我們在上一集介紹到了區塊鏈去進行證據力保存的研發過程及機制原理。
機密文件管制常常會因為保密期限跟保存期限的問題，造成TIPS驗證時出現次要缺失的風險，今天，讓我們以實務問答的方式為你深入解析相關議題，探討企業及驗證單位雙方的檢視角度。
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
機密文件管制規範：保密期限vs保存期限
首先我們來探討企業中機密文件管制的規範，特別針對保密期限與保存期限進行深入探討。在TIPS 8.2.2.1的(c)的規範中，針對機密文件的管制提到，對足以影響組織智財相關權益的文件，設定文件機密等級、保密期限以及傳遞、保存及銷毀等處理流程。在此提到的保密期限是針對載體，也就是紙本文件、電子檔案所存放的硬碟或其他媒體，比如光碟等。此外，企業在設定機密文件的保存與銷毀處理流程中，也要考量載體的保存期限。保密期限與保存期限不一定相同。企業在保密期限屆滿時會評估載體是否需要維持以及延長保密及保存期限。驗證的時候，驗證委員會檢視機密文件的管制程序中，保密期限應小於等於保存期限。如果企業在機密文件的保密期限設定成永久，但保存期限只有十年，就會造成管理邏輯上的矛盾，被驗證委員認定為缺失事項。因此，從企業的角度來看，機密管理的目的是強調機密資訊內容的保密，例如營運募資計畫書中寫的營運構想屬於商業機密，應永久保密，不受保密契約終止或到期而改變。企業應重視機密文件管制，遵守相關規範，避免產生潛在的風險。
關於公司治理評鑑指標2.27的內容，是公司是否制訂與營運目標連結的智慧財產管理計劃，並於公司網站或者是年報揭露執行的情況，至少一年一次來向董事會報告，這個規範的內容其實包括了三項的重點要件。
第一要件：上市上櫃公司在公司治理規範中，應該要制訂與營運目標連結的智慧財產管理計劃。
第二要件：要將它公開到公司的網站或年報進行揭露。
第三要件：至少一年要一次。
所以不能只揭露到企業內部，因為要對社會大眾或是股東們報告，我們都有可能是利害關係人。
專利生命流程 vs 機密管理
專利生命流程和機密管理是兩個相關但又不同的主題。在談到新穎公司的EPS專利管理系統時，它有自己的管制規範。該系統的主要管理標的是專利，因此按技術提案階段劃分為不同的研發成果類型。這些類型包括：申請前的提案資料、申請中的專利資料、未透過提案技術的資料、公開專利資料、獲準專利資料、放棄專利資料、行政救濟或者是爭議專利資料，以及營業秘密案件等等。 由於這些智力成果的產出依據專利提案到申請的不同階段，因此會有不同的保密管制要求。這些智力成果的產出範圍符合TIPS 8.2.2.1的(c)的機密文件的管制範圍。因此，企業中的研發成果實際上就是機密文件的管制範圍。所有相關的管制措施都不能輕忽，這點必須特別注意。
專利管理與營業秘密管理
專利管理與營業秘密管理都是企業必須注意的重要事項。在專利申請的階段，包括申請前的提案資料、申請中的專利資料以及未通過的提案資料，都是機密文件的範疇，需要設置管制權限來控管。在企業內部，可以考慮開放特定人員可以看到申請中的專利清單，以激發更多的發明應用。此外，行政救濟專利或爭議專利的資料也屬於機密文件的管制範圍。而營業秘密更是企業重要的核心價值，需要做好相應的管理措施來保護。
TIPS7.3.1溝通管道的落實
接下來我們來討論關於智財管理制度中，如何落實內外部資訊溝通管道，特別是公告園地和諮詢園地的設計概念與目的。根據TIPS 7.3.1的規範，組織應該建立智財管理制度運作所必要的內外部資訊溝通管道，使資訊可以即時地反應和傳遞。為了達到這個目的，EPS專利管理系統中設計了公告管理和諮詢園地的功能，特別適合落實內部資訊傳遞和問題解決。然而，有些企業使用公司的布告欄或內網EIP的系統的首頁來公告智財相關事項，但因為不是專用的園地，資訊容易被其他單位的訊息淹沒掉而忽略，進而影響溝通管道的有效性。公告園地可用於傳遞年度智財政策目標、最新修訂的制度文件、紀錄表單等智權訊息，諮詢園地可用於回答同仁對智財管理制度的疑問或意見，並累積相關問題的解答，形成組織的知識，以達到有效的充分溝通。
商標管理的提醒事項
我想特別提醒一下商標管理的注意事項。在盤點和更新智財清單時，不僅要考慮維護期程的管控和權利狀態的更新，更重要的是保存商標使用證據。如果沒有保存使用證據，註冊的商標可能因為三年未使用而被廢止。這對企業來說非常重要，因為有時候企業會忘記使用商標，導致商標被廢止。如果使用TIPS作為商標管理系統，使用紀錄會被調閱查看。因此，我們建議廠商要多加注意商標管理，特別是使用TIPS作為商標管理系統的廠商。如果您對商標管理系統有興趣，歡迎聯繫我們或直接聯繫小薇。商標管理是企業進行國際化競爭中非常重要的競爭武器。 此外，我們感謝美君對TIPS 8.2.1的(c)機密文件管制要求、保存期限大於等於保密期限的探討以及對EPS專利管理系統的研發成果在各階段的分類如何滿足機密文件要求等相關議題的深入探討。這些議題在導入TIPS或規劃資訊系統時都是重要的評估重點。同時，我們也探討了TIPS 7.3.1的溝通管道、委員審查重點和資訊系統設計重點。最後，除了專利的盤點外，商標的盤點也是一個非常重要的項目需求，在進行分類管理時要注意相關的管制紀錄。
下集主要將探討：針對TIPS 8.1.3研發成果與公開審查來思考資訊系統的相關輔助落實的應用設計。
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
