我們在上一集介紹到了企業及驗證單位雙方的檢視角度，造成保密期限跟保存期限不一致的缺失。
公司內部高階主管，現行要掌握相關智力成果產出的狀態以及智財目標達成的概況，其實相對困難，這一定也會影響到企業的智財保護成效。如何透過資訊系統隨時監控公司的智財成果，對於企業提升商場中的競爭力是一項基礎的工作。
這次，讓我們從實作的角度出發，規劃出「IN，才施教」【智財管理系統】，讓台灣大大小小的企業，都可以輕鬆落實智財管理。
- 解析TIPS 8.1.3成果審查
- 專利管理系統EPS可以協助記錄各階段產出文件，與TIPS 8.1.3有關
- 專利管理系統EPS可以落實8.1.4權利化的取得
- 專利管理系統EPS可以落實8.3.1專利盤點分類
- 掌握公司年度智財目標與研發成果狀態的重要性
解析TIPS 8.1.3成果審查
這集我們最主要是要來跟您討論的是，TIPS 8.1.3研發成果與公開前審查，這部分的資訊系統，應該要注意的相關的事項喔，以方便我們企業朋友，在落實TIPS的規範要求。
我們TIPS 8.1.3成果審查，它的條文規範的內容是「組織對研發成果應確認：(a)是否符合原定規劃目標之要求」，而這裡的研發成果是指智財的目標嗎？
這裡提到的研發成果的原定規劃目標，並不是只有智財的目標喔！
專利目標只是研發目標的其中一項而已。那很多企業看到研發成果的目標，會很直覺的以為，是指專利數量，或者是特定技術專利的產出目標。
其實在技術研發過程中，除了訂定智財產出數量外，企業也會在不同的研發階段，制定不同的產出目標。例如在設計規劃階段產出的就是產品規劃書，在技術可行性評估階段，目標就是技術可行性評估報告，或者像專利前案檢索分析報告等等，那再往後還有包含像技術開發設計階段，或者是產品小量產階段等等，也都有不同的目標。
所以TIPS 8.1.3成果審查的(a)，是否符合原定規劃目標的要求，是考量在不同研發階段所規劃的目標，這些目標是在研發計畫開案的時候就會擬定好的目標，所以需要定期的檢視跟審視，計畫它的執行是否有依據原本的目標來執行，或者是有需要進行修訂才能確認計畫的完成度喔。所以在我們TIPS 8.1.3 (b)所談的研發成果，應該要經過審查才能夠對外公開，這裡是指階段性所規劃的目標成果，不僅僅是申請專利的研發成果跟智財目標。
如果您還有相關的疑慮或者做法需要釐清，都可以跟我們新穎公司再聯繫喔！
專利管理系統EPS可以協助記錄各階段產出文件，與TIPS 8.1.3有關
在我們專利管理資訊系統的設計上，會記錄到原規劃的目標成果的相關的紀錄嗎？
那專利管理系統提供了，從內部專利技術提案開始，到專利申請時的各階段的文件的記錄跟管理。各階段產出的文件，都可以上傳到EPS系統中，進行記錄的留存。所以EPS專利管理系統就可以記錄包含像技術提案構想書、可專利性的評估報告等等，這些從專利技術提案開始就有的所有文件紀錄。
企業在專利申請前，通常另外有研發專案管理系統，來管控計畫的追蹤進度，所以在研發專案各階段產出的文件，包含剛剛提到的產品規劃書，可行性評估報告書等等，就會被記錄在研發專案管理系統中，或者是放在公用資料夾裡面來管理。那專利技術提案有關的檔案呢，就是可以透過專利管理系統來保存了。
在研發管理系統上，相關的研發紀錄成果要公開發表的時候，請記得一定要審查紀錄喔。因為TIPS 8.1.3 (b)的要求「研發成果應經過審查核可後方得對外公開」。如果已經進入專利技術提案作業，在我們的專利管理系統中，就有專利評審委員會的模組，提供專利技術提案構想書，經由評審委員會討論，檢視申請標的，還有它的申請範圍，最後決定到底是要送專利申請呢，還是提案不通過，或者是改成營業秘密來保護。這個部分就是企業的智財提案，還有審查流程，與TIPS的8.1.4權利化的規範有關，也請大家參考喔。
當然無論是要申請專利或是營業秘密保護，如果文件要對外公開，一定要經過內部審查程序喔，並且保留相關的審查紀錄。包含您要對誰公開，在什麼時間點公開，或者是我們要去追蹤跟確認，這個會不會影響到權利的有效性。例如技術如果已經在學術期刊論文發表，專利部門就需要掌握專利申請程序，要改在對外公開後的12個月內就要提出申請，才能確保專利的新穎性要件喔。
那像營業秘密如果是因為技術合作，要授權給合作夥伴來使用，也必須要確保合作夥伴能夠維持它的秘密性，而且有對應的合理保密措施，才能確保營業秘密的有效性。
