我們在上一集介紹到了專利詳實的資訊紀錄有哪些，真的不是說說而已，也用實際畫面呈現專利管理系統必備的完整性。
專利的生命週期非常長，從一開始的技術提案到獲證後的維護、一直到最後的市場運用等，動輒超過十幾年都是很常見的。在這之中無論是程序人員的異動、管理方法的變更、主管的改朝換代，都很容易影響到專利管理的方法，但專利管理的「一致性」不容妥協。
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
透過資訊化系統強化專利管理
「如何實現企業的專利管理」這個議題非常的重要，因為如果企業在一開始的專利或技術，從提案、申請等等的管理就沒有一個系統化的資訊平台，後續的市場維護與運用又要如何做得到呢？
如同你將最具有價值性的名畫束之高閣，但又埋怨它無用，其實真正的原因是你不知道如何使用它。
如果你能夠將它好好的系統性管理，定期去盤點它審閱它，其實你會知道如何運用這些名畫的價值，專利也是一樣。
後續的維護以及在市場上的應用，是需要跟企業你的營運目標進行連結管理的。
你會發現這些專利是你在市場上最大的競爭武器，是你最具價值性的無形資產。
專利本身的價值性不容置疑，除非你在一開始就是零散的申請，沒有就貴公司的營運活動整體性的進行專利規劃布局，或者是你長期以來都沒進行管理，那麼長期下來真的就會形同牆壁上的證書而已，因為你從頭至尾都沒有將它系統性的分類/盤點。
在專利維護/運用的資訊系統上企業應該要注意哪一些機制呢？
專利的生命週期是從技術提案開始、到權利化評估、接續申請、獲證、再到專利的維護、甚至是後續的市場加值運用等等的活動。
這樣子的活動周期喔我們動輒數年，甚至超過十幾年都是非常常見的。
再加上我們專利的申請成本非常的高，不管你申請的是台灣專利或者是美國的專利，相關的費用累積都需要投入一大筆的資金。
如果專利可以應用在我們的產品上，那麼這件專利在市場上的價值性也會更高。
所以如果我們因為人為的疏失，導致專利失效，這個對專利權人來說是非常重大的損失。
也因此很多企業它會設有專門的人員甚至是部門來負責專利相關事務性的工作，這個也是為什麼專利運行的成本這麼高的一個原因。
時至今日，企業會透過資訊化系統的方式來強化專利管理的這個作業效率，這個是非常成熟而且普遍的作業方式。
目前大家會討論的重點就是：我們要怎麼規劃或者是要怎麼來挑選一套專利管理軟體產品？
在專利的維護與運用階段的功能，專利不是內部提案完申請/獲證之後我們就沒事了喔，我們後續其實專利有維護運用的階段。
花了一番功夫，好不容易我們在各國取得專利之後，萬一不小心忘了繳交年費導致這個專利失效，那我前面不就白費苦心了嗎？
所以我們在專利獲證之後更不可以在我們專利維護/運用的工作上掉以輕心，是這是非常長期而且需要非常謹慎的管理階段。
【重點一】專利歷程記錄詳盡的目的
在紀錄事件的這個歷程的部分我們會建議應該要包含專利獲證、專利的領證費用、下次的繳費日期以及專利的年費等等資訊。
透過事件歷程的紀錄，我們可以清楚的了解專利的所有歷程。
為什麼要記錄的這麼詳盡？這有兩個目的非常重要。
一、我們可以進行下一個階段的事件自動觸發或者是通知，避免喪失這個專利的權益。
二、針對TIPS的維護評估紀錄有「應」的一個要求，這裡我們會需要維持相關的更新紀錄。
所以各位廠商如果你有要申請TIPS驗證，這個部分要特別注意，也是因此我們才會需要記錄的這麼的詳盡，這是事件歷程管理，跟專利的維護評估紀錄有重要關係。
【重點二】10個缺一不可的專利管理機制
專利管理系統我們建議至少應該包含的功能如下所述。
- 事件的歷程紀錄管理─如上段所述。
- 期限/警示通知─不管是專利的領證費用或專利的年費繳交，官方其實都有規定的法定期限到期日。
例如我們的年費繳納期限，它是從專利的繳費通知日起算開始三個月內要完成，所以我們會需要在專利的年費事件上來設定繳費期限以及提前的警示通知日期。
這現在一般公司都不仰賴事務所的通知了，尤其如果你是要申請TIPS驗證的廠商，這個部分更不可能仰賴事務所了，因為這個會跟公司的作業規定有關，所以大部分廠商都已經會自行管理了。
要自行管理勢必就必須要仰賴系統，如果不是仰賴系統而是透過事務所到期了才通知，有時候那個作業時間真的太趕了，整個內部的程序會亂，作業程序或者是品質就容易因人而異，也因此會去影響到我們後續的權益。 - 專利維護評估─在年費到期之前我們會透過專利的評審委員會來重新評估專利的價值。
這個部分我們可以從市場面、技術面、法律面等面向，來評估專利對於企業是否還有價值，再依此來決定企業是否要繼續續繳維護年費，或者我們來對外授權出去出售甚至是要放棄，這些資訊都是專利的價值運用。
所以在資訊系統也要做完整詳實的紀錄管理，只要這個專利還活著我們就要跟系統有關係，企業都要定期而且詳實的來盤點跟維護管理。
舉例來說像授權運用的部分，最常見的就是企業它會提供給自己的相關企業做授權的部分，這會是一對多的非專屬授權，那其中也會去系統記錄我授權的年限授權的金額甚至是這個維護費用後續是由誰來支付這件事情。
