我們在上一集介紹到了合約管理系統設計有什麼細節需要考慮。
針對公司成千上萬的合約續約案，每年續約時內部作業流程既不審查也不通知，這樣可以嗎？讓我們以實際案例跟你分享，續約案件不審查也不通知所帶來的慘痛教訓…
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
企業平均每年合約的續約案量
有關於合約的續約審查議題，新穎在輔導導入合約管理系統的時候，企業請我們轉置的合約的資料量動輒都是上萬筆，那我們都常常跟企業說可不可以把有生命的合約資料轉置就好，要不然法務來整理這些資料也是非常辛苦的喔。
如果是資本額約四、五十億的公司，每個月合約續約的案量高達400案以上，那一年下來光是續約的案子就有四、五千案這麼多了，然而不只有合約續約案，企業也會持續的增加新案，最後不管是續約案加上新增案件總共是成千上萬案，所以法務一年的工作量是非常大的，在這麼高壓的工作量下，當然會需要一個專屬的系統！
新穎在系統設計其實著重在「新案的提案」、「審約的流程」、以及「續約的通知作業」，特別在續約的通知作業尤其重要，因為這有關與廠商長期的合作關係。然而續約不只是合約到期前通知相關人員，裡面還有不同的作業程序要討論，而續約的型態有不同的類型：分別為自動續約與永久合約。
自動續約－「續約不審查、不通知，可以嗎？」
自動續約的延展是不需再進行”審查作業”，但是要不要通知？該通知誰？這個部分就會有不同的規定，是要通知申請單位的人員亦或是業務主管還是法務人員？
法務其實要將每個月需要續約的全部合約，一口氣彙整提報各單位，如果法務人員還需要將每個月的續約合約進行統整並且通知相關人員，這壓力相當大，可能是上百件合約，這個金額可能是成千上萬。如果你沒有資訊系統協助管理的時候，光是合約的續約作業就會讓法務人員的工作量非常大，這個都會造成公司的人力成本支出， 所以新穎在這部分的自動續約的延展，到期前會進行相關人員的通知，也許是60天或90天等。那同時企業的合約紀錄都要有延展的歷程記錄，這個也就是公司在經營活動當中，所有的商業行為活動紀錄，這相當重要。
這裡跟大家分享一個實務的案例，我有一個客戶跟某日本公司原物料進行合作，簽訂的合約就是自動續約，那這個合約執行多年來也沒有什麼太大的問題，直到有一天倉儲的人員來通知研發部門說，原物料沒有空間存放了，請他們再申請存放空間，結果研發單位一查發現，早就已經沒有在使用這個原物料的料號了。
問題出在哪裡？就是合約當初是自動續約的，沒有再經過”再審約與通知”！
因此客戶二話不說就導入了我們的合約管理系統，就是為了自動續約審查相關的流程。以前公司法務光是要處理緊急的合約或者是案件的失誤他就非常忙了，對於完善的續約管理上難以顧及， 所以他們就非常快速的導入我們市場的產品，到現在也已經十來年了，也大幅的提升法務提供的服務範圍跟品質還有效率，因為合約是一個非常可靠的營運資訊，總經理或者是高階主管需要什麼營運或是客戶相關的往來訊息，就都會從合約管理系統裡面來提供，假如有需要客製報表，或是有一些想法會需要我們協助，我們也非常樂意來幫忙。
永久合約－「系統功能的機制如何滿足你的需求」
永久合約對於資訊系統而言，它其實就是合約期間的有起無迄的類型合約，有起無迄就是指沒有合約期限，或者是合約期限未定，那一般申請單位或者是法務單位，他們會去備註為什麼有這樣的合約類型。
通常永久合約是要直接進行結案歸檔，或者是說有時候我們看企業內部的規定，這個部分在我們系統當中都是可以做設定的。
在一般的公司來說，在合約管理裡面已經非常普遍了，那新穎的系統設定的機制都可以滿足你，也可以提出貴公司的一些特別需求，我們就會說明在系統功能裡面，如何使用可以達成你的需求，或者其他的公司他們的做法又是如何，以滿足合約規範。這樣的合約管理機制才能夠越做越完善，更能夠保護各個企業的合約權利。
合約到期的續約通知也是非常重要的，那是我們系統很基本的重要功能，那通常我們會在合約用印完成之後，進行結案歸檔的時候，在結案資訊裡面，它其實就會有合約的有效期間續約周期，或者是延展案件的期間跟次數等等的設定，那這些都是合約管理非常重要的功能機制。
人工產出的報表無法正規化、系統化
有個客戶以前他們有使用別家合約管理系統的產品，可是他每個月要花大概二三天來進行續約案的報表整理，面對每個月上百萬的合約續約案的整理，當每個月期限到了之後他壓力就非常的大，可是重點是怎麼可以把資深人員用來整理每個月的續約報表，還讓他壓力這麼大、工作不愉快，這是不行的，所以他的主管也發現了，當然後來就變成我們家的用戶了。
只是我們在幫忙轉置資料的時候，就花了一些功夫，因為我們發現在系統使用不足的狀況之下，會有人工去介入這個產出報表，這些資料報表會因應不同的情境、不同的需求、存放的位置、手做的報表導致資料整理就會不一致，所以資料轉置起來就有點小複雜，這就是人工處理的一種困境喔。而系統化處理的好處就是資料它可以正規化，這個對於企業的資料管理是非常重要的。
合約內文比對功能的應用情境
有關於合約內容的比對機制，怎麼進行合約文字的內容比對呢？那為什麼需要這個功能呢？
在合約用印前的比對，兩造雙方在確定合約條款的時候再進行修訂，通常都會啟動Word的版本追蹤修訂你我之間所修訂的內容，為什麼還需要合約內文的比對？
舉個例子，我們常常會發生對方的法務或我們自己不小心關掉了這個版本追蹤的功能，或者他們可能提供的就是只有完稿的合約版本。然而，我們在雙方用印之前進行合約內容的再確認，其實是法務的必要環節之一喔，所以就會有廠商請我們發展合約內容的文字比對功能。接下來介紹合約內文比對功能的應用情境：
＊情境一：應用在「版本的更版」
其實我的客戶比較常使用在申請人更版的版本內容的文字比對上面，那法務要知道說這個版本跟上一個版本的修訂差異處，這其實是很常見的應用的情境，也都非常的有效率。
＊情境二：應用在「英文合約」
英文合約動輒上百頁的條文以及跟外國人主張的權益，其實他們強調的是鉅細靡遺，以前我就曾經遇過某家國際公司，專門有人員在進行合約內文條款的比對，逐一的進行兩份英文版本的內容，連標點符號都可以比對的出來，非常的厲害。
當初我們技術總監看到這種專業的比對模式的時候，回來他就很快設計出來我們的這個合約比對的功能，因此省去不少人力資源的投資喔。這樣能夠讓法務可以更專注在合約條文的審約，透過系統比對不僅有效率、品質會更好。
下集主要將探討：合約的調閱作業程序來跟大家談談它其中隱藏在合約管理系統中，我們應該注意什麼事項？
若是有其他針對合約管理想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
