我們在上一集介紹到了管理作業流程需要標準化，但也必須隨時給予後端彈性設定的能力。
現在讓我們介紹一些讓合約管理系統更好用的小細節！高階主管事務繁忙，無論是讓他們公出在外也能安心審約的手機版，或是公司法務部門逐年累積下來的各類型合約範本知識庫，都是能讓你的合約管理系統越來越符合企業實務需求的好工具。
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
高階主管專用的手機版合約審閱功能
為什麼現在合約需要有手機版的審約機制呢？因為現在市場全球化了，所以凡事如果你都要進到辦公室才能處理，對於企業營運作業效率來說會大打折扣。
合約是我們商務作業的一環，企業跟其他公司合作銷售等等的業務，都是以合約來建立彼此關係的基礎。
那種國際性的大公司，每月的合約量作業動輒都上百案。
所以如果合約管理系統沒有一個行動化的作業環境，它對於企業的營運活動來說會受到影響，尤其現在企業的老闆或者是高階主管每天會議安排滿檔的狀況之下，如果他能夠透過手機的方式來做審閱，這樣非常快速方便。
所以現在的合約管理系統提供手機版的審查機制是非常基本的需求。
合約的審閱通常位階都是相對高的，所以他們長期在外，提供一個不受空間、時間的限制環境給他們確實是必須的。
但通常，這只針對合約的審閱機制。
現行的企業他其實針對審核身份的掌控，通常一般我們比較常見是透過VPN的方式來做登入。
當然現在也有所謂以行動版入口網站方式來登入。
我們認為這類型身分的群組是比較特殊、比較高階的，高階主管通常在合約的角色就是進行合約審閱為主，一般來說你不會讓高階主管去進行合約提案，所以考量資訊安全的議題，一般來說我們就只需要提供合約審閱功能給主管們就可以了，想要開放更多，風險也會因此上升。
這非常重要，尤其是開放手機版的使用就跟資訊安全的議題有關係。
新穎公司在2017年就已經把合約管理系統手機版的功能上線，讓高階主管可以進行合約審閱的機制。
我們的產品很多的機制都走在前端，連算跟企業內部EIP系統的整合也是沒有問題的。
其他系統的整合作業我們也有十足的經驗，不管是內部的權限管理、人資串接、資訊安全、包含我們剛剛提的行動入口網站等等，我們都跟企業一起努力達成。
所以現在這部分的串接或者是需求溝通建議等等，我們都可以配合，而且經驗非常的豐富。
這個也是我們家系統的特色，早期我們在銷售的時候手機版還是選購，現在都是標配了，如果你公司內部現在正在進行合約管理系統的廠商朋友們一定要特別注意手機版的規劃，給大家參考。
手機版與電腦版的UI設計差異
手機版的使用機制跟電腦的使用介面，大致一樣可是略有不同。
就很像我們使用這個網路購物系統一樣用手機版的使用介面，肯定跟電腦版的使用介面有點不一樣。
舉例來說字體大小、資訊呈現的這個量，都會特別設計過，畢竟手機畫面小小一個。
如果相對於系統設計上來說，會選擇簡潔有力的方式來去執行。
尤其高階主管們年紀都較長，看個手機時把眼鏡掛在頭頂上也是很正常的行為。
所以字體大小很重要。
新穎公司手機版的特色裡面，包含有像剛剛說的字體大小一定要來考量的，會設計稍微大一些；審約頁籤我們把它分成比較簡潔的三個區塊，第一個就是我們的基本資料的審查、審查歷程以及文件列表。
基本資料審查的部份，它的資訊量設計就是比較使用簡單易懂的這個使用介面，符合手機版的設計，讓審約的人可以直覺快速的審閱合約。
審查歷程的部份，它就是由新到舊來呈現每一個關卡的意見提供，假設老闆真的想要看到合約的附件，我們在文件列表當中只放最新的版本，老闆就不需要再去看其他版次了。
面對全球化的市場競爭，你真的不可能請老闆每天回公司去幫助你審約，所以提供手機版的移動性作業環境對於商務合約的利用性肯定是必然趨勢。
逐步累積公司專用的合約範本知識庫
早期許多法務的工作都是在提供業務單位的合約範本，搞到業務單位很辛苦，甚至還有很多業務單位的朋友都要進行內部講習有關於合約內容的基本觀念。
這部份我們也有提供了「合約範本」的功能，來解決我們業務人員常常要跟法務人員進行合約範本索取的問題。
通常我們公司法務，針對合約的知識是非常有經驗的，把這些知識建立成為所謂的合約範本庫，這個其實也是累積企業合約知識的關鍵！
這也是讓我們企業合約管理成長的一個基礎工作。
以前我們如果有需要合約範本，都需要一關一關的提案申請才能拿到合約參考範本，真的很沒效率。
