站所查詢到的專利跟商標數量，會比它們公司內部自行盤點的數量都還要來的多。
那這個問題的原因就是該公司在盤點的機制或是整個資訊管理系統的設計不良，就會導致每次盤點就要花費很多的人力跟物力，就會導致企業智財清單完整性的部分有所欠缺。
再加上這個技術它因為涉及不同的國家、申請階段也有所不同，所以如果沒有透過專業的專利管理系統來進行規劃跟設計的話，這個稽核跟盤點很難進行，也沒有辦法做到落實。
整個智財的成果研發的成果是公司非常重要的資產，怎麼可以在整個智財的清冊裡面紀錄不夠完整呢？
由於這個是企業常見的現象，所以如果遇到這種情況，建議公司可以直接針對TIPS顧問提供的官方查詢結果，再次確認，
確認沒有問題之後再趕快補齊公司內部的智財清單。
另外一種方式是因為客戶都會找不同的事務所來進行專利的申請，所以各事務所手上一定會有該公司所有的專利清單代繳費紀錄，我們就可以把這些資訊趕快去做個盤點及補充。
那還有特別重要的一點也是常常會忽略的一點，就是預算表的問題。
因為其實這些都會影響到我們每一年預算的編列，所以智財部門也常常會被會計部門責備說為什麼專利部門常常都要去追加預算？
我想也可以透過清冊確定補齊來確保我們不會再發生這種情況。
公司預算它其實跟公司的制度成本都會有所關聯，如果沒有建立好完整的清冊又該如何來預估今年在整個智財經費及預算呢？
研發紀錄應完整詳實
回到研發紀錄，研發紀錄必須非常的詳實，請你要記得研發時間、研發人還有研發紀錄的內容，一定要詳實的記錄。
以便你日後這個技術有任何的爭議或者是權利的主張，能夠有所本有所依據。
當然在研發的成果你要定期的去盤點是不是符合公司的政策跟目標，這個部份很重要，這是我們TIPS不斷強調的。
你的所有作業程序要符合政策跟目標，而不是你打算怎麼做就怎麼做，這樣對企業而言沒有一個制度性。
沒有一個系統性它會耗費很多的成本，而且落實程度也會被質疑。
研發成果對外公開應經過內部審查
當然，所有的研發成果，你在要對外公開之際一定要通過所有的審查，這個審查並不是只是單純的能夠來了解說你的技術是要透過什麼類型的智財來保護你的權利機制。
除此之外你還有可能要確切的去爭取整個市場的應用，所以你會早期來公開這個技術。
不過你在公開的整個範圍界定要透過審查，那這個審查紀錄當然也要詳實。
那審查的過程之中當然也要討論說你這個研發的成果要用什麼樣子的智財權利來保護。
可能有時候我們會申請專利，當然更重要的如果你這個技術成果是很值得來保護的，那營業秘密會是你重要的選項。
你在整個技術提案的時候就應該要做到技術的分類或產品的分類，主要的目的是日後在盤點這個技術成果的時候可以更快速的盤點。
避免將來老闆要打仗老闆會要隨時知道說：我這個技術有多少的專利保護？是我這個產品有多少的子彈能夠進攻這個市場？
如果你沒有在這個提案的階段就做到這樣子詳實的記錄、分類的盤點的時候，等遇到專利爭訟時你才要做，其實你要花的成本時間會更長更大。
更重要的是，企業你的智財成果清冊，一定要確實而且要詳細。
你用的不是專業的專利管理系統產品，而是一些客製化訂製化的產品系統，那一個部分他可能在審查機制或是在紀錄表單的紀錄項目裡頭都會很容易出錯。
這一個部分你之後在每一個階段都要定期的來盤點。
如果你的資訊紀錄是不詳實的，前面也建議了各種修正的方式。
專業的事情還是應該要留給專業的顧問專家來幫你做輔導。
下集主要將探討：「權利化評估」過程中，企業執行「專利管理系統」導入規劃時的注意事項。
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