我們在上一集介紹到了合約代辦機制以及三個超方便的檢索調閱小撇步。
合約是主張權益的依據，而合約管理能夠記錄企業在商業活動中的營運紀錄，那如何做到完善的合約管理呢？今天我們要帶領您探討合約管理的整個流程機制－起案、法務審查、簽署用印與結案歸檔、報表管理與加值功能，每一步都完善的切合到合約管理的精髓，不但能強化商業關係，更能提升商業應用價值，讓我們一起把合約管理變成貴公司的必備利器吧！
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
掌握合約管理，成就商業成功
合約重要嗎？當然重要，因為他是我們公司主張權益的依據。
合約管理有必要嗎？當然有必要，因為他記錄了我們公司在商業活動中的營運紀錄，這當然是要進行管理的。
其實說了這麼多，只是要讓企業老闆知道，大家都知道合約很重要，合約管理更重要，但是現行還是有許多公司對這麼重要的合約只進行簽核流程的作業，並沒有進行管理的應用，是不是太可惜了呢？
我想企業為什麼在這麼重要的合約文件裡沒有進行管理，可能也是對於合約如何管理？沒有太多的想法，所以就只能先提升審約的流程機制，這些過程都是必然的，但在流程審查機制成熟後，千萬不要忘記要進行合約的管理應用哦。
今天，我們就要整體性的來跟您探討國內在合約管理的流程機制，如果您是法務長或是公司正要規劃導入合約管理系統或是制度，我們這集絕對是您不能錯過的內容。
目前有許多公司會藉由簽核系統來進行合約的審查。
我想補充的是，一般的簽核系統大多都只在各「業務單位的起案」到「主管審核的合約起案」哦！進入法務審核這個程序，大多公司是沒有處理的，因為它跟各合約的類型、甚至緊急程度等等會走的流程階段，都不太一樣，所以現在公司的簽核大概都只到部門單位的合約起案，進到法務審查階段，就沒有使用簽核系統了，就算有也是相對簡單的流程簽核，只是知會法務需要進行後續審查作業。我想這其中，不論是做一半或是沒有做，對於法務都是很困擾的。
商業活動的起點－起案階段
合約管理上整體的流程機制會包含哪些呢？
合約管理的整體流程，當然是從「商業活動」開始，所以會有各業務單位的「合約起案流程」，當然有些案件跟商業活動無關，但卻是跟法務的作業有關哦！
無論是合約或是案件，我們都是從「起案流程」開始。當然，這部分就會依據貴公司在起案人起案後，需要經過的「部門主管審查」開始，到底要審查幾關，到哪一個層級？我們都是可以依據貴公司的需求進行設定的。
一般企業的簽核系統大概就是做到這個階段－企業會利用簽核系統來協助到各業務單位的起案程序。
可是，這個階段並沒有進入法務部門。因為使用公司內部的簽核系統，所以在法務方面，法務是不知道有提案的，簽核只到部門單位合約就停止了，所以法務是不知道的。
當然，這都會記錄在簽核系統中，可是要如何整合性的運用，可能也是一個問題吧！
制度規範－法務審查程序
起案後，接下來就進入法務的審查程序。
這部分就根據內部的合約管理規範進行。一般企業會依據各合約類型決定流程關卡以及相關負責人員。
所以就是我們早期法務主管在合約送進法務以後，就開始進行分案的意思。
可是以前主管分案，會判斷各法務人員主要審約的類型，或是負責的區域範圍，甚至是法務現行身上的案量都是考量。
這部分就是用後端來設定，像是各合約類型的負責人員、或是各區域等等，甚至這個合約類型的審約天數設定等等都可以，內部自行規定即可。
後端是沒有法務現行案量的設定哦！不過，我們有統計法務的處理案量報表，這樣也可以知道公司哪種類型合約比例越來越多，是否有人力短缺問題，法務主管也可以隨時進行人力的支援，都是可以運用的機制。
進入審查階段，許多時候流程的變異性或是調整性情況就比較多。
像是「特殊案件」，如果法務認為這個案件是屬於特殊案件，我們也可以由法務成立特殊案件的合約審查流程，系統就會依據特殊案件進行程序的審查，這部分也是在組織裡會遇到的情境哦。