如果我們在系統去建立合約範本功能，企業就可以慢慢的累積他自己合約範本，對企業來說是一個重要的根基，可以去快速去服務相關的業務單位，這個是很重要的合約管理功能哦！
透過案件類型將合約範本分類
但是企業裡頭可能有非常多的標準化的合約範本，要如何找到適合我的範本呢？
舉一個一般人的例子，假設說你是個包租婆，現在需要跟租客簽屬租賃合約，我們一般來說大家就會想到要Google去直接搜尋租賃合約的範本。
那其實這就是我們一般人所謂的「合約分類」。
可是我們在前幾集有提到，專業的管理不該是這樣子。
你合約進行提案的時候，會進行合約案件類型的選擇。
代表你一定了解你這個合約案件的類型。
所以我們也會建議大家，合約範本管理裡面就可以透過公司的合約範本去進行所謂的案件類型分類。
這樣子相關業務同仁他可以很清楚的知道說要透過案件類型，就可以找尋到自己適合的合約範本。
所以我們自己公司累積的這些合約範本就都是法務上傳的，參考使用起來就不會有什麼太大的問題，可以解決非常多業務單位合約範本的情況。
以前法務單位都希望我們能夠幫忙協助建立一些合約範本，現在也不太需要了。
因為一般企業的合約範本都一定會比我們提供的好很多。
外部提供給你的合約範本不會符合公司內部的基本規範，不當來使用可能會影響到公司的權益，這部份非常重要。
所以其實現階段法務單位他都會自行去撰寫或者是整理合約範本，去提供相關分類上傳，讓企業內部的同仁就可以做參考使用。
知識的傳承對於法務的落實是非常重要的，現在台灣公司已經可以做到合約知識分享，難怪現在國外的公司也很難在合約上欺負我們了。
因為我們也建立了非常完善的合約管理機制，在談判上或合約條款的權利爭取上我們也不見得會是弱勢了，台灣的進步就是這樣來的。
這幾年國內的法務單位成長性非常高，而且IT也非常願意配合法務人員的相關資訊作業。
以前在導入這個合約管理系統的廠商，幾乎都是大廠。
這幾年來其實我們也漸漸發現，不見得是大廠了，顯然合約對於企業的營運來說是非常日常性的應用，所以你需要所謂的「資訊系統」來進行企業的營運活動。
所以現在導入合約管理資訊系統的廠商，已經非常普遍在落實了。
系統性管理公司合約的重要性
這邊也要跟大家說，你使用所謂的暫時性的替代系統，這個都是客製符合你企業「目前」可以使用的系統。
可是當你組織規模變大或者是你的合約活動每天持續增加的時候，公司現有的這些FLOW或者是文管系統都需要定期不斷的去客製調整，三、五年下來 ，其實成本都是一樣的。
而且這些客製系統不見得可以陪你走上長期，勢必有一天你需要退役目前這個系統，但是你當中已經投入了非常多的人力客製、測試等等。
這裡也跟大家舉一個常見的例子，我們在最近每兩、三個月就會遇到有客戶來跟我們討論說，他們先前可能使用這個所謂的Notes系統，現在卻不敷使用想要做更換。
這時候他就會告訴我們說相關的程式碼通通都可以提供給我們，請我們幫忙把這個合約轉置出來。
大家知道那個其實是非常困難而且成本非常高的。
所以我們還是建議大家在一開始你有這樣子的一個想法的時候，選擇一個專業、專門的合約管理系統對你來說是一個比較好的選擇方式。
商務、法務的合約管理一定跟公司的營運成長有關係，這是非常重要的資訊系統，因為他跟企業的商務或者是權益有關係，我們不可能忽視。
而且合約的執行通常不是短期的，有系統性的管理，在我們遇到爭議的處理可以更了解當初審約的過程曾經被討論過什麼，或者是曾經我們又如何來看待這個合約、當時的審查有什麼狀態，這些都是我們在提出主張或談判的訊息。
重點是 就算我們在過程之中真的確實有過疏失，也可以從中記取教訓。
失誤是絕對的學習成長的經驗，這個經驗是可以累積的，而且非常的重要。
所以合約管理攸關企業的營運之道，是你不可不謹慎的管理系統。
如果你不嫌棄的話，也可以將你的需求來跟我們談，新穎公司可以幫你設計一個最符合你的方案。
當然一切就是希望有助於你在企業合約管理的順利進行。
我們跟著國內的法務同仁一路走來，都知道國內的法務同仁走得非常的辛苦，因為當年台灣在合約的主張上挫敗性很大。
不過說真的近幾年我們國內的法務部門在合約管理的思維真的進步了很多。
下集主要將探討：合約案件核決權限彈性增減設定，以及合約調閱、追蹤機制。
若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
