我們在上一集介紹到了一些讓合約管理系統更好用的小細節。
一般我們在進行規劃設定合約案件類型的審查流程時，就應該同步在系統後端給予設定合約核決權限的能力，才能讓合約審核的運作更有效率。但是每間公司合約核決權限邏輯都不同，該如何在異中求同，在大量客製需求中求精簡？
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
合約案件類型審查流程與核決權限
過往企業會常利用ERP或者是文管來協助管理合約，無論是因為成本的考量或是習慣性的考量原因等等。
可是這樣是不可以的，因為長時間下來你會不斷地進行相關的系統客製，累積下來的成本其實不如購買專業的合約管理系統。
而且因為每年都要進行客製的功能，法務人員都在進行系統的測試，也會影響到我們法務的審查作業效率。
所以我們還是要讓專業回歸專業，大家各司其職，這樣才會讓企業的合約管理更具有效率性，更能夠友善的來保護企業的商業競爭。
在第五集我們在談合約案件類型的審查流程的時候，下一個階段我們就會來談到合約的核決權限。
那也就是說，一般我們在進行規劃設定合約案件類型的這個審查流程的時候，各個合約類型所需要的審查流程，在後端設定的同時，其實就會同時去設定相關的合約核決權限。
這應該要可以預先設定喔！這樣在合約的運作上會更有效率。
不過有些時候我們合約的核決權限會有一點點複雜，那我們也會在這個部分提供一些客製的需求。
但是基本上合約案件類型審查流程所涉及的核決權限，其實在新穎公司的ECS系統都已經提供有後端的設定了，
除非你這邊是有判斷的原則，這個部份可能就會根據各家公司的作業需求做些許的客製工作。
一般的合約案件類型，審查流程在設定的時候就會進行核決權限的設定。
如果今天我某個合約有特殊的核決權限的需求，又該怎麼辦呢？
這邊說的「我」很重要，它到底是指業務單位還是法務單位？
一般來說我們會認為是法務單位，因為法務單位是合約系統的管理者，所以法務人員認為這個合約或者是案件要簽署的單位、或是核決權限是需要調整的，那麼系統它其實是可以針對單一一個案件來進行核決權限的調整。
同時信件也會去通知這個案件的相關人員，去告知他相關訊息。
另外比方說，業務單位常常會選錯合約類型，送到法務的時候才會做案件類型的變更，這同時也在變更核決權限了。
這個是一種情境，也就是選錯類型；
我們也有另外一種情境，比方說法務針對這個合約或者是案件，他覺得可能特別需要送到更高層級去。
那這時候法務就會針對這個案件單獨去進行核決權限的調整。
因為法務的權責本來就是要做嚴格的管控企業的合約，要對企業做完整的保障，這才是最重要的。
那當然呢，也有可能是業務單位他認為說我這個合約他可能需要簽到更上層的單位。
這時候業務單位就可以在我們合約的備註欄上面，去加註簽署的權限。
法務就可以來進行評估，就這個單一的案件，進行相對應的核決權限調整。
合約的核決權限的調整，建議是設定在法務管理者身上，這個是最常見的做法，也提供給大家做參考。
合約的管理對於組織商業活動是非常重要的，有時一個不小心就很容易影響到我們的權益。
所以簽署合約權限的設計，一般都是跟企業案件類型有關係，而且也應該要注意到系統的建置，否則很容易因人而異啊！
尤其資訊系統的導入，其實就是希望組織所有的行為我們都能夠正規化，不要因為說今天這個法務長他的權限判斷是這樣，明天又因為法務經理又有不同的見解。
當大家各自有不同的管理程序時，這個其實會影響到我們合約審閱的品質喔！
當然我們在幫忙做企業的組織圖串接、包含他核決權限串接的時候，其實就會在正常規範合約的審查作業流程了。
這個對商業公司的經營管理之道來說，是很重要的管理程序，各個老闆不得不謹慎。
需要簽到更高層的特定合約
如果公司的核決權限不僅僅跟合約的案件類型有關係，甚至跟合約的價金、合約的期間長短都有關，都有不同層級的權限管控，那怎麼辦呢？
這個部分其實就會需要就貴公司的需求去進行核決權限的客製規劃。
我們各家廠商可能都有合約的特殊需求判斷。
這個如果是固定常態性的，舉例來說，假設合約金額在500萬以上1,000萬以下，就一定要由部經理逐級往上簽署到總經理，就可以直接使用系統後台來設定。
但如果它是特殊的合約類型，舉例來說，它是併購合約，我們需要額外加簽到執行長，這個部分可能就會進行客製化的開發了。
核決權限的客製化
「導入最適切企業的合約案件管理系統」是我們的宗旨，有些時候我們配合客戶的客製需求，我們一定會去配合相關客戶作業，有任何的需求其實都可以來跟我們談。
我們公司有個專門的團隊嘛，通常我們提出來的這些建議規格會比一般的資訊人員或者是法務人員提出的，都更合理、更貼切，那也能夠更多點一些情境上的考慮，這個也是非常重要的。
法務同仁他不懂資訊系統的設計，只能夠提出法務在作業上的需求；
