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ECS與DocuSign最強合體！全新的「電子簽章功能-整合DocuSign服務」提升合約簽署效率，時時掌控合約紀錄，提高商務間的競爭力。
ECS與DocuSign最強合體
電子簽章法最新版在今年113年5月已經開始實施，這跟企業的合約簽訂工作就非常有關係啊！這不僅可以加速商務合作關係的進行以外，也能降低企業在合約簽署的工作，提高作業效率。
今天我們就要來跟大家討論，企業您可以如何落實合約案件的電子簽章作業，加速公司的合約簽署活動，提升商務間的競爭力。新穎公司在113年初時就已經預告大家新穎公司的合約管理系統ECS，已經完成跟目前世界上最多企業採用的電子簽名解決方案DocuSign系統進行整合使用了。電子數位簽章的推動就是要屏除傳統的紙本合約了，達到節能減碳的效果，不僅可以降低成本以外，更能提升作業的效率哦！
ECS電子簽章的流程
一般的合約提案會經過各審查關卡，是依合約類型決定的。通過後就會到簽署用印階段了，這時案件就會呈現「目前階段→DOCUSIGN簽署用印審核中」，這裡就會有所有的合約資料，包括：合約的基本相關資料，案件審查歷程等等。
範例：
「基本資料」顯示的需求單位是「新穎數位文創股份有限公司」、相對人是「NVIDIA」。
「案件的審核流程」包括有：「新申請案→主管審核→法務分案→法務主管→最終核准人→DocuSign簽署用印→結案歸檔」，我目前的階段已經在「DocuSign簽署用印」階段了
「審查歷程」可檢視這個案件的審查狀況
「建立簽署」即針對這個案件進行簽署，而合約用印檔系統會主動帶進來，選擇檔案後。
再來，開始進行公司大小章關卡的設定，首先是「公司大章」設定，這裡有兩個選擇，「選擇審核人」與「手動輸入」，我們會就所選擇的人寄發mail通知進行大小章的用印流程。通常在我方我們會直接使用「選擇審核人」即可。
接下來，我們就進行「相對人」的審核人設定，選擇「手動輸入」方式將對方的mail登入。
接下來就要去製作數位簽章的作業，點選「前往DocuSign編輯您的簽署文件」。
這份就是我們雙方要簽署用印的合約案件，請下拉到指定的買賣雙方應該要用印的位置，這裡我們先放上我方大小章，以及簽名檔的位置；相對人的也一樣，將大小章以及簽名位置放置好以後，確認後就可以按「send」寄發mail通知各階段負責人進行用印了。
簽署狀態時時掌握
如何知道雙方用印狀況?
ECS可以從合約案件的「簽署狀態」呈現簽署中，您如果更想深入知道各用印狀態，也可以直接在這裡拉下，就會有各用印章簽署狀態顯示，簡單掌握用印階段的進度哦！
接下來各階段用印負責人就會接到mail通知，點選後，雙方就直接依權限進行用印。當雙方簽署用印完成以後，系統就會自動到下關，以這個案件為例就是「結案歸檔」的關卡。
可以記錄雙方的簽署日期嗎?
各簽署用印的活動，寄送的簽署人，簽署日期，簽署狀態，都在這裡表達的非常清楚，日後都可以就每個合約案件查詢很方便。
如果雙方都已經就這個案件完成了簽署作業，這裡的「簽署狀態」就會呈現「簽署完畢」，下方也會帶出這個合約案件用印完成的文件下載路徑，您只要點選就可以連結顯示出用印完成的合約了。也會有最後的更新日期紀錄，所有的合約紀錄，我們都會有詳實的時間記錄，等等，忠實紀錄每個合約的生命週期紀錄哦！合約在公司的經營活動中，扮演非常重要的商務合作交易內容的確定工作，所以需要有完善的審閱紀錄與時間的紀錄。這部分的完善性我們ECS是按照法務單位的合約管理流程在作業的。
那接下來通過用印以後，就到結案歸檔了
結案關檔→案件追蹤→以及之後的提供有需求者進行線上合約的調閱作業，甚至報表的運用等等，都是這個合約案件後續需要管理的重點啊。
用印需求可以調整嗎？
若想調整用印需求，也是可以的。用印需求是在合約起案的時候，由業務單位自行設定的，這裡就根據當初合約簽屬用印需求來進行的。
你可以選擇不同的大小章，或是要不要簽名，都是在業務起案的時候，自行決定的。業務單位是最知道自己的需求，不過法務審查過程中，如果有不同意見，也可以進行變更及調整的。
因為業務單位常常搞不清楚要用哪一顆章，總是會有選錯的情況，我們還遇過某個業務單位都只選那顆章，甚至不選的，那麼當法務審查時，就可以在ECS做適當的調整。
合約比對比一比
在用印的時候，總是會比對一下用印版跟最終核准板是否一樣，因為合約通常都有很多版次，有一版、二版、三版、到最終版，經常都要進行比對啊！尤其是用印板跟核決通過版一定不可以有差異，所以我們ECS這裡提供了文件比對功能。
您可以將核決版全選、貼上這裏比對文件；用印版全選、貼上成為被比對文件，ECS系統就可以顯示差異的部分，有顏色會展現出來，基本上到這階段顏色是不能有差異的。如果依合約的第一版與第二版進行比對，就會有各種顏色，表示出修改過的差異性條文與文字，這是非常多法務最常使用的功能，備受好評哦！日後我們也會讓大家直接點選各案件的比對版次，不用再全選、複製、貼上了！
總結
今天我們講述並演示了合約管理系統ECS整合了數位電子簽章DocuSign的服務功能。
ECS是國內最專業、專門的合約管理系統，現行也已經整合完成電子簽章DocuSign的服務平台，同時，在合約各版本的比對功能、合約的審查歷程，以及合約版次的紀錄等等都是ECS非常重要的管理功能，也是法務單位對於合約管理重要的資訊紀錄，我們後續將就這些功能的利用性，逐一來告訴您為什麼ECS會屹立不搖在市場上發揮合約管理重要性。我們持續跟您揭曉。
下集主要將探討：其他重要的合約管理精要！
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
