我們在上一集介紹到專利管理的五大革新-震撼登場！
與事務所的溝通就該這麼做，一定讓老闆省下大把鈔票！
E-Keeper 讓企業與事務所的專利管理溝通更順暢，效率提升 20 倍！作業品質全面升級，讓你省時、省力、更省錢！
專利生命週期的管理，包括有：研發人員的技術提案、權利化的評估作業、申請專利的相關管理作業、以及取得權利以後的維護、還有專利權利的運用等等的生命週期作業流程。
大家有沒有發現，自從研發人員提案後、經過評審委員會同意要申請專利以後，後續的相關作業跟我們公司作業最緊密的單位就是「專利事務所」，在申請過程之中，或是後續的維護過程中，事務所可是與企業最緊密的工作夥伴。
而且企業通常合作的事務所也不會僅有一家，同時，一個技術提案可能也不會僅申請一個國家，各國家要處理的申請或是維護專利的狀態又都是不盡相同，這時，企業的專利管理紀錄就要非常的謹慎，而且一致性，並且在內部的專利申請量日益增多之際，利用資訊系統來強化專利的管理也是必然的趨勢。
今天，我們就要來聚焦跟您談談關於與事務所間的溝通，應該要怎麼做，才能提增內部的管理效率。
企業與事務所間的溝通，好重要！
E-keeper是企業專利管理最佳的好工具，真的可以讓我們專利管理師或是工程師大幅提增管理效率，早點下班且業績充沛哦！
企業專利工程師或是管理師每天工作，接觸最多的就是「專利事務所」。因為事務所會幫忙撰寫專利，或是送案申請專利，甚至維護也會通知我們專利到期，是否要繳費等等，所以企業是非常仰賴事務所的協助的，事務所的配合度以及專業性就是企業評估合作的基礎。
同時因為專利的從提出要申請專利之際，就有撰稿、改稿、申請、答辯、申覆、維護等等，又有一件技術多案專利的議題等等，也有可能同一件技術在不同國家的送件委託的事務所是不相同的，發生事件的狀態不同、維護到期時間也不同等等，所以有一個良善的專利管理的資訊系統對企業或是學術單位而言，已經是勢在必行了。尤其現在公司治理的要求下，智財風險要管控，專利管理更是不可或缺的要件了齁！
外部的資料溝通，要符合資安！
E-keeper是企業專利管理最佳的好工具，真的可以讓我們專利管理師或是工程師大幅提增管理效率，早點下班且業績充沛哦！
企業專利工程師或是管理師每天工作，接觸最多的就是「專利事務所」。因為事務所會幫忙撰寫專利，或是送案申請專利，甚至維護也會通知我們專利到期，是否要繳費等等，所以企業是非常仰賴事務所的協助的，事務所的配合度以及專業性就是企業評估合作的基礎。
同時因為專利的從提出要申請專利之際，就有撰稿、改稿、申請、答辯、申覆、維護等等，又有一件技術多案專利的議題等等，也有可能同一件技術在不同國家的送件委託的事務所是不相同的，發生事件的狀態不同、維護到期時間也不同等等，所以有一個良善的專利管理的資訊系統對企業或是學術單位而言，已經是勢在必行了。尤其現在公司治理的要求下，智財風險要管控，專利管理更是不可或缺的要件了齁！
E-Keeper-企業與事務所的溝通橋梁
我們已經推出企業跟事務所溝通的模組功能，就叫做E-keeper。現在已經完成了，而且廠商的使用反饋也非常好，所以想再介紹更清楚，讓大家更了解E-keeper如何作業並與EPS的溝通。
就用「撰稿」情境來跟大家說明，企業如果有一個專利案要請事務所進行撰稿，期間肯定會有些往返的過程，那如何使用E-keeper來強化工作效率，並進行資料的接收等等的活動。
首先當然就是登入我們EPS的系統，除了AD登入外，也提供single sign on，如果這時智權單位已經接收到有一個技術經過評審以後確定要進行申請專利，這裡就有這筆技術的提案資料，系統會自動產出這筆專利的「公司專利編號」，同時，這些提案的相關資料我們就會mail給委託的事務所，請對方幫我們進行專利的撰稿業務。
所以，給事務所的相關資料，EPS是可以提供寄信功能的，系統也是會有紀錄的。