資訊人員的專業也不在合約管理，所以對於合約的審查流程沒有辦法全面的去考慮到各式各樣的應用情境。
讓專門、專業的公司團隊來執行客製化的調整，應該也是最具有效率的。
我們很常見的就是企業在導入合約系統的時候，有些時候他們就想要自己開發，因為覺得說合約對於商業管理太重要了，所以他們想要自己發展出一個完全符合我們公司制度的管理系統。
可是這個管理系統最後就會像使用工具，因為他們不做商品化，介面當然會相對簡單像個工具。
那這個其實就會變成業務部門不好提案、法務人員他也很難進行做管理。
這是很常見的這種系統設計問題。
那當然重點是，如果當時的開發人員之後離職了，那這個系統很容易就形成孤兒，沒有人可以維護管理。
而且也很常發生，當時設計的這個法務長也離開公司了，變成到那這時候組織又要開始重新評估其他的管理系統。
因為我們剛剛有說，它介面設計得太陽春了，所以使用上是真的很不方便。
有系統導入經驗的公司雖然需求是明確的，但是通常這樣的公司有另外一個困難點，就是它資料整理上會是比較辛苦的。
法務人員為了要達到組織的需求，通常會使用很多不同的表格來進行各別管理，我們要導入系統的時候就會發現：哇每一個管理的表格都長得不一樣…
那就會有資料整理上的問題。
當然如果說你是沒有資訊系統的，你就會發現他可能是用EXCEL、ACCESS等軟體來做管理，那資料彙整就更辛苦了。
那這也是我們常常說EXCEL高手都在民間的例子。
我們通常會建議廠商，合約管理系統真的是企業成長非常基礎的一個系統。
你早一點導入其實就有早點享受的感覺，因為它是企業必備的系統嘛！
無論你現在是使用什麼替代性的一些系統，使用專業專門的管理系統這個是早晚的事了。
剛剛有提到合約管理其實是我們商業經營活動非常重要的一環，因為合約的活動是根據商業活動而來，所以合約是商業活動的成果。
合約資訊檢索及報表匯出
法務部門常常會需要面臨老闆可能要臨時調閱某個子公司在某段期間所簽訂的合約，甚至詳細到合約的相關價金。
我們系統有提供全欄位檢索，而且可以全欄位做匯出，所以法務人員只要理解老闆的需求，我們就可以查詢在某段期間所有符合特定客戶的相關合約，再選擇你需要的欄位進行做匯出。
舉例來說，你可能要匯合約的金額、合約的期間等等，就可以隨時產出老闆需要的報表了。
老闆需要定期檢視各部門的業務績效，透過合約簽訂的價金統計，通通都可以隨時知道。
當然，現在企業很常有併購事件發生，老闆如果會想要去查詢哪個子公司在哪段期間跟哪個相對人簽了多少的價金，你一樣可以快速的針對條件去輸入查詢，你只要確認這個資料是沒有問題的，就可以直接勾選你需要的欄位做匯出、製作你想要的報表給老闆。
另外也有可能一些客製欄位臨時需要輸出報表。
通常我們在跟你談客製需求的時候，你一定會去詳細說明你的需求，這時候我們就會考量說這樣的需求是不是有報表輸出的情境。
案例分享：印花稅統計
就像我們剛剛提的，當貴公司有客製需求時，我們的團隊在考慮的情境上就會提供多一點的經驗。
這裡跟大家分享一個我們合約管理很常見的這個報表的需求，這個報表大家可能都沒想過。
就是財務單位，常常會定期去跟法務單位要某一間子公司或者是全公司，在某段期間內的印花稅統計。
因為一般來說，我們買賣合約印花稅都是基本的12塊，可是如果你是承攬合約，我們可能會就合約的金額千分之一去計算我們的印花稅票。
當你的合約沒有載明總價金時，它很有可能是要工作完成後，才有辦法計算確切的總價金金額。
可是合約在一開始就先簽訂了，簽訂的時候就需要去貼預先計算的印花稅票，等到我整個工作完成，再按實際上的金額去補印花稅或退還印花稅。
那這些所有的統計在系統當中都有，所以我們系統其實隨時隨地可以產出這些資料。
除了有印花稅之外，還有剛剛說的合約簽訂的價金啦、合約的期間等等，另外還有常見的就是我們到底有多少的相對人今年跟我們簽署了多少合約。
這個其實都是很常見也常常會需要產出的報表，都是經營者需要的報表。
經營者需要這些報表來分析資訊，這個都是公司經營決策的依據。
所以我才會說我們的合約案件，完整的管理對於組織的經營活動是息息相關的。
合約的管理的利用性不僅僅在提供商業活動上權利上的主張而已，其實它更是組織的經營活動中最重要的紀錄。
透過合約各式各樣的統計分析，我們就可以知道各個子公司甚至各個部門的活動狀態，這絕對是企業主在經營活動管理上的基本資訊。
完整的合約管理系統不僅僅可以協助你建立公司的合約管理制度，最主要還可以將資訊回饋到我們的商業的決策應用。
合約是企業經營活動的足跡，它跟相對人、跟公司權利的主張息息相關，所以建立完整的合約管理系統機制是一家公司非常重要的根本。
下集主要將探討：合約報表種類無極限，開拓老闆的商業新思惟！
若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
