我們在上一集介紹到了合約代理案件的機制與需求，以及合約如何進行歸檔的眉角。
企業該怎麼選擇資訊系統？除了評估企業的導入實績以外，更重要的後續持續服務能力，也是不可忽視哦！另外，我們都知道，合約的代審案件管理非常的重要，簽訂合約過程中，不但具時效性且牽涉議題也很多，那麼合約管理系統到底可以如何來協助短期代審作業呢？今天就來跟您談談「合約代辦與檢索調閱」我們正在這樣做！
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
資訊產品選擇的重點思維
資訊產品的導入一定是一個數十年的系統，維持一個產品系統真的需要一個完整的團隊，並不是一般事務所想要跨入，就可以直接跨入，要能夠做到長期的維護與更新規劃改善，這是需要投入非常大的資訊團隊，否則企業的導入系統就很容易形成孤兒了。
我們從事智財服務以來，也見過幾個智財管理系統的孤兒，最終導致企業想更換但又受限於導入之際有許多的客製成本投入，使得企業更換系統不易等等的問題。
如果當年是7-8年前的系統導入，不可能到現在企業在合約管理都沒有任何需求或資料需要調整，甚至都不需要與人資或相關的系統進行串接整合，這幾乎是不可能的。
我們也服務過許多傳統產業，他們甚至都已經將合約搬到雲端平台進行管理了，這其中的人資資料等等機制都是要再協調的，才可以滿足產品完整性的服務。
因此，企業一定要評估導入系統的廠商對於資訊系統的導入實績以外，更重要的後續他們公司的持續服務能力，如果他們公司的主體業務並不是以合約管理系統為主，是以事務所等服務為主，或許長期下來就是一個問題了。
新穎的資訊系統：
新穎公司在這15年，有超過600多家企業在合約系統的導入經驗哦！我們是資訊背景起家的公司，在系統的優化上或是服務的需求方面等等，絕對是可以跟大家一起成長的公司哦。
在資訊開發的語言技術能力上，新穎一直都是持續投資在最新的開發語言程式，以因應市場的環境，這真的不是一般事務所可以比擬的！
合約代理是共同審查機制接
在合約代理期間，並非權限移轉，而是共同審查！
我們的合約「代理」機制是指在代理期間中，「代理人」跟「被代理人」是具有共同審查權限的。
另外，代理人也可以針對特定案件進行代理案件的選擇，避免因為權限執掌等級不同，影響合約的機密管理機制。
在代理期間有關的「待辦」通知，「代理人」跟「被代理人」都會進行待辦通知及延遲審理的信件通知，並且會個別信件通知，我們會每天彙整成一封延遲審理信件給您啦！
一般我們會依據跟人資單位每天談好的更新資料以後，大概在凌晨4-5點開始發信通知待辦警示信件，讓您在一早上班的時候，進行信件收件時，就可以直接收到通知囉！
合約審查介接公司內網
在待辦合約部分滿重要的，有些公司內部都有內網，我們能和公司內部的內網整合，這樣訊息就更不會遺漏了。
例如待辦合約等等資訊，直接上傳到公司的內網，讓同仁一登入帳密後，就可以清楚知道今日的待辦合約，連收信都不用了，這樣更能加速合約的審查效率，避免合約審閱被延遲。
所以這樣的服務轉變，也是我們這1-2年才被客戶提出客製的服務，這種加速合約審閱的機制調整，真的都是因應環境需求與資訊化提供，才開始孕育而生的，適時的進行合約管理的機制調整，是必須的哦！
合約檢索小撇步-三種功能任你選
合約的檢索機制，分為三種：欄位檢索、快速檢索、全文檢索
第一種：欄位檢索
就是針對各欄位進行檢索，也就是針對合約的欄位進行內容的檢索，這個檢索結果非常準確，所以使用者會很清楚他要查的資料範圍，例如相對人、案件類型、簽署需求大章等等，都可以在這裡輸入您要的檢索條件。
第二種：快速檢索
當您大概只知道一些合約內容的印象，您不是要做精準性的檢索，而是簡單查詢，先線索一些資料出來，您就可以直接點檢索使用了，這功能通常是法務最常使用的機制，我們叫做「快速檢索」。
第三種：全文檢索
這個是針對系統中的合約附件檔案，Office系列進行檢索，這是管理者權限也稱作法務權限，可以針對我們系統中所有的合約附件文本進行全文檢索，只要是Office系列的檔案都是可以的。
如果是WORD文字檔轉成PDF格式，是可以提供全文檢索的。
但是如果是圖片影像檔，那就不好意思了，我們沒有提供OCR功能。
雖然大家都說現在OCR辨識機制已經很成熟了，但還是需要人工再校正尤其是中文字的部分，而且辨識的是合約文件資料，企業不可能這麼放心讓OCR辨識就作為檢視或檢索使用，法務對於合約的字眼都很在意的，一字之差造成的誤解很難說明，所以這部分我們就沒有提供了。
我們的全文檢索可以針對最新版次的附件內容進行檢索哦！
常常我們法務要查閱的合約內容範圍，通常要針對最新版次的內容進行檢閱，但是如果各版次都是我們檢索的範圍，那合約被檢索出來就會相對多，對法務而言又要花點時間確認合約標的，徒增作業效率而已，所以僅針對最新版次進行內容範圍的檢索，也是我們的貼心小功能哦！
總結：
今天我們針對待辦或是待審的警示通知與人事資料的串接，說明服務的作業程序，現在也開始有許多公司會跟內部的內網進行資料的整合呈現，加速合約的審查作業。另外，也針對合約管理的三種不同的檢索機制跟我們詳細介紹，各種檢索機制都有他的不同利用性，多性的檢索機制設計，確實可以增進我們在合約紀錄的查詢或是調閱服務上需求，都是強化我們在合約資訊掌握的效率。
下集主要將探討：合約管理在智財管理制度TIPS需要注意的重點跟事項。
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
