我們在上一集介紹到了新穎公司取得區塊鏈認證專利，並應用在企業合約管理系統 ECS上，進行合約案件審查歷程的存證紀錄。
新穎公司的ECS合約管理系統已經發展了16年，產品成熟度穩定，也因此獲得UC Berkeley’s創新中心的青睞，雙方合作協助推廣美國市場。究竟ECS有什麼魔力，可以在市場超過16年仍然屹立不搖？今天就讓我們跟你分享一些能讓合約審核變得更高效率的心機小撇步。
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
我們這一系列就是要來跟大家探討企業的商務合約案件，跟企業的營運活動息息相關，其中蘊含了企業的商務活動的精要，它是必須被合理、適切的管理，更重要的是它應該要能更被積極地運用，因為它就是企業營運活動的紀錄情報，企業管理者通透掌握合約的統計訊息，便可以知道企業的業務能量，最大的關係者，以及我們與重要的客戶商務往來情報訊息等等。
面對這麼重要的合約管理資訊，我們要如何在合約簽訂過程中，保持詳細的紀錄資訊，確認雙方的合作利益作大化，當然跟我們審約歷程的流程設計有關。
今天我們就要跟您來探討有關合約的審約歷程，到底在資訊系統上，應該需要有甚麼設計是企業您應該要多加思量的。
ECS合約管理系統的發展起源
「合約管理系統ECS」目前導入的國內廠商已經超過600多家，市場導入實績非常豐富的。我們是在2006年跟國內有一家「普立爾」，是做數位相機的公司，後來被鴻海併購了。一起申請政府計畫開發完成的，後續我們公司持續進行市場商品化。
當時雙方合作，「普立爾」公司提供實務業界在合約法務上的制度與作業程序，我們提供資訊技術，雙方共同發展產品。完成後，我們可以進行市場的商品化，後續我們持續經過許許多多的上市櫃公司指教，告訴我們不同的合約管理情境與作業需求，持續更新改版，到現在2023年已經過15年的歷程，我們仍然不斷的再創新更版中。
像是功能機制上，如 blockchain的存證紀錄，還有要符合tips的規範，在特定的合約案件類型，我們會加入了合約內容的卡控，如權利歸屬、保密條款的提醒與紀錄。
我們也為了因應美國UC Berkeley’s創新中心的需求，預定發展全新的英文版本，由美國UC Berkeley’s創新中心代理銷售美國市場。合約管理國際管理需求與制度大致相同，我們的產品非常成熟而且穩定，所以也提升了美國Berkeley’s創新中心的代理意願。
歷經16年，ECS合約管理系統的成熟且穩定
新穎公司的「合約管理系統ECS」已經發展了16年了，產品很成熟也穩定，同時也獲得UC Berkeley’s創新中心的青睞，雙方正在進行更進一步的市場擴充銷售計畫，這些正面訊息都可以做為您評價新穎公司合約管理系統產品的基礎哦。
六個讓合約審查更高效的心機小撇步
(1)審查歷程
一般而言，合約的審查可能會包括有：合約案件的審查歷程也就是「主流程」，以及在各關卡可以進行其他的「會辦」歷程。
也就是，我們合約在提案時，就會由合約類型來判斷所需要的「審查關卡」，但是如果在各階段或是到法務審核時，法務或是相關人員，覺得此案件需要會辦其他單位，那系統即可直接進行會辦的邀約。在會辦的部分是會簽，可一次會簽多個單位人員。只有合約審查的主流程是串簽的概念
我們系統的特色，就是會將這案件的審查歷程與會辦單位的會辦歷程，包含邀約需求，會辦的意見回復、處理天數等等，分開且忠實地記錄。
所以這裡的會辦單位邀約需求、意見回復，以及會辦文件列表，這些會辦歷程，都是跟案件的審查歷程資訊，完全是分開顯示，這樣資訊就非常的清楚明瞭。
(2)時間精準掌握
為什麼審查歷程的時間記錄，要記錄到幾點、幾分啊?
