我們在上一集介紹到了每間公司合約核決權限邏輯都不同，也針對如何在大量客製需求中求精簡提出了建議。
合約對於企業不僅僅是法律議題而已，其實它裡面的每一項條款都與企業的營運活動息息相關。合約管理系統內所記錄的每一個欄位都很重要，針對這些欄位若是有檢索或報表產出的需求，在設計上有什麼細節需要考慮嗎？
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
與企業營運活動息息相關的合約
無形資產需要具有可辨認性，如果不具有可辨認性的資產就屬於「商譽」，有機會再來跟大家聊聊。
我們都知道智慧財產權是屬於無形資產的一部分，但是你知道為什麼嗎？因為智慧財產權是一個法定的權利，是具有可辨認性的。然後，合約也是企業無形資產可分離的辨認要素喔！
合約是雙方當事人互相表示意思一致性的法律行為，合約可以跟企業進行分離或區分，可以個別的移轉或交換等等的應用，這些行為當然就可以產生商業利用的商業價值。
所以我們在從事某個專案執行的時候，可能因為短期資金的周轉比較辛苦，老闆就可以拿著合約去跟銀行進行擔保借錢，這就是合約的商用價值。
所以合約不只對於企業的營運權利的主張，對於經營活動的資金調配管理更是息息相關，更讓老闆需要深入的來活用，進行經營活動的管理喔！
今天我們就想要好好的來跟你談談企業的合約資訊系統的活動裡，有哪一些設計其實是跟商用經營管理有關係。
因為合約對於企業不僅僅是法律權利的保護要項，更是商業活動非常重要的管理議題。
合約全欄位之檢索與匯出
在我們的合約管理裡頭跟營運活動有關係的，肯定就是跟合約的權利條款有關。
錙銖必較，每一個字的表達都非常的重要，否則它不會在雙方所簽訂的這個合作契約裡面談到。
所以我們的合約條款的每一項都是跟營運活動有關，就連一開始的甲乙雙方都是企業營運管理的重要資訊，因為這個就是我們的客戶或供應商。
那這些資訊跟其他的合約資訊統計出來就可以很清楚了解我們我們供應商有誰、每年的價金是多少、或者我們的客戶有誰、是哪個國家地區等等的。
這些都是跟商業的營運活動有關係。
對於企業而言，在資訊系統裡頭，這個部分我們之前有跟大家大概的談過。
合約系統幾乎每一個欄位都是重要的項目，不是備註文字的說明，所以每個欄位都會需要提供檢索查詢。
檢索出來以後就會有每個欄位的資料呈現，企業就可以將這些資料的內容匯出Excel，自行匯整成報表，對老闆做相關的財務報導使用。
客製報表
如果我每個月或每季都有相同的報表輸出，每次都要透過全資料的匯出自行整理，這確實是很麻煩。
但坦白說，以前企業在導入新穎公司的系統產品時常常會需要客製報表，可是根據我們的經驗，假設你客製了十張報表，通常會一直使用的報表大概只有六、七張左右。
有時候因為換了主管，思維不同，不同主管會想要看到的資訊不一樣。
我們甚至常碰到系統導入的過程當中，有客製化的時候，通常導入作業期間是三到五個月，當系統導入之後法務長或是法務經理換人了，系統還沒有驗收，這些報表很有可能客製欄位規則又要調整，因為不同的主管就會有不同的想法，你需要的資料源不同，當然就會需要再調整了。
因此我們也會建議客戶在系統當中，你現有的功能其實已經能達成大部分的報表產出的需求了，我們就會建議客戶說你系統導入半年到一年之後再來討論是否真的有這個客製化報表開發的需求。
以及對於這種FLOW系統或文管系統可能就沒有那麼簡單了，因為所有的流程還有欄位都是他客製幫你做開發的，所以從流程開始他很有可能就要檢查這些欄位要怎麼樣幫你做開發，對他們而言會非常的辛苦。
所以我也有聽過，就是這種系統導入之後後來換主管的，可能就會造成系統沒辦法產出新的老闆想要的報表，整個合約系統導入就等在那裡無法使用，法務人員其實也苦不堪言啊！
如果我每季、每個月甚至是不定期，老闆想要看到這些報表的時候，我都要從我們家的系統做資料的自行彙整成公司的報表，真的也是麻煩啦！