接下來，當事務所已經撰稿完成後，事務所只要透過E-keeper，新增事件，輸入「公司的專利編號」，並選擇「處理的事件」就可以將相關的事件作業內容進行填寫，包括有：處理狀態，「事件開始日期」、「已處理日期」或是法定日期，這裡星號是必填，其他欄位都是非必填欄位，使用方式大家應該都很清楚了。另外，我們這裡也會顯示這事件的對接「專利管理師」，當然，如果有需要新增寄送的相關通知對象，這裡也可以填入mail。
以這個案例情境，事務所要將撰稿內容提繳給企業，所以這裏就會有附件檔案的上傳，也就是專利撰稿內容。同時也可以進行「備註」說明。完成後，就可以按下「儲存並通知」。
這時，我們智權單位的管理師就會收到信件通知，有一筆「公司專利編號」事件狀態已被更新，管理師確認無誤後，就可以直接「接受」或是「拒絕」。
如果「接受」這筆資料就直接進入EPS系統中，我們查詢這筆公司專利編號，就可以在「事件列表」內，看到這個專利撰稿通知事件被自動新增。點這個+符號，展開。這裡可以看到事件名稱是「事務所撰/改稿(初版)，下方的欄位內容，就是事務所在E-Keeper上填入的事件詳細資料，包含事件開始日期：2025-01-21、處理狀態是「處理中」、法定期限日期，下方備註欄，可以看到原始傳入的各欄位資訊，
附加檔案這裡，會放上事務所提供的撰稿檔案。後續我們就可以將這個撰稿案件，透過事件簽核功能，送給發明人及主管進行撰稿內容審核啦，可以大幅節省管理師的時間
如果專利管理師，按下「拒絕」，資料就不會被寫入到EPS系統中，同時E-keeper系統也會同步收到這筆事件的拒絕結果，對事務所的處理人員來說，當他登入E-keeper後，在事件新增/更新列表上，查詢這筆公司專利編號，就可以從畫面上，看到這筆事件的案件狀態=「拒絕」。事務所處理人員點進這筆事件的詳細資料頁面，因為案件狀態是「拒絕」，右上角會顯示「編輯」按鈕，這時，事務所處理人員就可以依據企業專利管理師告知的拒絕原因，在這裡修改案件詳細資料，或者重新上傳新的檔案後，再按下「儲存並通知」按鈕，系統又會再次寄送這筆事件的更新通知給專利管理師，如果專利管理師沒問題了，當按下「接受」按鈕後，事件資料就會自動存入EPS系統中了。
所以在傳統的做法，管理師就要打開EPS進入這筆「公司的專利編號」將檔案、以及相關的日期與通知的資訊，逐一的填入EPS進行紀錄。這樣的資料記錄貼來貼去或是key來key去，不僅記錄容易出錯，也可能會遺漏沒登錄到吧！但是事件一定會被處理，所以當事務所來通知或是主管詢問等等，至少有mail留存或是在電話問事務所，所以當案件量多的時候，管理師真的會很忙，也難怪事務所會變成工程師或是管理師的好朋友，因為關係要非常緊密，雙方都要彼此互相通知或是追蹤。
而且管理師處理一個事件紀錄少說也要10分鐘吧！一天如果有30封不同事務所在不同時間進行通知，這樣也至少要300分鐘，5小時，半天就沒了。30封算少的，我年前還聽到管理師說每天有100封以上的信件，而且每封信的作業時間，不僅只有10分鐘啊！這也難怪公司的管理師要有多位，而且大家還是有加不完的班。
這只是在進行各事件的資料記錄哦！還有相關內部的程序要辦理，要寄給相關單位看撰稿內容，或是其他後續的請款動作等等，這些都是這個事件的後續處理工作，還有退件等，這些都是管理師的工作範圍。
我們E-keeper系統，寄出事件通知後，大概描一下信件內容，確認沒問題後，按下「接受」，案件就可以自動寫入EPS系統中了，這樣應該只需要30秒吧。
10分鐘跟30秒的差別耶！掐指一算。20倍的差距，真的是太有效率了。
20倍的成本降低，而且記錄品質又可大幅提增，這不僅可以造福企業，事務所應該也會受惠吧！因為雙方可以更快速溝通訊息，作業流通性都被管理並且強化了。對事務所的訊息通知程序成本是有相當大的助益的。
總結
今天我們用實際情境案例來跟我們介紹新穎公司EPS新增的E-keeper如何協助企業與事務所溝通許多日常性的專利管理作業，不僅可以提升工作效率，對於作業品質更能大幅提增，也初步計算，E-keeper在輔助公司的程序管理作業成本竟然可以節省高達20倍之多，這效益比勘見，大家可以多多參考。
下集主要將探討：專利如何管理才更有效率。
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
