我們在上一集介紹到了續約案件不另外審查，甚至完全不通知申請人、主管或法務所帶來的慘痛教訓，你知道嗎？
合約調閱可以讓合作雙方事先審視以前的合約內容，作為這一次合作的基礎。畢竟如果要重新擬定合約，雙方必須要重新擬約，會造成資源重複投入。因此，合約調閱可以提升作業效率，這也是合約管理系統非常重要的一項功能。
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
透過資訊系統落實TIPS8.2.3合約審閱
企業在合約管理的資訊系統上，如何設計讓企業可以發揮，合約最大的商務業務情報，作為企業營運活動最重要的決策依據，提升法務單位在企業內部的要角，因此今天主要來跟大家談談的是，合約調閱與最終的議題。
合約的調閱是合約管理最大的主題，其中不僅僅涉及到電子合約調閱、浮水印等等，另外紙本合約的調閱方面，也有最終歸還的議題，這些都是合約管理的精要。
關於合約管理的特性，今天來跟大家聊一聊企業合約管理的一些實務經驗，應該不僅僅從合約的資訊導入的經驗，更可以跟我們分享公司的智財管理制度TIPS的導入，跟我們分享在合約有關的管理精神吧！
合約的保密、權利歸屬等條款，在智財管理制度是非常重要的，那如果我們透過資訊系統，可以將它整合起來，對於企業在落實，TIPS的這個8.2.3合約審閱這條規範，就更具有效益性了，你能充分的保護我們公司在智財權的這個保護周全性的部分，那這個也是我們系統獨家的一個做法，可以作為驗證8.2.3TIPS的記錄依據，非常的務實喔，大家如果針對合約管理系統如何落實TIPS合約審閱這個條款機制，可以先私底下聯繫我們，就不要打擾到今天的主題了。今天我們來談有關於「合約的調閱」跟「追蹤的管理議題」。
合約調閱申請程序流程
首先來談談合約為什麼會有調閱的需求？合約調閱在現在來說，其實是非常普遍了，如果是20年前推合約管理系統的時候，這部分需求可能相對弱一些些。但是現在不一樣了，現在合約調閱非常頻繁。
舉一個情境來跟大家分享，假設說我A部門現在要跟甲公司合作，簽約一個這個光學鏡片物料採購，我可能會有需要調閱我們公司過往有沒有跟甲公司簽訂保密協議(NDA)或者是採購合約等等，那這部分我就會有合約調閱的需求了，所以我可以先調閱過去我們公司跟甲公司簽過的NDA，那可以直接將甲公司全部的合約都調出來嗎？當然是可以啦，只是大家不會這麼做，法務一般來說是不會同意的，因為每份都是保護的合約要件，也不知道你的用意是什麼。
所以申請人一般來說，他會去指定我的合約類型，像剛剛以NDA為例，因為雙方都已經簽過NDA，可以先審視合作過的這個合約的經驗，作為我們這一次要再訂定合約的基礎，那這個是一個很好的應用。
同時也避免資源重複不斷的投資浪費，因為重新擬定合約，雙方就要從頭到尾都來審約，但不可能這麼做嘛。
所以合約審閱，其實就是用來提升作業效率，並且可以主張雙方很多的主張，其實我們雙方都談過了，那就可以避免剛剛你說的重複溝通條款，那這個對業務單位來講或是申請單位來說都很省事，吵過的事情就不要再吵了。
所以是合約管理系統是非常重要的應用價值喔，不但能降低人員的投入成本，也可以增進作業的效率。
因此申請人有需要透過合約去進行調閱，就直接可以跟法務申請合約調閱的需求囉，當然也要經過這個申請單位主管的同意，所以合約管理系統當中，會有一個調閱申請的程序流程，那這個部分是已經非常普遍的在應用了，所以所有的合約都可以調閱，不用經過原單位主管的同意，這個部分要看是什麼樣的合約，由法務來去做決定。
那如果涉及相對性機密的合約內容，那麼法務人員在經過，申請單位的合約調閱需求之後，他還是會退回去給申請人，請他們加入原單位主管的合約調閱簽核，等所有的主管都同意了，法務才會通過合約調閱，這部分的做法就非常重要喔，因為有時候同一個類型的合約，所簽訂的條款它都略有不同，還是需要讓法務就合約內容的重要性跟影響性來判斷是否會簽原單位，那目前我們的系統就是這麼做的。
很多時候有許多朋友也會認為說，我們可不可以依據合約類型，就決定要不要會簽原單位主管，那我只能跟大家說，我們家是這個資訊系統起家，在資訊技術簡單做法我們一定是可以做到的。可是商務合約的權益問題還有保密問題，跨部門的資料我們還是要經過審查，才能夠提供調閱，我們是非常重視這樣子的一個程序的喔，TIPS的規範也有在交代喔，那不過如果說有單位想要做到所謂的全自動化，我們一定是可以配合的。我們導入這個系統多年，這個合約情報非常重要，其實還沒有不經過審查就直接經過類型判斷就開放調閱的喔。
這個部分跟大家稍微分享一下我們的經驗，許多時候資訊系統是希望透過自動化來提升作業的效率，這是一種趨勢，但在嚴謹度上確實還需要專業的人工介入考量，尤其在商務的情報訊息喔。
所以如果A部門要調閱的是跟甲公司的其他部門採購合約，這個部分通常就會涉及到價金、內容物等等，可能就需要會簽原單位的主管做同意，那在這裡法務就會退回這個合約調閱申請，並申請單位加進原單位的主管會簽的程序，所以大家主管都通過了，法務就會開放提案申請合約調閱囉。
