我們在上一集，介紹到了營業秘密的管理為何如此重要？當公司內部完成了營業秘密管理制度的規畫並開始實行以後，該如何確實落實管理、達到一致性與效率性。
營業秘密很重要，但到底該如何管理？國內第一個專門、專業的營秘管理系統-ESS？9/15全新上市。讓我們一起用短短的時間了解營秘管理，解決大大煩惱吧！
ESS營業秘密系統-隆重登場
新穎公司新推出的營業秘密管理系統－開放式用囉！
目前市場在專門、專業的營業秘密管理系統新穎公司的ESS是第一個。當然，有一些企業內部已經有開發了自己的管理系統。但是這種內部管理系統肯定是企業專屬專用，不可能有商品化的機會。所以在專業的服務公司所提供的營業秘密管理系統，新穎公司的ESS現在是唯一一個，所以非常值得有興趣朋友申請試用哦！
營業秘密管理系統名稱叫做ESS -Enterprise Secret System 。因此，也從原本的3E系統變成4E系統。
而這四個E包括有：
專利管理系統EPS Enterprise Patent System
商標管理系統ETS Enterprise TradeMarke System
合約管理系統ECS Enterprise Contract System
營業密管系統ESS Enterprise Secret System
預期何時可以上線?
9/15正式推出，所以現在已經有許多廠商正在試用中。目前已經開出5個試用站台，現在比較滿，大家可以先申請試用，只要站台有空就可以試用。
營密管理系統是跟隨 TIPS的精神，包括有：營密的取得管理、保護管理、運用管理、以及維護管理階段哦。當然，一直強調是管理系統，就是因為同時也設計了許多後端管理者的機制功能，提供完善的管理作業。如果有廠商有甚麼需要新增調整的功能，新穎公司也會持續更新，強化營業秘密系統的管理能量。
ESS營密管理系統是符合TIPS精神。所以意思是說，導入ESS系統，就可以建置內部的營密管理制度了？
當然啊，系統也是制度導入的一種形態，只要員工能辨識，內部能落實執行，就可以了。許多導入TIPS制度的廠商，後續也會進行資訊系統的建置，原因就是要確認制度的執行力，要更具有效率落實TIPS制度。
TIPS標的就是有「專利」「商標」「營業秘密」「著作權」？
沒錯，我們目前除了著作權以外都有提供最完整的內部管理系統，有EPS專利管理系統、ETS商標管理系統、ESS營業秘密管理系統。另外，我們也提供了合約案件管理系統ECS，也就是相關的法務智權管理系統我們都有提供，新穎公司網站也有相關資訊。不過更深入的訊息探討，其他的系列影片也都有相關的報導，大家如果有興趣，都可以參考。
關於你需要知道的營業祕密
能不能更進一步大概介紹，ESS各階段的相關功能呢？
先從第一個營密取得階段來介紹。系統在取得管理階段，分有註冊模組以及權利化模組。註冊模組就是申請單位的提案模組，有營密案件的登錄管理、分類管理、營密等級、營秘自我評估、保管人與保存位置的紀錄、營密的歷程管理以及營密類型設定等等。
營秘需要分類管理嗎？
這跟每家公司的營密管理制度設計有關係，這幾年因為大多營秘爭訟問題，也讓企業對於營密管理越來越重視。因此企業有沒有落實制度管理，是這幾年的議題。
所以營秘有沒有需要分類？
就我最近跟企業溝通的結果，為了長久之計，真的是需要進行分類管理。跟我們專利或是合約一樣，建議需要進行分類管理的。
TIPS呢？TIPS要求嗎？
TIPS當然要求，TIPS8.3.1盤點分類組織應就所擁有智財進行分類、建立清單或資料庫，並定期更新且維持其記錄。在備註中也特別提到：組織可考慮不同標準進行分類，例如權利別、產品別、部門別、技術別、價值別、重要性等。所以TIPS是有規範清楚的。跟著做就很完善。不過因為現在組織都大多在進行營秘盤點就非常辛苦了。所以在
分類上，其實企業的執行上確實是需要在進階處理。
所以營密分類是非常重要的，這是資訊情報的基礎，組織肯定要將競爭武器類別進行分類管理，這些都跟成本預算有關。為了組織的永續經營，營密分類盤點，一定要做。
跟大家分享一下，早期EPS在進行專利分類的推動，也是辛苦的。不過系統導入幾年後，技術人員也發現該公司就會開始進行分類。其實只要將功能提供出來，公司就一定會執行，只是準備時間的長短而已。組織的作業調整是需要時間的，只要對企業有利的，大家都會積極投入。
