我們在上一集，介紹到了營業秘密的重要性，及國內第一個專門、專業的營秘管理系統－ESS。
您的營業秘密一直很值錢，但為什麼不管理?原來是不知道如麼做，看這裡！讓我們用ESS解開您對營業秘密管理的疑惑吧！
哇！原來我們被偷走這麼多錢
美國在2019年，營業秘密的侵權案件處理，占了智財案件的35%；在歐盟也有研究報告產出，超過5成的創新中小企業是會運用營業秘密來保護創新技術，因為專利的申請維護成本太高了。就連我們護國神山台積電對於營業秘密的保護，跟專利之間的運用成果也是75%：25%之間。顯然，大家這創新市場的生存戰之中，運用營業秘密來保護創新成果，肯定是重中之重。
營業秘密並不僅僅利用於防禦性的保護創新，更重要的是積極性的運用於市場利益最大化，所以企業必須能隨時掌握我們的投資研發成果，善用智財保護成果來爭取市場最大的自由度。希望企業，善用營業秘密管理智慧成果。它不難，只要能投入一些管理的思惟與制度，就可以展現最大的智財成果。
使用ESS，營業秘密管理沒煩惱
新穎公司推出的營業秘密管理系統ESS設計是遵循TIPS精神，所以導入ESS，也就滿足了TIPS制度需求了嗎？
ESS營業秘密管理系統的管理流程就是：營密的取得、保護、維護、跟運用，這正是TIPS第八單位的核心。
所以如果貴公司導入TIPS標的有包括營業秘密，那麼ESS就是第八單元的作業程序，ESS就包括有營業秘密的制度內容了。透過ESS的導入，企業在營密的產生中，只要提案人提案，主管就會進行審查，接下來就會進入系統的保護階段。在營密的維護與運用系統也會有許多機制進行管控，就可以大幅減少相關的人員進行管理，也不會造成因人而異的紀錄表單了。而且，運用資訊系統輔助作業，制度就能落實。報表每月會定期產出，該追蹤或盤點的事項會被顯示提醒，老闆也可以隨時掌握公司最有競爭價值的智財成果。
此外，營業秘密沒有申請或是維護成本的問題，只有保護、維護的問題。也就是管理非常重要，因為有任何營密的爭議或是爭訟時，企業就必須證明這是我們營業秘密，而且對方也是知道的。就會有證據力的主張問題，這些都是管理上必須要注意的地方。
使用一個專門、專業的營密管理系統，對企業的保障會比較多，因為這個系統不僅是你家在使用，同時也是其他家大公司在使用。而當大家一起用一個系統產品，法制改了，或是市場有新需求，甚至是資安被新要求等等，新穎公司在多家企業服務上就會被第一個要求，所以必須提出改善或是調整。
技術人員這幾年也因為TIPS的導入看過不少企業內部自行開發或是客製的合約管理系統、專利管理系統，或是商標管理系統。就會有一個疑問，不是大家都在同一個系統上提案、審查、維護、運用等等嗎？啊怎麼會提案是線上FLOW提案，進入法務或是智財單位管理他們又用自己的管理方式處理，處理完成以後再倒回去給FLOW系統，資料倒來倒去當然會因為版本或是人員不同而有所差異。
為什麼會產生這樣問題呢？
因為制度是活的，不可能一成不變，所以當制度被新需求調整以後系統是不是就必須調整。當初公司可能是委外客製，用FLOW系統或是EPR系統進行客製改良的，這個專案已經完成，當時的團隊也回歸本業。等到專利或是合約系統要最適化調整的時候，專案團隊不見，當然無法協助。
為甚麼無法再啟動更新或維護專案？
FLOW系統或是EPR系統的專案客製化費用是非常高的，這樣的經費不可能每年80萬至100萬提撥，智財或法務單位會被檢討的。所以就產出自己的簡易管理系統了。
請老闆要支持購入專門、專業的智財/法務系統，不要用客製服務了。一個專門、專業的專利、合約或是營密管理系統，它有6-7百家企業正在使用中。當法規或是制度有甚麼新的要求，或是當有任何資訊安全議題時，系統首當會進行調整。
