我們在上一集介紹到了專利管理系統的後端管理－人資介接整合、分類管理、事務所管理、案別管理。
讓我們持續挖掘專利管理後端管理的六個隱藏寶藏－申請人管理、部門管理、匯率管理、成本中心管理、事件費用類型管理、案件狀態管理，我們設計這些後端管理機制的原因，其中都是蘊含著使用者的真正需求，希望讓您在專利管理的道路思維可以更清晰，也可以做為您評估選擇系統產品的考量之一。
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
今天我們要持續來跟您探討的是支援專利管理後端的重要功能，我們已經跟大家討論過：人資介接、資料轉擋、各國申請流程、分類管理、事務所管理、事務所承辦人負責程序設定、案別管理等後端管理機制。今天我們就是要持續地來跟您揭開其他的後端支援功能。
公開揭露一定要經過內部審查
我們這幾集有針對貴公司所設計的後端管理功能進行剖析介紹，有朋友就開玩笑說，我讓您揭露太多關於新穎公司的專利管理系統EPS功能了，連後端都讓人說明，會不會揭露太多，讓其他競爭產品有機會參考設計了？
我們這一系列的影片真的是不藏私的全面大公開了喔。當然在這裡公開介紹的內容都是已經報備過，可以跟大家介紹的內容啦，大家不要擔心，新穎公司非常樂意跟大家分享這些功能！
我們也要提醒大家，大家在進行所有宣傳品或是進行研討會，甚至展會的產品發表，所有的內容都一定要經過內部的審查通過，才能進行公開發表，否則會產生智財保護的問題哦！
公開發表，除了要考慮影響申請專利的「新穎性」問題之外，其實，更重要的還可能影響「營業秘密」的保護，營業秘密的標的，除了「技術型的內容」外，也包括「商情類型的資訊」。尤其，營業秘密的保護要件中，也要符合「秘密性」，所以一旦經過公開揭露，就不符合營業秘密的要件了。
所以，要進行內部的技術、產品公開揭露前，都請再次確認，是否經過內部審查，通過後才可以對外揭露喔。
進行相關的產品或是技術等等的公開，這個部份是與TIPS8.1.3「組織對研發成果應確認經過審查核可後方得對外公開」的規範有關，提供大家參考。
掌握分類管理的彈性
關於盤點分類的機制，如果公司內部的技術分類沒有形成得很完善，可能會調整異動，怎麼辦呢？
EPS專利管理系統的「分類管理」功能就完全符合您的需求啦！
EPS的分類管理是採用樹狀階層結構，可以先定義魚骨的架構，後續再慢慢深化建立魚支，後端管理功能，就是提供管理者可以自行新增修改刪除，樹狀結構不限制階層以及節點的數量喔。
甚至我們曾經有兩家企業客戶，強強合併成同一家公司，可以依事業別分別建立兩棵分類樹來管理，也可以合併成同一棵分類樹，都很方便。否則如果是強制寫死，後續不能彈性調整編修，管理上就會越來越跟組織的需求拖勾，長期下來是不利的。
所以專利管理的技術分類管理，是應該要提供彈性的新增、修改等機制的，以方便組織持續因應市場需求而調整。
六個隱藏寶藏在後端管理功能中
1. 「申請人管理」
申請人不就是這家導入公司嗎？怎麼還會需要「申請人管理」呢？
這是因為專利申請人也有可能是共同合作申請的啊！所以當然也需要理共同申請人的名單啊！
「申請人管理」主要是針對專利的共同申請人，建立管理清單，不管是跟集團內的子公司或合資公司聯合申請專利，或者與學界或研究機構合作研發，針對共同的研發成果一同申請專利，所以這些子公司、合資公司、學研機構就需要建立「申請人資料」，當然也是方便我們進行名稱統一的管理原則，除了提供日後的檢索查詢使用外，還有報表的統計資訊才能正確喔，所以就會需要建立申請人的管理機制喔！
這種資訊報表或是檢索名稱的統一資訊「眉角」真的要多注意，只要一開始沒有將清單正確建立完成，大家對一個單位名稱的註記紀錄都不見得相同，像是：工研院、工業研究院、ISIR等等，都是我們習用稱呼，真的需要進行名稱統一，短期溝通一定沒問題，但是對於長期的訊息累積，這肯定要進行名稱統一。
專利的生命週期長達10-20年，這些作業機制，都是長時間的專利管理不可或缺的維護管理機制，尤其對於報表的產出一致性，名稱一定要統一，統計數字才會正確喔！
2. 「部門管理」
為什麼都已經有組織的人資介接了，還需要「部門管理」功能？
那是因為，不是所有的企業都需要人資串接、同步AD帳號。
部門管理功能會提供給「單機版本」的客戶，進行部門別維護管理。
「單機版」是提供給有些規模比較小的企業或者研究機構，專利申請的單位就只有幾個固定的單位，申請時也都是透過部門的助理代為填寫提案表單。在用戶數量較少，且組織不常變動的情況下，就可以考慮使用「單機版本」的EPS系統進行管控！