合約調閱方式及應注意事項
一般的合約調閱方式啊，我們又有分為「線上的調閱」、「正本的紙本調閱」跟「影本的紙本調閱」，這裡面的管制措施應該也不少吧，因為申請人只知道要申請調閱合約，可是合約是法務要保護的標的，大家看待他的這個重視程度自然會有不一樣，所以當然有許多的這個管制措施喔，像是合約的調閱期間，一般申請人他會提出他需要的期間，可是法務會覺得，這個合約你可能不需要這麼長啊，所以都會有需要溝通的機制喔。
那另外線上調閱最普遍需要的，當然就是浮水印，因為浮水印就有這個申請人的名稱、開啟檔案的日期等等的相關訊息，當然在下載或者是列印的功能上，那我們的系統都一定會有破碎的處理，成為這個空白的機制，不用再怕瀏覽器的內建功能，當然是要完整保護的，那這個部分也已經是我們資訊系統的基本標配，所以如果你還是遇到這個合約管理，沒有這部分功能機制，表示他們的資訊能力，您可能要再考慮一下，這會影響到系統導入後，它跟其他的系統作業的配合，或者是功能上的這個客製服務等等的問題，因為資訊能力本身就不是他們的專長啦，其實就這是在指事務所的合約管理系統嘛。
整合資訊能力與法務管理需求
那純資訊公司的合約管理系統就比較好嗎？這個當然更要審慎考慮了，因為他們是資訊公司，對合約法務的管理需求它一概不通，那這對法務人員來說是一項嚴峻的考驗，因為這個系統就會變成資訊合約系統，以資訊為主軸，合約管理為輔，那在實務上根本就不符合合約的工作程序 ，總而言之就是沒有管理的概念，不堪使用，那弄到最後就是法務跟IT彼此之間不講話這樣子，其實這也不是IT的問題，其實說到底是委外資訊公司的問題啦。
那怎麼辦呢？很簡單啊！選擇我們的合約管理系統啊！
我們有專業的這個法務的合約經驗，那又有智財的制度規範導入的經驗，另外完整的資訊研發團隊，國內僅有我們公司目前是這樣子的一個專業組合。
紙本合約調閱→歸還/追蹤機制
那另外為什麼紙本的調閱風險不是很高嗎？為什麼要提供紙本調閱呢？
當然因為有些時候你可能有侵權的糾紛或者是紙本佐證，那或者是會計師要來查帳的時候要確認一些事項，你就會需要有這個紙本調閱的需求，所以如果你有紙本，調閱完就要有歸還的問題，要設定歸還追蹤的機制喔，這是非常重要喔。
以前我們遇過，合約被業務單位給借出去沒有歸還，業務人員也不小心離職了，也沒有做好交接，結果雙方這個案子又剛好起了爭議問題，公司又要提出紙本合約又找不到，老闆怪法務，法務怪業務。那後來怎麼辦，就只好跟對方要啊。
其實合約是不會作假的，以前都是吵歸吵，基本的誠信原則還是有的，大家就是針對自己的權益各自主張而已，只是合約要跟對方要真的很可愛。
我們最近才找過一家，他業務人員要離職前，他發現他的合約遺失了，所以他趕在離職前去跟對方要，這個合約的影本要進行交接。這就是我們的系統為什麼要設計，紙本歸還的這個追蹤機制，就是不想要再這麼可愛下去了。所以這個案子也在他離職前就成交了。真的有任何缺失，我們當然一定要盡善盡美的來調整改進。
那另外現在的合約管理追蹤也是在法務或文管嗎？那我們的系統是可以提供，由公司內部來自行決定，這個是很彈性的地方，其實我會這麼問，是因為不同公司會有不同的管制措施，它沒有一定的對與不對，可以依據組織需求來進行管理，跟我們TIPS制度導入，它的規範是一樣的，資訊系統只是在輔助我們的作業，是在幫助我們落實合約的業務需求，並不是在限制我們的作業程序，所以要提升合約管理的真正的價值，對於合約資訊系統的導入，真的要嚴格來評估你的作業系統喔，才不會本末倒置被我們的資訊系統限制住了，是，不過你也有提到TIPS的規範，今天我們的合約調閱主題，其實就是在談合約的審查程序，那合約既然是商務的情報資訊，所以在進行調閱使用的過程當中，審查程序是很重要的，那到目前為止，雖然TIPS的委員，還沒有針對合約的審查調閱給意見，不過這個其實都是包含在內的。
今天我們談完合約管理中的調閱跟追蹤的相關資訊系統的管制問題，這其中不僅僅是涉及到，法務需要有很多的管制項目，來調整它的做法以外，它不單純的只是資訊工具的使用而已，當然如果你在使用的是，事務所開發的合約管理系統，那麼在加密性的資訊工具應用上，那可能相對就會相對弱一點，資訊安全的議題要特別的注意喔，那另外呢，如果僅僅是用一般的文管或KM的系統，來發展合約的管理系統，這部分的保護機制的應用性，就不見得隱含了法務的思維，智財的管制措施就會很弱，有時候也會影響到我們權利的主張，這部分都是我們今天在談笑之間，想要跟你傳遞的思維，希望對你會有幫助。
另外，關於貴公司正在落實的TIPS制度，有關於8.2.3合約審閱機制，在資訊系統上的規劃，因為這個主題跟今天相較無關，所以我們就先暫時不討論，有興趣的朋友可以再與我們聯繫。
下集主要將探討：合約管控機制有哪些？分享一些常見的合約管控小撇步給你。
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
