我們在上一集介紹到了如何透過合約管理來強化商業關係。
2023年最Hot的合約管理新功能來囉！法務知識園地如何累積，就在我們「資訊園地」裡，ECS合約管理系統符合TIPS關於合約制度的要求，新的功能，歡迎您來試試哦！這集我們主要探討合約資訊園地的加值目的！
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
今年新穎公司有個合約的資訊園地功能，這是在2023年推出的新功能，跟國內目前正積極在推動的「台灣智財管理制度TIPS」規範有關，今天我們就要來跟大家說明，合約管理系統為什麼需要一個資訊園地，它不僅是可以連結TIPS規範要求以外，其實對於企業在提供法務案件的服務，都是最好的溝通交流機制。是可以更強化企業的法務案件服務能量，同時更能提升我們企業在合約權益表現上的價值。
合約審閱－遵循TIPS8.2保護階段
我們今天要從TIPS規範來談合約管理系統應該要有的相關功能，以提升我們在合約法務的服務上可以滿足TIPS規範，同時可以透過軟體產品的連結，快速輔助我們企業建立TIPS要求的規範哦！
TIPS對於合約審閱，是不是有一些要求呢?
TIPS的單元架構跟ISO的架構是一樣的。因為TIPS是針對智慧財產的規範要求，所以在第8單元就是以智慧財產管理為核心，包括8.1智財取得、8.2智財保護、8.3智財維護、8.4智財運用。
合約審閱，是8.2保護階段喔！
在8.2智財保護階段中8.2.3就是在談「合約審閱」對於智財取得、保護、維護與運用有影響之合約，組織應確保下列事項受到審酌並維持審閱紀錄：(A)組織之必要權益受到合理保障；(B)當事人權利義務之約定明確；(C)保密之義務範圍界定清楚；(D)智財之權利歸屬約定明確。
這其中的權益合理保障，跟權利義務明確約定，這本來就是合約內容的要求，所以法務會審酌合約的保障與權利義務。
但在保密義務、以及權利歸屬、甚至不侵權保證，這些部分，我們合約管理系統也開始進行記錄審查，希望申請人或是法務對這部分的權利主張，一定要注意到，避免公司的權益受損。
所以在法務審約過程，就會記錄這些是否有被考量，提醒法務要注意合約內容有無相關智財要求。這樣可以提升我們公司在雙方合約簽訂之際，表述我們對智財的要求，避免日後產生爭議。也是降低大家在合作之際，發生智財洩密的風險，更增進彼此合作的信任度。
只要有約定，就多一份安全的保障，也提醒大家在導入合約系統，這些部分都是很重要的哦！
資訊園地－是諮詢園地、還是公告資訊、還有..
我們今天要討論的主題，資訊園地，為什麼會叫做資訊園地呢?
您一定以為是「諮詢園地」對不對?
我們設計這個功能，不僅僅是要提供法務諮詢服務，更重要的是要進行法務部門的相關資訊訊息的布達，包括有：法務部門的公告資訊。
這很重要，部門的公告訊息，讓全公司知道法務部門的公告資訊，提升交流溝通機會。
還有，諮詢園地，在一般的認知當中，是提供一個公司同仁有法務議題，可以諮詢的園地，作為交流溝通的管道，強化法務部門的服務品質，當然也可以增強企業的合約訂約的品質。
提供一個的諮詢園地，讓各業務單位或是研發單位等等，在合約提案過程，或是與他人合作的過程、甚至研發的過程之中，可以就可能或是由疑慮的相關法律議題，隨時與法務部門進行一個溝通管道，讓合約的品質，或是商務利益等等進行最大化的主張，降低法律風險。
有一個良善且通暢的溝通諮詢管道是很重要的，我們現在ECS合約管理系統也有提供了哦！
FAQ園地－建立法務Q&A手冊
我們也提供法務部門就公司同仁常常提出的相關諮詢問題，可以彙整公告在「FAQ園地」，讓其他同仁有法務問題想要諮詢法務部門時，可以先就常見問題查找一下，或許可以從這個「FAQ園地」找到自己所需的答案，這樣也可以提升同事的作業效率，透過法務常見問題的積累，累積出公司的「FAQ知識園地」，這就是知識分享再利用的價值，其他部門同仁可以快速找到答案，法務人員也可以不被打擾，專注工作。
當然，這要是要慢慢建立法務知識交流的園地，不可能一蹴可及。
知識積累需要時間、成本，是有價的。所以企業當然要將這些諮詢溝通的知識紀錄，累積在內部平台，並可以將它整理再對外分享利用，建立企業的法務知識園地，形成Q&A手冊，強化法務的服務能量。
所以我們也提供了「FAQ園地」來進行法務資訊的交流園地，提升法務的服務品質。
制度/辦法/表單－與DCC單位連結
我們還設計了一個「制度/辦法/表單」的功能，這個功能主要就是提供法務部門的相關「制度/辦法/表單」可以整理在這裡，提供公司同仁自行使用。
可是我也遇過，單位部門管理的版本常見會跟DCC文管部門的版本不一致，這怎麼辦?