主要原因是更有利於訊息的溝通啦！
舉個例子，公司有一個大型專案合約成立時，法務在此案件的審查會非常即時，審查當天的歷程往返有多筆，這時大家一起在作業，如果都是在講幾月幾號，有時訊息項目一多，溝通就不太對。
而且處理的時間計算對於合約案件，1天的差距就差很多，所以越詳實越有利於大家的溝通，紀錄也會越忠實。有時成本的計算，或是處理期限的延遲，越精準的紀錄訊息，對於管理者越能更掌握效率資訊，對企業的作業效率要求是更能提昇的。
(3)類word使用機制
為了要審約人快速進行「審核意見」的表述，所以我們直接加入類似word使用介面機制，所以您這裡可以進行文件相關的顏色、大小、點列、字型、甚至剪下、複製、貼上都可以。
(4)常用意見文字清單
許多審核關卡，通常在通過或是其他情境下，有常用的「意見」表述文字，您可以直接將您這些常用的「意見」表述文字，直接儲存，以後下拉式選單直接拉下，直接點選就好了喔。
(5)理由/意見/回覆 欄項調整
審查「理由/意見/回覆說明」這個欄位，這欄位資訊是可以擴充的喔，只要您覺得這欄寬不夠大，想要更大的呈現資料訊息，您直接在線間點選2下，就直接會展開欄寬，您直接閱讀或是利用資訊就會更方便了。
我們是一直在調整些系統介面的易用性喔！它因為跟合約管理相對無關，但卻是實質影響許多人的作業程序或是效率。
(6)置換公司商標
左上角的ECS logo，我們在系統導入前，一定會跟您索取貴公司的logo圖檔，我們會主動幫您更新左上角的圖檔哦！都可以置換成貴公司自己的logo。
超前部屬─.NET Core版本的升級
微軟已經宣布2026年不再支援NET版，我們ECS標準產品的core已經升級完成，從今年我們就已經陸續跟廠商約更新時間。
ECS已經更版到core版了，我們不可能等到2026年才來做這件事，肯定要先做啊。如果我們太慢做，企業更版有不適用的地方，像是可能有跑版，或是更新環境不同、安裝程序不一樣等等，我們都要處理啊！
如果等到微軟不支援的時候，我們才開始通知客戶更新問題，我們用戶都是大公司，每天合約案件都有數10件在處理，這風險太高了，合約跟商務營運有關，我們不可以有任何疏失，所以我們一定得要提前2-3年作業。而且這其中，還涉及到更多公司的客製版功能，所以我們先進行標準版公司的更新，後續會開始進行非標準版公司的core版更新。
- 企業可以選擇不更到core版嗎?
是可以啊！只是到時候微軟不再支援NET版的時候，如果到時有任何問題需要處理，或是要因應制度法規的調整，有一些需要客製的需求服務，您找我們可能也會愛莫能助了，因為微軟不支援了，所以也就無法處理客製或是問題了。所以我們還是會建議客戶，還有1-2年的時間規劃，還是要將產品更新為core版。長期的合約管理作業，不能因為短期的麻煩，影響長期的管理問題。
- 這部分企業要準備多少升級費用啊?
主要要看您的版本別喔，有些是不用費用的，只要是我們維護系統的廠商，都是免費的！
總結：
今天我們深入的介紹了合約管理在「審查流程的資訊系統設計」特色，這其中也有許多是在增進審約的效率作業機制，雖然是小功能，卻是讓我們在審約時更具效率性，真的是有合約審約經驗時，才會提出的合約設計功能，很有特色，也非常值得您參考。
另外，微軟在2026年就不再支援NET的開發環境，已經改為Core版環境，新穎公司的「ECS合約管理系統」也已經全面升級完成了，如果您是新穎公司的客戶，已經可以主動聯繫我們安排版本的更新了，都是免費的升級服務。請您一定要注意自己的權益哦！
下集主要將探討：合約代理案件機制設計，以及合約應如何進行歸檔。
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