尤其現在有很多的企業都在進行所謂的整併工作，在專利的管理上就必須記錄這些專利是跟誰購買的，後續維護的作業要記錄的清清楚楚，這是公司在進行完整的盤點的專利布局網，也才能夠落實保護我們市場競爭力的機制。 - 年費管理─在經過內部評估以後如果決議要繳交年費，這個部分我們就可以建立年費的事件，記錄年費的繳交費用、代繳的事務所以及年費代繳的服務費等資訊，這攸關於專利維護年費的記錄管理。
- 管理/維護事件的觸發─經過事件觸發的功能來設定年費評估通知，當我們年費已繳交完成之後就會觸動下一次的年費繳交期限跟通知的事件，來提醒我明年度或者是三年後的專利的繳納期限，公司也可以提前安排我專利後續的維護評估作業。
這個功能在一開始推出的產品中是沒有這樣子的一個機制的，新穎公司經過至少十年的經驗累積以及各大公司給我們的這些建議，希望我們可以提升事件觸發的一個功能，顧名思義事件觸發就是要自動觸發下一個作業事件，那這個事件的發想會因為程序人員如果他經驗不足，常常會漏掉專利工作的事項。尤其我們剛剛有說專利的生命周期非常的長，各國會發生的事件又不一樣，所以過往的程序人員都需要有非常豐富的事務所管理經驗，才能夠到企業來去任職我們的專利管理師，這對企業的人力成本來說非常的高，而且更會因為人員管理的經驗不同各自管理的程序就會不一樣，在專利的管理上就很辛苦了，更何況去談後續的專利維護/運用的部分？所以這部分我們是有後端來提供企業自行設定，讓客戶在系統的導入之初就可以設定關於在各國各種類型專利的事件程序的建議，以進行事件自動觸發的機制。只要我們在後端規劃的完善，後續的專利程序就會自動通知相關人員了。
專利的費用管理─專利的申請費、年費、代繳服務費等等，也就是專利從出生到結束的相關投入成本費用，都會詳實記錄在這裡。當然你也可以隨時透過專利管理費用功能統計跟查詢，可以掌握公司整體的年度費用作以評估下一年度我們的專利預算，或者你想要了解每一件專利已經付出的成本有多少，這是貴公司養育專利這個孩子的成本費用的紀錄管理。 - 商品化管理─也就是我們的專利技術如果成功商品化應用在產品上，企業會去提撥所謂的專利應用產品獎金來鼓勵我們這個技術的實現。專利應用獎金的事件可以紀錄發放獎金給哪些員工、每個人發多少錢、發放的日期等，這部分還可以跟公司的會計系統來介接，提供發放獎金的資訊。
專利生命週期管理─完整管理專利從技術提案開始、一直到專利的申請歷程、專利的維護歷程。在這邊系統會自動統計並且來顯示公司有多少的專利我們已經送申請了、有多少專利我們已經獲證了、有多少專利已經授權出去，當我們將專利生命週期不同階段的專利清單提供統計跟檢索，就可以隨時來盤點企業的專利資產，這是專利從生到死的紀錄。如果我們從整體的統計來看，其實這個甚至可以是公司可運用的武器規模，也就是公司最具有價值性的專利布局網的盤點。 - 技術文件搜尋─有時候智權人員在跟發明人或者是事務所溝通的時候，來往次數多了一些，帶檔的文件可能版本號就會變得很亂，我們可以藉由文字檔案來進行搜尋，所以這是提升專利工程師作業的小幫手。
- 轉讓/授權資料的建立─轉讓資訊是紀錄專利是向誰購買以及購入的時間等資訊；專利的授權資訊是如果專利的技術有向外授權出去的時候，可以將授權的對象、授權的起迄日期、授權金等相關的資訊紀錄下來。
與前面階段共用的專利管理機制
當然，這些是前面我們有說的在專利的申請跟取得的這個階段，我們已經有建立了管理機制。
一個好的管理系統，有些功能是會被設計為相同一致的管理機制，只是我們使用的階段跟時間點不同而已。
如何讓使用者在使用上非常的直覺順手而且容易使用？
如果我們的系統設計開發人員沒有經驗，另外又去設置了獨立的專利維護運用機制，這個就會太複雜了。
也代表這個系統他在設計的時候，系統設計師沒有思考到整體一致性的問題。
歸納一下哪些功能是在我們前幾集專利申請跟取得已經介紹過了的：
第十集裡面已經有介紹過的這個專利的轉讓資訊、專利的授權資訊；
第九集裡面也有說明過法定期限及警示通知；
第八集也介紹了技術評審會議事件流程觸發功能跟專利的費用管理功能。
有興趣歡迎參考之前這幾集的部落格及影片。
【重點三】資訊管理系統機制整合設計
上述這些其實都是一樣的機制設計，只是運用的時間點或者是階段性不同而已。
因為發生的階段跟時間點不同，所以我們記錄的方式跟使用的功能介面我們希望都盡量保持一致性，避免使用者要重複學習。
那當然資訊紀錄也要統一，不可能說在各自的階段我各自記錄，最後要如何來進行資訊的彙整？
所以這些機制整合設計，是貴公司在導入資訊系統的時候應該要特別注意的地方。
專利是企業最具有價值性的無形資產，它的生命週期非常的長，所以要管理企業的專利資訊系統相關的系統設計不容馬虎。
下集主要將探討：企業投入技術的研發成本非常高，如果能將這些成果進行後續的分享與利用，對企業而言它就能變成珍貴的知識庫。
若是有其他針對專利管理想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
