我們在上一集介紹到電子簽章功能-整合docusing服務。
當合約管理系統ECS遇上了線上電子簽章系統docusing，到底會蹦出什麼樣的火花？這次我們將見證，企業進入全新的電子簽章時代！
紙本Out，線上電子簽章新趨勢
為什麼我們ECS合約管理系統要跟Docusign系統進行整合？
當然是因為市場有這個需求，線上電子簽章這肯定是一個趨勢。
早期台灣有許多進口商或是貿易商，通常都是飛過去簽約的，大家見面3分情，一起用印簽約。後來這成本太高了，而且日久大家生意做久了，就直接用紙本寄送，比較不會親送了。以前親送是要維持關係，順便去走走，這沒有問題，本來就是服務交流的一環，現在環境不同了，大家都忙，親送反而會讓公司單位感到不方便呢！而且作業也比較有效率、省成本，這就是時代的變遷。
接下來，我們也預期，合約交易，應該要從「紙本寄送」，轉變為下個世代的「電子寄送」。這部分國內電子簽章法早就通過了，是具有承認性的。
其實，現在全球市場本來就是一個地球村，公司的高階許多都是外國人，很多合約最後的簽名者，就是外國老闆。在國外，老闆本來就是使用Docusign在簽名，可是在台灣，現行企業就相當辛苦，秘書需要將簽約歷程所有資料印出，老闆在就內容審核，簽名，接下來，秘書再將老闆同意的簽名附檔，進行相關的合約用印程序。
我們ECS合約管理系統是有英文版本的，而且這個英文版本可是經過許多大公司的美國律師校閱調整過的，所以，外國人也可以輕鬆使用ECS英文版本，自行審約。
現在許多公司已經開始要求內部審約紀錄使用英文這個趨勢越來越顯明，原因是讓外國主管可以直接使用系統，並且透過Docusign簽名，完成用印。再也不要再透過秘書，還要將合約的審查歷程翻譯，這樣作業很辛苦，而且正確性也會有疑慮的。
再強調，我們的英文版本不是字面翻譯，當年都是各大公司使用的外國律師，直接提供修正意見的。一定比非專門、專業的合約管理系統解釋用詞更加專業哦！ECS中的欄位、功能及相關語法等等，都是這些公司的國外大律師，或是國外高階主管提出的修改意見，我們也都是配合修訂的，這是許多全球化大廠給的指導，有錢都買不起耶，新穎公司非常謝謝這些廠商不斷給我們的指正，這些知識用語完全無價，新穎的產品真的是各台灣大廠共同扶植出來。
ECS整合docusing－快速五步驟
ECS如何整合Docusign的簽約系統？
1. 首先，系統會直接帶入合約最終用印檔案。
2. 用印階段的承辦人可以再確認一下用印/簽署資料正確性，像是有：用印需求，還有相關用印者的mail。
3. 確定完成後，雙方就收到mail通知了。
4. 接下來，各用印負責人就可以進行Docusign的線上簽署作業，
5. 完成後，我們系統就會自動歸檔，歸檔就可以進行結案以及相關的合約事件追蹤了
接下來這個是，我們新增的功能，只要法務同仁或是提案人員在製作合約文件的同時，自行在「用印位置」直接加入/sn1/ /sn2/這樣的「字串」哦！系統這裏就會直接去抓紀錄您要用印的位置。所以在製作的時候，可以先自行製作用印位置，用印人就不用再去拉用印位置了。
而且這個/sn1/字串格式，公司的法務您可以統一規定，不一定要用/SN1/這個文字，您也可以用/SA1/完全彈性設定，所以不會這份文件用/SN1/下個文件用/SA1/。
所以在這個階段，其實簽署用印階段的權限者，主要目的就是在確認用印資料正確性嘛！
ECS簽署文件中-主要四情境
這階段我們ECS系統的使用機制，在簽署文件這階段，主要就是：
1. 如果正在「待簽署階段」-工作任務當然就是「確認資料」，包刮有：要用印的需求，用印人的通知mail訊息正確性的確認，這些資料都是起案人在起案時，或是法務在審查階段時，都已經在確認的資料，系統會自動帶入。
2. 另外，也會有「已簽署完成」，可以進行完成的用印合約的「下載」！
3. 也會有少數的需求情境，是「正在簽署中」，可能會有「撤回」的需求，有可能用印承辦人發現等了很久，相對方都沒有用印回來，最後才發現mail錯誤，通知錯了對象，這階段的權限人員就可以進行撤回並且重送，也會有撤回紀錄。
4.另外，可能也會有少數情境是簽屬用印時需要「放棄/撤案」，有時候案子簽太久，或是有問題發生，雙方會先撤案。