ESS系統，省時省力小幫手
為什麼企業現在進行營秘盤點會很辛苦呢？
因為以前沒有營密管理的概念，所以都散在各單位各自管理。但是現在組織應該要進行彙整管理，這樣才能真正回饋給企業再運用，這才是推動智財管理真正的價值。否則企業每年投入了這麼多的研發資源，老闆也不知道研發成果是甚麼啊？到底有申請了多少專利？又有多少營秘成果？是屬於哪個技術的成果？這些都是回饋給老闆/董事會的基本智財資料，老闆才能進行相關的資源整合，做出對市場有利的決策。
所以營密盤點作業是辛苦的？
對，因為散在各單位的資料彙整不容易。例如國內許多上市櫃的財報，研發投入佔營收的5%、7%的大有人在，結果反觀他們家的專利成果，好像不是那麼一回事。所以透過智財資訊系統的彙整管理，回饋企業市場策略的加值運用，不僅可以讓企業老闆知道研發成果以外，更重要是決策上更能知道我們市場上的競爭武器。當然也讓投資人安心，更了解貴公司一直都是保有創新思維，是一直在成長的公司。
新穎公司，專業值得信賴
過去可能對於營密管理不是那麼熟悉，可是透過TIPS制度的導入，更能了解營密管理的重點。新穎公司是一家TIPS制度導入的顧問服務公司，導入服務實績堪稱國內第一，導入品質絕對有保障。新穎公司這幾年也投入營密管理系統的投資，因為導入制度的實績經驗豐富，設計出來的資訊系統，一定會符合TIPS制度管理的要求，同時也會是國內大型企業的實務管理需求。
提案人在提案營秘時，就要進行營秘自我評估，這是對營秘三性的評估嗎？
是，營業秘密保護的基本要件，就是秘密性、價值性以及合理保密性。秘密性是無庸置疑的，企業也一定有共識；在價值性上，就有許多企業推動上比較難為，因為過去沒有要求。不過我們還是會建議企業，盡量做。另外就是合理保密措施，這部分系統也會進行相關的記錄，這是沒有問題的。
營密保護三要件這是非常基本的，如果要提營密的主張，這些都是基本的要求，所以還是建議在例行管理機制上就將它建立完成。新穎公司的設計理念就是透過ESS導入，強化企業落實營秘價值化評估的基礎。這對企業都是一項很好的情報資訊，可以提供企業主市場運籌帷幄的情報。
主管審核機制-掌握每個環節
申請人提案時，就提供營密等級判斷嗎？
是，其實企業會針對營業秘密設計等級，因此申請人提案時就會記錄相關的營密等級了，所以這是提案人的營秘註冊模組。接下來，營密管理是有設計主管審核機制，也就是權利化模組。營密管理系統是可以有主管審核流程，當然這主管審核的關卡會配合組織的制度。所以，並不僅僅是註冊就形成營秘，還有經過主管審查的程序。
有些公司的營秘是沒有主管審查，只要提案人註冊就可以申請成為營秘保護範圍。各公司制度不同，根據我們的實務經驗，營密的提案是需要經過主管的審查，所以我們營秘系統是有設計主管審核流程。這部分的功能包刮有：主管審核、營秘異動審核、營秘等級評估等等功能機制。
這裡的主管審核是指單位主管嗎？
都可以設定，可以是單位主管，或是要多階主管簽核，都可以配合。
接下來，完成了營密的取得管理以後，就要進入保護管理階段了。請問這部份的設計功能有甚麼可以強化營密的保護機制?
在營密保護管理新穎公司設計了證據保全機制，包括有：區塊鏈的存證機制。目前我們的區塊鏈是上到公鏈-以太訪。除了區塊鏈存證機制以外，還包括：檔案加密保存、檢視紀錄驗證以及異動紀錄LOG等等。除此之外，還有保護運用的機制，包括有：營秘調閱申請、保密期限管理、以及解密管理。
營密管理高成本，企業確實應該要定期進行營密的盤點，並且有期限性的管理機制，避免過度保護而喪失流通性與運用性。
營密管理系統目前在國內還沒有任何顧問或是事務所提出，這系統的規劃與開發真的不容易。當然更不是一般資訊公司可以提供的系統，因為涉及到太多營秘管理制度問題。
總結
新穎公司在9月中會推出全新的營密管理系統ESS，這個系統的設計精神是根據TIPS的制度，從營秘的取得、保護、維護到運用，現行國內並沒有相關商品化的產品。今天最主要跟大家介紹了，營密的取得不僅是申請人提案機制以外，也有主管的審核機制。另外，在保護管理階段，應該要有證據的保全以外，還有提供營密的保護運用。這些營密管理機制一定都是許多公司沒有想過的重點，值得有興趣的你多聽幾遍。
下集主要將探討：營秘的保護運用活動、營秘的維護管理，在企業內部的管理上應該要考量的重點有哪些？
