我們在上一集介紹到了專利管理如何每年省下30萬+
專利一案多國申請很常見，今天美國案維護、明天台灣岸維護、後天…每天都有維護案要評估，你忙得過來嗎？
最新上線的【專利維護評估管理模組】終於登場了，今年繳完費用就自動觸發下期繳費訊息，萬無一失，專利維護自己掌控！
新穎在2024年底推出的【專利事件狀態管理模組】，也就是在專利申請、維護過程期間事務所跟企業之間經常性的會就專利在各國事件狀態進行新增與更新等等的訊息通知。這部分的訊息如果可以請與我們配合的事務所直接處理，我們內部的專利工程師或程序人員只要確認資料正確性等，如此每年預計可省下的成本也高達了30萬以上，而且作業品質更能達到一致性與完善姓，對企業百利而無任何傷害性啊！
EPS專利管理系統－專利維護流程輕鬆搞定
專利到期前，事務所是不是一定要先通知企業是否要進行維護繳費？
必須先解釋一下，事務所是否有責任一定要通知企業年費到期義務，這部份真的要看貴公司與事務所簽的服務範圍合約哦！一般智慧局會通知事務所與企業，事務所為了服務客戶並且進行代繳年費的業務，通常也會通知客戶，是否要進行專利維護繳費通知。企業收到訊息以後，就會開始跑內部維護程序，包含維護費用的申請等等。所以事務所通知企業是否進行專利維護事件，並不一定是必須的。
我也聽過，事務所忘記通知企業，企業也沒注意到官方通知等等，結果專利維護過期超過2年，企業發現有人侵害他的專利權，開始要主張的時候才發現專利過期超過法定期限1年，完全沒法補繳，喪失主張權利。氣到要告事務所，重點是雙方的服務合約裡通知並非義務，企業真的有苦難言，對方又是外國公司，雙方真的鬧的非常不愉快！
專利維護對企業真的是一件大事，因為一個提案可能同時有多國專利，各國專利申請進度又不一致，維護到期日不見得相同或是相近時間點，總不可能這筆專利台灣案今天事務所來通知，我就送件各部門進行維護評估作業，下個月同樣一件專利美國案到期，我又送件各部門進行維護評估作業，再下下個月大陸案到期有同樣的作業。那如果公司有100個專利案，我想程序人員或是工程師每天都在跑程序，申請維護作業就好了，所以這麼做幾乎是不可能的！
這就是今天要跟您討論的重點，一件技術案可能有多國專利在進行申請或是後續的維護，每個國家的維護費用繳費時間又不見得一樣等等，老闆也不可能每天都在進行各專利的維護評估，那怎麼辦呢？
其實，通常就內部的維護評估制度搭配系統作業進行辦理就可以了。我簡單說明，如果貴公司有導入我們EPS專利管理系統，因為我們的系統是可以觸發下次繳費日期事件通知，再搭配企業的維護評估委員會召開時間，就可以作業以下的評估作業流程，也就是「智權單位會先盤點需要進行維護評估的專利」，接續通知相關的「發明人」，各發明人接到通知以後，就會提出「是否維護的建議」，送給部門主管，確定是否繼續維護，這部分是依內部制度辦理！
接續，主管通過以後，就會將是否繼續維護該專利結論，送到「智權部門」，智權部門就會根據這個結論進行後續的評審會議召開辦理。不維護就會再我們EPS系統建立一個「放棄維護事件紀錄」另外，要維護的專利就會進行「評審會議」的召開，同時要會邀約相關的「評審委員」，召開完成「維護評估的評審結果」就會再記錄回EPS事件裡，完成「專利維護評估的作業流程」。
專利維護的必要眉角－多國案件、評審委員會評估、自動觸發事件
聽起來這作業流程很簡單，其中的眉角不少，像是，這個維護評估案可能有多個國家，總不可能每個到期案件都各國分別評估吧！我們的系統會將一個案子申請多國案件全數帶出，企業可能會以台灣、或是美國不等國家作為評估依據，比如說只評估台灣，委員確定要繼續維護，後面可能有「美國案」、「大陸案」等等的國家也都會全部繼續維護，不會個別的評估啦！所以EPS系統會將這個案子到底申請哪些國家，會一並帶出讓評審委員參考。這非常重要，申請國別一定是重要資訊。
還有，評審委員會召開時間，企業可能每月季一次，或是每半年一次，可是有些案子的專利維護可能事務所都還沒通知我啊，怎麼做到完整的將公司的這半年內會到期的專利一並送出委員會評估呢？遺漏了，容易有延遲金呢！
