我們在上一集介紹到了專利管理系統EPS的十三項特色。一個可以協助進行完整的專利生命週期管理系統，肯定有許多後端的應用機制來支援處理，今天我們要跟您揭曉這些「隱藏版的後端管理機制」，打造一個高效的專利管理系統，究竟需要哪些重要的後端管理功能呢? 讓我們一起來揭開這些後端的私房菜！
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
最專業的多角度客製規劃
EPS專利管理系統經過了20年的優化及改良，目前的導入流程，已經相當標準化，目前服務團隊大約有20幾人，在客戶需要大型的客製需求異動時，隨時可以協助企業進行功能的規劃及設計喔。
我們的資深顧問團隊，有技術導向、管理導向和法律導向，提供企業從不同面向來規劃及思考，做到最適化的規格設計，因為有時一個需求聽起來很複雜，但是也可以設計的很簡單，解決問題的方法不是只有單一方向，可以從不同的角度來思考及因應，所以團隊的力量是很重要的。
比如說，有客戶曾提出需求，要增加專利跟公司產品的關聯性，建立產品下有哪些專利關係表，其中各項產品下又再依零組件結構細分階層，如果真的要客製開發，從表單到後端要新增下拉選單管理，就需要一些客製費用。
但是經我們內部評估後，先建議廠商可以透過我們後台提供的「分類管理」功能，可以達到一樣的功能機制。如果使用後有其他需求，可以再考慮花錢修改。我們真的會建議，除非是公司不得不的需求，否則盡量不要因為特殊需求，影響整體導入期程。
系統分階段導入是最佳選擇
依系統功能，分階段導入實施是很好的做法喔！
尤其在內部要推行一套新的管理制度時，先提供必要功能引導內部熟悉基本流程的使用後，再依實務需求，從管理目的分批進行功能優化跟改善。
站在這麼多年來的輔導及上線服務經驗，我們會深入了解客戶要解決的議題，提出修改建議方案，客戶可以從開發成本及效益，來思考這個客製功能有沒有花大錢開發的必要性，有的時候甚至不需要開發功能，而是透過技術支援來服務即可。
例如，企業每年需要稽核專利獎勵金發放統計，確認是否依據企業的內部規定進行統計，每個技術提案，同一家族案件只發一次獲證獎金，如果是台灣案，每案發5000元，如果是美國案依專利等級，每案從1萬元到20萬元不等，但是這個規則可能依每年的預算而進行調整，如果開發成一張固定的報表，每年的計算規則都不相同，那張報表就會需要每年進行調整，這個時候就可以由我們來提供服務，我們下指令後協助產出資料清單。就不需要花大錢去客製一個一年只用一次，而且每年規格都會變更的功能囉。
新穎公司的成立宗旨：
新穎公司的成立宗旨，就是「技術本位，客戶至上」，產品要能被使用，才能發揮它真正的價值。
從客戶的角度的思考，有些客製功能都是臨時或為了滿足特定需求而產生的，如果不是常態，應該就以個案服務處理就好，如果大費周章的進行系統調整，如果後來根本沒被使用，不僅只是增加管理人員或系統維護人員的學習成本而已，而且這些客製費用，也都會被計算在產品總價中，後續的維護費用也會加計這些客製功能的維護成本，對客戶更不划算喔。
人事資料整合介接是基本
重要的後端管理功能，第一個就是「人事資料整合介接」，自動同步公司人員的新到職／離職、部門升遷調度資訊，協助帳號的新增、停用及權限的設置，包含代理人的資訊同步等，專利管理系統的負責同仁就不用每天新增／修改／刪除帳號權限，這些通通都可以交給電腦來做囉。
其實人事資料的整合工作，也是專利管理系統的基本必要工作事項喔。
人資介接是非常重要的，否則人員異動是很頻繁而且正常，管理人員都不用做事了。
系統除了專業的專利程序管理措施外，也需要人資串接的標準介面，IT人員只需要將人員清冊依API或資料表介面塞入資訊，我們就可以存取介接介面，完成資料轉置作業，因此在標準版的履約，這部也分是免費的哦！
專利管理系統EPS的十三項特色：
除了人事資料自動同步整合外，還有：
各國專利流程定義、分類管理、事務所管理、事務所承辦人負責程序設定、案別管理、申請人管理、部門管理、匯率管理、案件狀態管理、成本中心管理、事件費用類型管理、跟Log紀錄等等，總共有13個管理機制，都是您可以參考的後端管理機制。
各國專利申請的流程定義是基礎
重要的後端管理功能，第二個就是「各國專利申請的流程定義」，就是在後端先行定義完成，系統可以設定期限進行通知，或是觸發事件。
後續就算各國法規制度有所調整，都可以透過流程定義功能自行調整，不用再找原廠客製，既省錢方便又有效率。
我們會協助企業在系統導入時，就將各國的流程定義建立完畢，所以建議您在評估專利管理系統時，也要確認服務團隊是否可以協助各國專利申請流程的管控作業，如果沒有，就要特別注意各國的案件管理透過不同的程序人員經手，就可能會有不同的管理作業，不一致的程序作業，產出的資訊品質也會堪慮。
各國的專利流程設定是我們公司的知識庫，所以這個有關各國專利申請的流程定義，已經是標準配置設定了，這也是我們的服務特色喔！不管是後台的管理或者是專利流程設定可以說是獨家服務。
既有專利資料轉檔是根本
重要的後端管理功能，第三個就是「既有專利資料轉檔」。
這是大家都選擇新穎的原因，我們願意協助企業將既有的專利資料進行轉檔服務，這個可是件不簡單的事，因為專利的生命週期很長，記錄的事項非常的多，所以同一件專利的歷程可能是由不同承辦/窗口/負責人經手，因此資料的轉置工作與正確性檢核，真的會是一大苦差事。
要將這些專利資料轉置到新系統中，不僅要有IT的技術，也要有IP的知識，更重要的是還要有耐心與細心的逐一的檢查資料，才能使命必達的協助企業將既有專利正確轉置到新系統中哦！
我們現在也將我們的資轉服務流程優化，讓作業更標準化，我們會提供一個標準轉檔格式的excel，上面會說明有哪些資料欄位，請廠商可以自行將手邊的專利資料，貼到這個標準格式的Excel後，我們再接手進行資料檢查及轉檔，系統上線時，使用者就可以直接用新系統接續處理囉！
下集主要將探討：專利管理系統後端設計要有哪些支援呢?
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