另外，申請人選擇錯誤的合約類型，這部分確實是非常常見的。有兩種做法：第一個是-退回去讓申請人重新選擇；另外，就是法務分案可以直接調整正確的案件類型，當然這些資訊申請人跟主管都會得到通知哦。
在審查過程相關需要的會辦單位，都可以進來進行審查。
如果是必要會簽，會辦沒進來，系統還會一直提醒他喔！
如果不是必要會簽，合約還是會往下一關跑，不會等它的會辦審查意見。
稽核管理－簽署用印與結案歸檔
簽署用印
接下來合約審查完成了，就要進行用印階段。
20年前的用印很單純，就簽到用印單位進行紙本用印即可，現在不太一樣了哦！
台灣、大陸的廠商合約還是習慣紙本合約，但是在歐洲的市場就不同了，他們已經逐漸需要電子化簽章了。
各地簽屬用印需求不同了，那這部分我們正在開發API，我們會跟電子簽章系統進行介接整合，第四季公司產品會有這個模組可以提供選擇哦！ 另外，因為現在公司大小章用印需求也很多元性，所以我們也有規劃大小章的管理機制。
結案歸檔
接下來合約用印完成以後，就是結案歸檔了。
所以合約保管單位無論是：業務單位、法務單位，或是文管單位在收到雙方用印合約以後，就會進行合約掃描，歸檔工作。同時，如果有需要續約，或是提醒的條款或是工作，也會進行警示的紀錄通知等等事項。
如果用印歸檔的合約有需要被調閱的時候，都可以進行合約的調閱程序，當然這部分也需要依循公司的制度規範辦理，像是調閱正本、影本或是線上調閱等等，都是很重要的合約管理流程。
合約在很多的雙方權利義務協商過程中，不僅有我們合作標的的價金、期程、維護等等的議題，還會有保密、權利歸屬、甚至無侵權擔保議題，這部分在系統裡有機制可以協助，而且這部分在TIPS是有要求的。
我們透過系統來協助記錄關於TIPS規範的要求，這樣才能真正落實於企業內部。不過，有一些廠商確實在制度規劃上還沒有這部分強制的要求，所以目前關於保密、權利歸屬等，我們是提供紀錄選項，由企業自行決定是否強制審查。
在這階段，我們所有關於合約的流程作業，都會有紀錄文件，都是可以作為稽核管理審查的依據哦！
商業應用價值－報表管理與加值功能
報表管理
最後應該也有完善的報表管理吧！以作為企業商業化的決策應用基礎
我們報表管理有個特色，我們已經提供合約管理系統裡所有的欄位檢索，同時也提供了報表資料的匯出功能，所以我們的報表管理現行所提供的統計報表不多，除非企業有針對例行化的報表請我們進行客製開發，否則企業都是自行將所需要的欄位進行範圍檢索以後，匯出EXECL自行繪製報表再利用。
合約起案就是商業活動的開始；首先會起案，接下來就會根據企業內部的合約制度規範，進行合約審核流程、用印流程、以及合約的歸檔，到後續的調閱管理，這些制度規範也是企業在稽核時會進行的作業，確保合約制度的落實，同時，強化我們合約的管理能量。
最後，當然合約不僅是約定權利義務功能以外，活用我們的合約報表資訊，這裡內隱了許多的業務能量、市場活動力、客戶關係等等的經營情報，是決策者重要的訊息來源，企業主請千萬要重視哦！
加值功能
合約活動對於市場營運息息相關，但是要做完善的合約管理，也需要有相關的支援加值功能哦！像是：手機審查、區塊鏈認證機制、合約範本、內文比對、全文檢索、公告園地等等，這些都是企業可以思考的輔助性功能，增進我們合約作業效率、提升合約審約品質，這些，新穎公司ECS合約系統都是有提供的。
ECS新功能
1.公告園地是今年的新功能。
這個新模組功能就是因應TIPS的規範，滿足企業各單位對於法務服務的相關需求交流模組，像是：公告，諮詢、FAQ等等的法務需求機制，強化內部的交流園地，提升法務的服務能量。
同時，也會規畫大小章的管理與線上電子簽章的介接整合機制？
2.大小章的管理與線上電子簽章的介接整合機制
這正著手列入產品規格設計中，預計第四季可以提供這個模組喔！
下集主要將探討：新穎公司最新推出的合約公告園地！
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