所以像這種固定式的報表我就會建議做客製報表。
我們有許多的客戶在系統導入之初，因為要適應這個系統的操作跟還有溝通需求，所以一開始客製需求真的不多。
現行已經大概有七、八成是不需要客製系統或者是報表的了。
等到第二年我們才來針對經常性的報表啦、特殊欄位、特殊的流程，再來提出客製的需求。
這樣子的系統導入對企業而言，成功機率才會大幅提升，而且不會浪費大家的資源。
因為要使用過瞭解了系統的需求，再來談客製，其實對於企業才是真正有利的，這樣對於企業也不會有損失。
在以前的年代，主管都很怕資訊系統沒有一次到位。
尤其是合約系統是屬於跨部門的作業，主管會很怕業務部門進來使用了以後又覺得不好用，因為沒有一次滿足到各個單位的需求，大家以後就不想使用了。
面對這樣子的影響後面就很難去推廣。
現在的企業比較不會有這樣的疑慮了，因為以前的系統都是屬於比較工具型的產品介面，使用有困難，所以業務人員對於合約要線上提案，他們就會很害怕。
這也是我們家的系統每三到五年介面就會更新改版一次的原因，就是想要設計更符合市場環境的介面，用簡單的操作程序讓使用者更簡單的作業。
所以如果你使用比較舊型的文管系統來發展合約管理系統的話，那這種系統介面就是會淪為老套，年輕人會害怕、不喜歡。
所以有些企業在選擇這種客製型或是工具型產品的時候，就會需要一口氣到位，要不然後面要再做一些調整，對前端的使用者就不好使用。
如果廠商上述的疑惑，大概就是他在其他公司任職的時候有經歷過這種相對比較舊版的程式語言開發的系統經驗，所以知道不一次到位後續很難接續改善。
這部分，新穎公司就會努力的讓主管知道，我們家的系統跟其他系統真的不太一樣，客製需求可以放到之後再來做導入，先把合約系統上線，累積了實際上我們的需求經驗之後再進行客製對企業比較好。
那當然如果說企業有一定需要客製的需求，我們也會在一開始的時候就跟企業談好，一定可以滿足企業需求為這個服務目的。
如果我公司有一定的報表要輸出的規格，像是新增浮水印、公司logo、或是有固定的排版規格，都是很正常的事情。
尤其是合約，我們是機密文件，所以必須要有一些文件的規範，我們在報表輸出的時候就可以配合客製化；
還有有些公司部分固定產出的報表，它可能行之有年，通常我們也會設計的一模一樣，讓你可以匯出直接提交就可以了；
如果老闆喜歡看圖表的呈現，我們也可以設計圖表的態樣來進行報表顯示。
因此我們可以很多元的依據老闆的需求來做調整。
當然，如果還是不幸有臨時需求、或我需要進行統計分析的欄位資訊，我們也可以用Excel來匯出，可以使用全欄位檢索，先在系統篩選相關正確的資料範圍，再匯出Excel，就可以自己進行相關的分析報表的製作了。
十三種系統預設常用報表
另外我們在系統裡面也有提供一些制式的報表，有圖形化、有一般報表的這些輸出，例如法務審核的承辦人分析一覽表、合約自動續約追蹤一覽表、以及申請單位分析一覽表等等。
這些其實都是企業比較常用的報表資訊，大概有13張報表左右，可以提供給大家做參考。
這13張其實是我們ECS系統已經上線將近15年來，各企業每一次都會請我們做一些客製的報表。
所以後來我們就乾脆提供所有案件全欄位檢索、全欄位匯出，這時候企業就可以自行針對需要的這些資訊整理使用。
那同時在這年當中我們最常使用的固定報表，或者我們認為對企業活動價值比較高的報表，我們就會把這一些報表定期上線，新增到報表管理功能。
目前也累積了有大概13張的報表，這些報表都是非常具有經濟價值的，因為這都是大公司的經營活動裡頭累積所產出的報表結晶。
大家如果會用，就知道原來我們合約真正的價值其實都在這裡了。
下集主要將探討：上百頁的合約經過眾人之手產出好幾份不同版本，你說得出最後到底改過哪些內容？合約版本使用人工比對絕對會出大事。
若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