我們這個「制度/辦法/表單」功能就是提供一個與文件連結的功能機制，目的就是避免跟DCC發布的版本不一致的問題，因為DCC的文件有點多，在這裡就是針對跟我們法務部門相關的「制度/辦法/表單」進行彙整，讓組織同仁可以快速地查看相關的「制度/辦法/表單」。
因為與DCC進行連結，所以還是以DCC提供的版本為主，才能確保企業公告版本的一致性，法務也無須去進行版本管理，就是彙整法務文件並進行連結。
法務部門將自己所公告的相關「制度/辦法/表單」提供在我們的合約管理系統上，對於法務的資訊彙整與服務更全面，小小的功能思維，卻可以提升大大的服務品質，非常不錯。
這都是我們在導入企業合約管理實務的經驗上，希望能夠更強化法務對其他部門的服務能量，並且更有效率的保護組織的權益，當然，同時就是在建立組織的法務知識、與交流溝通的管道等等。
從TIPS角度來談合約資訊園地的加值
這確實是提升法務服務能量，以及累積公司法務知識非常好的功能機制哦！這也跟TIPS的規範有關連喔！這是TIPS第七單位的支援中所要求的7.3溝通有關喔，(TIPS7.1是資源、7.2是能力、7.3是溝通、7.4是文件化資訊)。
TIPS7.3.1在談溝通管道，7.3.2在談的是智財諮詢，我們剛剛介紹我們今年在合約管理系統ECS新增的功能-公告資訊、諮詢園地、FAQ園地，就是跟7.3溝通有關。
另外，制度/辦法/表單是跟7.4.1文件化項目有關
TIPS7.3.1溝通管道規範的是「組織應建立智財制度運作所必要的內外部資訊溝通管道，使資訊可即時反應傳達」。這裡在談的就是涉及智財管理的資訊要進行反應與流通，強調的就是組織所採取的溝通管道應能「即時」反應成員所提出的智財管理的問題或意見，當然這裡的溝通方式是不限的，所以我們就在ECS合約管理系統直接新增了「公告資訊」，提供法務部門可以針對法務的訊息直接進行公告，讓組織成員快速掌握資訊。
另外，也可以針對成員常問的問題或是意見，布達在「FAQ園地」，形成「Q&A手冊」，也就是法務部門可以透過溝通或是諮詢的紀錄將相關的問題，如：重大事項或特定議題等，發布在我們「FAQ園地」，形成一種公司組織知識，作為後續有相關問題時，可以請公司成員先參考「FAQ園地」資訊，法部部門也可以將「FAQ園地」作為溝通工作的手冊紀錄，滿足TIPS7.3.1對法務在智財管理工作的要求。
其實，這雖然是可以滿足TIPS7.3.1規範要求，其實重點是在提升法務對組織的智財保護更嚴實，更有效率的建立大家溝通管道，強化智財的保護力。
另外，在TIPS7.3.2規範的是智財諮詢，主要是要求「組織應透過溝通管道確保下列各項要求已被滿足：(A)法律風險在決策或執行前已被考量；(B)組織之法律權利與義務得到適當的主張或履行」。在這部分主要就是在有涉及到智財法律相關議題時，組織應提供諮詢管道，例如法律議題的諮詢服務。
以上我都必須再清楚說明哦！因為TIPS規範的是智財管理制度，可是我們法務部門在公司的法律諮詢不僅僅只是智財的相關法律諮詢，還會有一般的合約類型或是案件的法律諮詢等等，所以建立一個諮詢園地，提供組織成員諮詢服務，不僅可以有效，更能透過記錄管理，強化法務部門的回應能力。
這裡的諮詢會是單一服務，如果有需要布達於企業內部的成員再利用，就會直接放到「公告資訊」或是調整到「FAQ園地」進行全體公司的布達。
有時候法務諮詢的議題是不可以公布的，我們在規劃時都有注意到。畢竟我們在資料的紀錄與管理可是非常注意的，我們可是具有這部分的專業哦！
另外，為什麼還會在這裡設計提供「制度/辦法/表單」機制呢?
這跟7.4.1文件化項目有關，也就是提供我們法務部門就部門單位所制定的「制度/辦法/表單」進行彙整與提供連結，主要也是讓同仁可以快速透過我們合約管理系統統一進行全部法務部門的資訊進行服務，也就是提供一個完整性的資訊布達功能。
雖然有些公司的文件管理都是由DCC管控，但是對於公司要找尋法務部門的相關辦法/表單等又要去DCC查，有時候也是滿混淆的，所以來這個合約管理系統平台就可以一次搞定，所以的文件或是資訊統一平台提供訊息，真的是非常好。
這些服務都是更健全我們合約管理系統的全面性，也希望我們在今年新推出的的這個「資訊園地功能」，大家會喜歡。這些功能是非常常見而且一般性的功能，我們也知道一般部門會有入口的園地，大概也會提供幾項服務功能。 我們也慢慢地再進行資訊的彙整，大家以後就不用自行再發展入口了，直接透過ECS就可以進行資訊的布達與公告了!
總結
今天就是針對我們TIPS7.3.1溝通管道、7.3.2智財諮詢、以及7.4.1文件化項目，來跟我們介紹現在ECS合約管理系統如何滿足這些規範內容，TIPS制度導入完成以後就必須要進行實地的落實，有了資訊系統的輔助運用，在系統化的執行制度辦法之際，同時就在進行紀錄，強化制度導入的真實性，有效的落實制度的管制。
制度導入是增進我們組織企業的管理能量，不是在徒增企業的工作程序，所以利用資訊系統的輔助，更能有效率、更具效益性實現組織經營的目標。法務是智財管理的重要一環，法務的合約保護能力，審約的品質管理，以及資訊的分享再利用，都是強化我們公司在商務關係之中競爭力、保護力，是重要的商務關係議題，ECS合約管理系統的導入，絕對會讓貴公司的法務執行能力，如虎添翼哦！
下集主要將探討：其他重要的合約管理精要！
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