我們EPS就會有一個自動觸發事件的功能，可以針對年費繳費事件進行觸發，像這個範例就是：第一年年費繳完了，下一年就是繳費前2個月通知我，我就可以併入下期評審委員會評估了，提前作業就可以了。千萬不要等到事務所個別通知，您才各別送件，這樣非常容易出問題，而且老闆評估也會不全面，評估品質也會堪慮的。
所以是透過事件觸發預設定好下次的作業期程，做一個全面性的整理，將這期即將要進入評審委員會的維護評估案，一並整理送出。企業內部有個完善的專利管理系統，依據內部的制度規範辦理，一切的制度就可以運行的良好，透過完善的專利管理程序，同時也可以提升維護評估的品質，降低維護成本。
智財維護評估模組－完全符合TIPS8.3.2
TIPS也有就智財維護評估進行規範，TIPS8.3.2就是維護評估，在8.3.2.1要求「依法須經一定程序始能延長智財之權利存續期限者，組織應依不同權利之性質於權利期限屆滿前，評估維護之效益並決定是否繼續維護」。
這條的規範的主要目的，要就是在要求組織您所擁有的智財權尤其是專利從提案、申請、取得權利，這整個過程已經花費龐大的時間跟成本。同時，在取得各國專利後，長期所需要繳納的維持費用，對於組織而言更是一大負擔，所以組織也應該要依不同權利的性質在權利期限屆滿前，評估並決定是否繼續維護，除了有效管控智財維護費用外，更能藉由定期的盤點確實評估保留組織在市場營運時所需的智慧財產保護，讓智財成果可以切實地保護市場營運，創造組織的市場運用效益。做到智財的評估維護，可以考量到組織經營目標的達成，甚至是因應組織的智財相關風險與機會。
這不是單純的維護或不維護的紀錄問題，維護或不維護只是一個結果，還是要有一個審查作業流程，這樣評估的結論才會具品質。所以在TIPS8.3.2.2就明確要求「於決定維護時，依規定進行延長權利期限所需之程序」 也就是組織在決定維護權利時，不僅要符合各權利的維護或是延長權利期限的時限外，同時也要依貴公司內部的流程辦理。不要影響到權利的維護與評估的品質。
申請取得一件專利案成本負擔是大的，同時要持續進行維持專利生命，確實對企業而言都是負擔。企業都應該要更謹慎的有制度實施，落實主管或評審委員會與營運目標的結合，強化專利保護的效果。
所以，現在我們EPS已經也做到維護評估案即將到期前，提報各發明人確認相關的維護評估申請作業。目前，我們做到的是：企業可以在事件自行新增管理紀錄，也就是做一個維護評估結論的事件紀錄。如要要完全符合TIPS8.3.2的制度作業程序，目前正在規劃開發中，現行就是提供一個紀錄事件，作為稽核管理。但是制度流程的資訊系統正在開發中，這個「專利維護評估模組」也是我們新規劃的產品模組，主要也是企業在落實TIPS，許多時候提出自評報告時，需要查驗資料，經過這麼多年的輔導經驗，真的發現如果公司沒有一條龍全面性的專利管理系統，真的驗證時或是稽核時內部資料整理不完，重點是一定會不完善。
我們也看到企業花了這麼多的精英在整備資料，還可能因為不完善被開缺失。所以，我們EPS也會針對常見可以資訊化的部分，在強化推出新模組進行改善管理，讓TIPS推動更順利，最主要還是讓企業的專利管理更具品質，強化專利保護的能量。
總結
今天我們談論有關於專利維護評估的作業程序，這是與TIPS8.3.2有相關，透過系統化的流程管理，免去等待事務所通知才作業的遺漏風險，確實可以降低企業維護評估的風險。增進專利評估並盤點的品質，這才是企業老闆想看到的結果。這幾集我們持續在跟您介紹的是EPS企業專利管理系統持續新增的功能模組，主要也是想讓大家知道，新穎公司的相關產品都是持續不斷的更新成長的，他不是一個固定不動的產品專利管理或是其他智財管理思維都需要持續精進完善的，新穎公司在深根國內智財服務始終保持精進、滾動的態度。期待新穎公司的企業定位您是有感受到的。
下集主要將探討：專利如何管理才更有效率。
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