因為組織的部門不常異動，專利案件資料登錄都由專人處理，就不需要人資串接了，如果部門組織樹真的有更動的需求，就可以直接使用後端的「部門管理」功能，讓您的專利資料管理更順利。
除了規模較小的企業之外，有的「研究機構」或者「學校」也都可能因為內部組織層級，常年都不會更動，或者學校也是，有的學校的院系資訊，多年才異動一次，這種就不需要有自動化與HR資料介接整合。管理人員就可以透過後端的「部門管理」功能及「帳號管理」功能，來建立人員與組織樹層級的關係。
3. 「匯率管理」
這個功能是提供企業在計算外幣時，可以依幣別和匯率資訊，換算成台幣金額。在報表中，有一張「成本報表」統計時，就會依所選擇的幣別、金額、匯率資訊，進行匯率的換算，產出統一幣別的台幣金額試算，所以就會需要透過後台管理功能，建立「匯率管理」機制。
這樣的做法就不用再透過EXCEL加值運算，非常完整的管理思維。我們也提供更進階的做法喔，EPS可以跟會計系統或ERP系統的「幣別」進行同步介接，專利管理人員也不需要定期更新幣別了。
4. 「成本中心管理」
成本中心的設計理念，就是為了進行成本拆帳使用的。
當年IBM公司全球專利集中化管理，台灣很多廠商也開始進行分公司或是分區域的集中管理，就產生了成本中心的概念了！所以當年是參考，組織的專利權是由中央統籌管理，各地方要就各自申請的專利費用或是管理等等的費用進行分攤，所以就需要記錄各案件的「成本中心」是哪個單位，才能計算拆帳金額。
企業本來就要依據各部門業務性質的不同，各自計算成本分攤金額，在EPS系統中直接內建「成本中心管理」功能，就不需要拿計算機按按按，這些資訊都會自動且統一的被記載下來。所有的紀錄都在一個系統內統一管理，資訊不會散落在各地，長期的統籌運用，是更方便的。
5. 「專利費用類型管理」
這個的設計目的，是提供細項費用的登載及分類使用，例如：事務所申請的專利相關費用，有些企業僅僅只登錄一筆費用資訊，但是對於其他企業來說，條目不夠細緻，無計拆帳計算，所以有的公司就會透過事務所。
但是這對大型企業來說，較無法進行帳務拆分，所以就需要分別記錄：事務所服務費、撰稿費、規費等等，遇到國外案件，還會有翻譯費、副代理事務所費用等等，各公司的費用類型管理都可能不同，我們提供後端管理讓管理者自行設定。
其實，不要說各公司的拆帳機制不同，可連同一個程序人員在判斷帳單的時候，都可能會不一樣，或者是特殊案件處理的也會不相同。所以透過後端管理功能，直接將公司的「專利費用類型管理制度」定義清楚，並且區分清楚記帳規則，都累積在我們的「專利費用類型管理」設定中，日後無論是誰來進行費用的帳務管理，都可以有一致的記帳紀錄的。
在TIPS規範中也提及－制度只要能讓員工辨識，維持其使用性，不要因人而異，不一定要制定文件哦！資訊系統才是持續、一致性的制度推廣基石。
所以EPS專利管理正是您推動TIPS最好的評估標的！
6. 「案件狀態管理」
案件狀態不就是包含「未受理、已受理、未通過」這幾種嗎？
其實，功能設計是有背後的存在價值的，如果沒有提供管理，我們的電話應該就會被狂打了，因為需求是隨時被新增、異動的。
有的企業會設定企業內部設定的案件狀態，以前我們也沒有開發這個管理機制，常常就有企業客戶要求要幫他們新增狀態類型，所以後來我們就將這個功能開放出來，提供新增「案件狀態」的管理機制，這樣企業就可以隨時就內部需求進行調整了。
營業秘密部分，在專利管理系統上有支援嗎？
在EPS專利管理系統中，也提供營業秘密的管理。技術提案在審查時，如果評估後發現，技術內容不容易被逆向工程拆解，也不是產業界一般人士容易知悉的內容，就可以考慮改以「營業秘密」來保護，所以在EPS系統中，也提供將專利改以「營業秘密」來管制的機制喔！
這個案件狀態也包含「轉為營業秘密保護」的類型，透過後台管理，可以節省許多不必要的客製費用喔。
如何評估一個專業的管理系統？
無論是評估公司自行開發，或是向外採購商業公司推出的專利管理系統，其實後端的支援管理機制，看似不需要，其實通通都有用，真的需要好好評估，專利管理系統的選用，會影響長期的專利管理便利性及完整性的。
專利管理生命週期非常的長，企業對於專利制度在全球化的營運過程中，無論是法規的遵循或是內部的管理制度需求，都跟我們的管理資訊系統有關，如果公司沒有一個良善、可靠的管理系統，以及合作團隊，對於公司的專利資產將會產生嚴重的傷害的。當然，新穎公司的專利管理系統EPS一直都在您身邊，貴公司如果有專利管理系統的需求，EPS絕對是您評估的好對象。
下集主要將探討：專利管理系統EPS與TIPS條款之間的對應關係！
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