以上這些都是我們ECS會針對各項案件的狀態進行管理，是一個完整的合約生命週期的管理系統。所以，我們在所有的案件處理過程之中，「案件歷程」我們一定會忠實呈現ECS系統的日期時間都要記錄到「時、分、秒」，這也是我們最大的特色哦！因為法務的業務是非常多的，而且很多時候是跨國的法務，要知道法務是何時審閱的，因為每個案件法務都有審核期限，可能是兩到三天，審閱歷程留下的時分秒才能知道是何時提供審閱意見的！
ECS遇上docusing-三大利益火花
第1個-完全掌握合約簽署狀態，提升商業交易品質
過往我們有需多的合約，其實光是請對方簽約用印完，寄回來給我們，我想業務單位或是負責的單位就會這邊聯絡，看看用印單位完成合約用印了嗎？合約用印完了，業務單位也寄出去了，還要確認對方是否收到等等，合約一直沒寄回來，來要打電話詢問，這些都是時間哦！而且，還沒法紀錄，老闆每天問，您只能每天打電話。
現在不用了，老闆或是相關有權限的人在ECS系統裡都會看的到，相關的簽署狀態，誰幾點幾分幾秒她完成的事項，系統都會進行完整的紀錄。
所以當ECS整合遇上Docusing迸出的第一個利益火花-就是，完全掌握合約簽署狀態，提升商業交易品質。
第2個-強化跟客戶的關係性連結
站在對方公司角度想，如果對方是外國公司，本身就已經再推動透過電子簽章作業，如果貴公司也是用相同的作業機制，更符合彼此間的期待，也可以減省對方的成本，提升雙方的工作效率啊！
所以可以迸出第2個利益火花-更強化跟客戶的關係性連結，這也是現行國際利用的趨勢。
第3個-滿足高階主管的需求！
其實，外國主管是非常能接受使用電子簽章的模式，而且他們也非常願意自行審約，審完約以後，透過電子簽名一步到位，這都是趨勢，我想國內各高階主管也會開始有這樣的作業改變，不需要再仰賴秘書印出紙本審查了。
滿足高階主管需求，提升合約審查的品質與效率哦！所以合約電子簽章完全是一個必要性趨勢齁。
ECS碰上docusing－成本降低80%
紙本寄送跟Docusing電子簽成本如何計算？
如果就單價計算，一份Docusing簽署大概是150元左右，越大量價格越便宜，以年計價，依服務方案而定。
紙本寄送計算如下：
國內外的郵資成本- 10萬/年：
國內寄件費用約：40~60元
40~60(元)x500(份)x0.8=16000~24000(元)→平均約2萬
國外寄件費用約：850元(以美國為例)
850(元)x500(份)x0.2=85000(元)
20000 (元)+85000(元)=105000(元)
人力處理成本- 12萬/年
處理郵件寄送的時間約30分鐘
30(mins/人)x500(份/年)=15000
15000(mins)÷60=250(hr)
250(hr)÷8(一天每人工作時數)=31.25(天)
31.25(天)÷21(每月工作天)=1.5(月)
1.5月x80000(元) (企業請員工的估計成本)=120000(元)
雙方合約處理寄送+人力成本- 44萬
甲方：10萬+12萬=22萬
乙方：10萬+12萬=22萬
合計：22萬+22萬=44萬
所以，雙方國內外的郵資成本加上人力處理成本，保守估計至少也要四十萬以上。
總結
透過ECS的將合約生命週期詳實記錄，讓企業可以完全掌握合約生命狀態，提升企業間的交易品質；同時，透過電子簽來進行合約用印已經是國際趨勢，身處在地球村的我們，線上簽署作業也是必然，盡早導入是能更早提升我們跟客戶的連結關係。最後，您的高階主管可能已經是外國人或是許多業務都已經與外國同事夥伴共同作業，使用共同平台，滿足工作需求，可以提升合約審查的品質跟效率哦！尤其ECS的英文版使用介面並不是單純的字面翻譯，當年也是通過各大公司的外國專業律師指導過的，與一般是面的產品部一樣哦！
最後，當然就是單價成本了，透過Docusing簽署作業大概就是150左右，這完全降低了傳統紙本寄送的成本，長期而言不僅提升組織的工作效率外，成本計算更是您可以考量的。
下集主要將探討：其他重要的合約管理精要！
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