那是不是好像很容易把TIPS 8.1.3的(a)，跟8.1.4的權利化搞混了？
其實8.1.3跟8.1.4是互有關聯跟影響的，在企業研發執行過程中，需要同時考量8.1.3，應經審查核可才能對外公開，以及8.1.4權利化的取得，還有有效性的維持，這兩個其實本來就相互串聯，必須要一起考慮的。
TIPS在8.1.3 (a)它的條文是，組織在研發過程的各階段所設定的目標，應該要定期的進行成果審查，以有效利用其資源，避免不必要的研發資源浪費，那另外這些研發成果是需要經過，審查核可以後，才能對外公開的。
TIPS 8.1.4 權利化是屬於智財提案審查與權利取得流程，目的是配合智財管理的政策跟目標，考量組織的整體運營成本、風險、預期效益，來決定哪些研發成果要申請專利，或者是以營業秘密來保護，所以企業會訂定智財提案審查，跟權利取得的流程，作為執行的依據，並且在適時的給予獎勵，才能更能刺激研發的再創新。
因此，導入TIPS如果不找顧問來探討相關的議題，很多眉角真的很容易搞混，條文那麼多又很像，不找顧問真的很辛苦欸。我們的顧問專業度真的是非常高，我們每周都會有固定的顧問群的工作坊，去討論哪些是企業容易混淆的條文，深入瞭解每一家企業他們的內規，為什麼要這樣子設計，再幫企業調整跟釐清做法，盡量以最小變動容易落實為目標喔。
專利管理系統EPS可以落實8.1.4權利化的取得
簡單的說喔，針對我們TIPS 8.1.4，貴公司如果已經導入，EPS專利管理系統，它就具備有落實的輔助性。但是在8.1.3各階段的目標成果，或是對外公開的審查紀錄，也可以協助相關的記錄管理。
在TIPS 8.1.4就是針對企業智財提案審查與權利取得，像EPS就是專利的提案審查與權利取得的管理系統。ETS就是商標的提案審查與權利取得系統，可以完整記錄權利化流程的執行紀錄以及文件紀錄，透過像EPS或者是像ETS這樣的系統建制，其實就符合智財數位治理的定義喔，可以大大的增加資料記錄的正確性，提升管理的效率性以及有效性。
這部分喔，其實也是涉及到智財政策跟目標的達成，它是最後年度的KPI，智財單位或者相關的研發人員，是可以透過資訊系統，來瞭解掌握目前目標的達成現況，其實是非常重要的訊息情報。
那利用EPS專利管理系統，來管理專利權利化流程，當工程師進入系統後，就可以看到自己的待辦、待簽核案件、待評審案件、我的待辦案件等等，提醒重要專利事件的待辦事項。
EPS系統另外一個設計目的是，讓研發人員可以隨時掌握自己的專利現況。研發人員在內部提案後就可以自行透過系統，看到個人的提案清單，馬上就可以知道我的技術提案現在的狀態，是還沒有通過內部提案，還是已經進入各國申請程序了。
以前沒有EPS專利管理系統的時候，IP人員每天可能都要接好幾通電話，回覆研發主管某件技術的專利申請狀態，IP人員也要分別在Flow系統跟Excel裡面去查，這件技術是通過提案了沒，還是已經獲得專利證書，又或者已經放棄維護了。那可能還會有人打電話來問怎麼做專利檢索，那一位IP工程師，可能一天要接不同研發人員的不同問題，當然就會影響他去做其他更重要的工作，也容易造成工作被打斷，作業效率是會打折扣的。
專利管理系統EPS可以落實8.3.1專利盤點分類
所以EPS提供個人提案，讓發明人可以自行上線查看，自己的案件進度狀態，另外IP管理師也可以透過EPS系統上的各式統計報表，彙整組織所擁有的專利清單，那這個也是8.3.1盤點的規範喔，讓這些專利清單透過系統化的方式，被定期更新跟維持它的紀錄。所以將這些狀態紀錄，隨時讓研發人員自行來掌握，或是智權單位隨時可以瞭解分析，如果這些沒有資訊系統落實幾乎不可能做到。
因此，EPS是一個完整的專利系統，如果是使用Excel來管理專利，就不能被稱為系統了，所以還是建議大家，智財成果是企業創新保護的基石，為了企業的永續經營，不管是導入TIPS系統，藉由建制資訊系統來輔助制度的落實，都應該要考慮使用一套專業且成熟的資訊系統。如果只是急就章啊，沒有經過完整的分析跟設計，就貿然自行開發上線，其實後續的系統的維護成本、專利的運用評估跟有效性都會受到影響喔，這部分確實是企業老闆或者是各位法務智財的主管，可以多加思考的議題喔。
我們也曾經聽說，公司在計畫開始的時候，通常為了要衝專利的數量，會喊一個專利申請的目標數字，然後分配給每個RD部門，每個人要貢獻幾件，那如果沒有定期追蹤啊，常常都是拖到最後一刻，年底要考核KPI的時候才卯起來，在短時間之內，一口氣提了幾十件來配合公司的年度目標。