可是，自行客製發展的產品就不會有這種思維。它大概就是開發出來，大家穩定使用就好。可是到某一個時間點後，這個產品肯定會有新需求的議題。到時候團隊也走了，沒有專門的服務公司，自然這個客製系統就會變成孤兒，就容易產生管理者又自創另一個簡易的系統或是利用excel來進行管理。這樣的系統產品卻管理我們研發創新的成果，或是市場交易的合約。
制度要落實，就必須管理。管理就應該要有專門、專業的團隊來進行，不可能用臨時人員或是客製系統來進行到管理的效益。臨時的人一定是單一性、專一性，它沒有長久的維護概念，這也是我們不斷提醒的重點。
營業秘密如何保護運用？
上次說明了ESS系統中的營密取得管理的相關模組與功能，也提到了營密的保護管理。其中，營密保護管理也分做2個模組，包括有：證據保全模組及保護運用模組。
能不能介紹證據保全模組的功能包括那些？
證據保全模組是包括有：區塊鏈存證機制、檔案加密保存、檢視紀錄驗證及異動紀錄LOG。這些都是在進行我們系統的保全紀錄、使用紀錄，以及檔案的加密管理的紀錄等等。
保護運用機制，有哪些重要的功能設計？
在保護運用的機制上，包括有：營秘調閱申請、保密期限管理、解密管理等等。
其實營秘是需要調閱申請活動的，這是為了要活絡技術的應用。重點是調閱以後的追蹤管理機制，如果管理不妥善，就很容易發生權益受損。營秘不是要固守在公司不被使用，反而是要有更多活用的機會。所以調閱是非常基本的需求，當然調閱以後的管理追蹤等等保護活動。
另外，營秘其實是需要有期限的保護，所以一般我們也會建議企業可以依營業秘密等級來規劃保密期限。企業的創新活動中，營業秘密的案件數非常多的，所以要進行盤點是非常辛苦的，而且成本也很高。現在企業內部並不是沒有營業秘密，而是營密過多無法盤點，盤點完後又要持續追蹤管理等等。所以國內真的非常需要營密的管理系統進行管理，幫助法務或是相關的負責單位來管理。營業秘密如果沒有定期的盤點管理，弄到最後到底哪些是營業秘密，它的放在哪裡其實都不知道。
營密需要解密嗎？
營密解密真的非常重要，雖然營密的法定期限是永久，但是對於企業而言，已經沒有太高價值的營業秘密。或是已經申請專利保護，是否還需要進行營密的管理。營密管理成本其實是非常高的，如果進入營密保護標的，卻沒有解密時間，一直持續著保護管理，也很奇怪。
因此組織要永續的發展，制度的定期審視，以及成果的盤點，都是非常需要的，一成不變是不可能因應這全球化的環境的。我們營業秘密成果當然也在這其中，企業需要定期檢視營密案件是否還是需要持續透過營秘進行保護。所以營秘管理應該要具有期限管理，以及解密管理機制，是非常重要的。
創新成果＝營業秘密
在ESS系統還有「維護管理」跟「運用管理」。
維護主要以盤點分類為管理的重點，運用當然是企業最重要的管理階段。
許多爭議都是跟營業秘密有關，可是企業主平常有沒有進行管理盤點呢？是不是人員都已經離開了，某天才發現怎麼他還主動通知客戶以後服務公司改為現任公司。沒有在離職的時候，就清楚告知相關的營業祕密清單，雙方應盡的權利義務等等。
營密爭議案件頻繁發生，只是這些爭議案件最後有沒有形成訴訟案件。但是如果企業老闆，願意導入一個完善的系統來輔助您的作業管理，那麼這些跟離職人員或是相關人員的爭議事件損失是不是就可以降低到最少？
智財管理就跟像會計系統一樣，會計系統是在紀錄口袋還有多少錢的系統，智財管理系統也是一樣的，尤其是營密管理系統，一樣是在幫您盤點您的創新技術或是商業情報的價值。
總結
今天技術人員跟我們分享營業秘密保護是企業競賽中的關鍵，營密管理是需要專門、專業的系統與團隊，這樣才能確保管理無風險。最後，也談到營密管理的保護運用應該要包括：營秘調閱申請、保密期限管理、解密管理。這些都是營密保護的重點事項。
下集主要將探討：營秘的保護運用活動、營秘的維護管理，在企業內部的管理上應該要考量的重點有哪些？