那為了達成這個目標，專利工程師也要趕快發案給事務所啊，事務所也很辛苦配合，每次年底都在趕工這個專利說明書。可是問題就出在這裡啊，這麼重要的智財成果，最後可能是被趕鴨子上架，可想而知專利申請品質也會被影響喔。
所以在TIPS 8.1.4權利化，真的要好好的落實，有個資訊系統來依據權限的登入，隨時針對我們的智財目標，跟研發成果的狀態來掌握，真的很重要。其實對公司來說，是每個單位都應該要在乎的喔，研發成果跟智財目標的狀態，不僅僅只是智權部門的事，除了智權單位要定期掌握進度之外，研發部門也需要隨時監控，他們要定期的提醒研發人員，在研發的各個過程階段中都要去思考，是否有技術提案的機會 。就像古時候作戰一樣啊，主帥要隨時盯著作戰地圖，瞭解後勤裝備還有軍糧的補給狀態，隨時去掌握這個作戰情資，如果平時不準備等到時間到了才在籌措，這些不是調不到資源，就是拿到糧食品質良莠不齊，是會影響作戰力的喔。
我們專利的研發成果，就是在保護我們商場上的競爭能力，作為高階主管，充分掌握我們的情報訊息，隨時盤點我們的競爭武器，真的都是企業內部的必要情報。這部分在我們EPS專利管理系統，在您登入的時候，相關的情報資訊就會映入您眼簾喔。
在TIPS 8.3.1的盤點分類這條規範，它的目的就是為了要定期掌握，有效管理企業所擁有的智慧財產，除了盤點專利件數、產出專利清單之外，還包含要定期更新並且維持其紀錄的要求。所以專利的維護、專利的評估作業、相關的參與人員，就會包含發明人、研發單位主管、智權單位的人員，大家共同監督，掌握其成，為提升專利品質努力，才能有創新成果，強化企業的研發智力榮耀，這是非常重要的事喔。
關於定期的頻率是指多久啊？
那這部分呢，在TIPS規範裡面沒有並沒有特定的要求，是可以依據公司內部的規定就可以了，合理說明就可以囉。
掌握公司年度智財目標與研發成果狀態的重要性
那我們剛剛有討論到，專利的智財目標的量化數量，比如說我今年的智財目標是申請專利十案，那每年十二月來進行專利的盤點，這樣會不會有問題？
其實盤點的目的啊，不是只是滿足KPI去符合智財目標的數量喔。如果十二月才盤點，就會落入前面提到的急就章的問題。那通常企業會每季甚至每個月就會進行進度的盤點，來確定原定的智財目標，是否有符合企業的營運目標。
如果執行到一半發現，發現原本訂定的目標根本窒礙難行，或是中途計畫要改，也不用擔心喔，可以透過智財管審會議進行報告，經會議決議後，智財目標可以跟著計畫目標，一並進行調整就可以了。
所以智財目標要考慮企業是否可以落實，以及符合企業營運目標，還有它的研發目標，外稽的時候您可不能說因為我們內部時程管控不佳，所以突然改數字，那麼可能會被認定是沒有盡到智財監督，這是屬於管理上的失靈，可能會被開不符合事項喔。
如果有問題，就要早一點調整智財目標，應該要提供相關正確的情報資訊，來做分析跟報告，所以智財提案審查跟權利取得以及盤點，是非常重要的，相關的資源掌握都是重要訊息，在EPS專利管理系統中，有針對不同的角色，有各自可以瀏覽的資料成果，方便大家在登入的時候有對應的權限，可以掌握專利研發成果，有問題就可以提早被討論，這個才是經營之道喔。
今天我們針對TIPS 8.1.3(a)研發成果，以及8.1.4權利化之間的，管理規範差異性來探討，8.1.3談的是各階段研發成果產出，要符合規劃目標，8.1.4談的是智財目標的達成，這部分的差異請您一定要多加利用。
另外研發成果應該要經過審查，才可以對外公開，這部分EPS專利管理系統裡頭，也有相關的系統設計來輔助您制度的落實，您可以多加參考。
最後，在公司內部裡，研發成果以及審查紀錄，都應該要嚴實的被記錄管理。但是這些紀錄的資訊，如果沒有透過資訊化的系統來隨時監控，對於高階主管在掌握現行的相關智力成果，產出的狀態以及智財目標達成的概況，其實都是相對難以掌握的，會影響到您智財的保護成效喔。智財是我們企業在智力成果的結晶跟表現，企業在商場上的競爭之中，掌握研發成果的商情資訊真的是非常的基本。希望您在智財的權利化過程之中，可以掌握、支撐整個企業的整體營運市場。
下集主要將探討：專利管理系統EPS與8.1.4權利化取得如何落實之實務探討
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
