我們在上一集介紹到ECS遇上docusing的三大利益火花。
ECS合約管理系統已經滿足TIPS規範，合約可以「怎麼做」、「如何管理」就能滿足TIPS要求，滿滿乾貨盡在本集中！
最近大家是不是努力在準備TIPS實地驗證的相關備查文件，我們都知道這是非常辛苦的作業程序，而且有時候在內部的各制度系統還沒有完全勾稽為一致性時，在出示相關的紀錄文件，會不會您們家的顧問在模擬演練階段就已經發現許多問題了呢？
這是非常常見的，TIPS的驗證過程只是希望企業您一定要確實落實智財管理，讓智財權可以發揮保護性，有效保護企業的創新成果，並且讓企業的營運目標可以達到最大化的效益。透過外部委員的實地查訪，可以提供企業持續改善的方向，讓組織透過PDCA的循環，追求市場自由度最大化，股東權益最大化。
今天我們要探討有關企業法務的合約管理，到底在TIPS制度中，有哪些規範是與合約管理有相關的？讓企業法務部門更了解自己內部的合約管理系統可以如何提升，在爭取TIPS驗證過程之中，更具效率性。
最近在進行各家公司TIPS的模擬演練，是不是會比較希望企業在許多的制度程序是有資訊化系統來輔助利用？尤其是看到我們家的資訊系統產品，大概就更了解廠商的管理制度，一般看最後的報表紀錄，其實就很清楚可以知道這家公司的落實概況。導入我們家的智財系統，我自己認為在輔導上確實相對容易許多，我們只要在就其他的各支援單位的制度進行訪談，並將相關的制度文件進行智財風險節點的確認或是調整，基本上相對比較容易。
滿足TIPS 8.2.3合約審閱-盡在ECS！
TIPS制度規範中哪些主要是跟法務合約有相關的？
跟合約關的部分，主要就是TIPS8.2.3合約審閱，「對於智財取得、保護、維護與運用有影響之合約，組織應確保下列事項透到審酌並維持審閱紀錄：
(a) 組織之必要權益受到合理保障
(b) 當事人權利義務之約定明確
(c) 保密之義務範圍界定清楚
(d) 智財之權力歸屬約定明確
這條8.2.3合約審閱，這條規範的是跟「智財取得、保護、維護與運用有影響的合約」要進行相關智財權利的保密或是歸屬。
在TIPS8.2保護相關的規範就包刮有：委外、採購、以及人員等這些合約類型！當然是不限於這些，組織是可以自行規範應該要受智財保護的合約類型，來進行相關的審約以及審閱紀錄，這是查驗時法務相關權責人員應該要準備的紀錄文件。
合約管理系統這部分會怎麼規劃呢？
ECS合約管理系統是會就合約類型進行審查程序的流程管理，各個合約跑的流程關卡不同，可以針對合約類型來設定，還可以直接指定各關卡的審核人，同時，也會針對需要進行權利歸屬、保密要求、甚至是無侵權保證等的合約類型，我們這裡在法務審核階段就會針對這些審閱的紀錄管理，滿足TIPS8.2.3合約審閱需求。後續，TIPS驗證委員只要針對案例進行抽驗即可。
但是如果沒有一個良善的合約管理系統使用，法務權責人員就要準備齊全所有文件，進行相關的說明解釋，根據我們輔導的經驗，幾乎都會產生其他延伸的問題。
我們自己在稽核時，本來就是從現行的文件或是透過訪談來了解組織的制度或是紀錄的實證性，有資訊系統的實證，其實是能夠更確認制度落實的一致性，當然，前提是要這個系統是滿足制度規範的。
為什麼企業的這麼重要的管理系統，最後很容易變得像是拼裝車一樣？
我們自己也有輔導TIPS的廠商，他們家的系統都是自己請IT自己寫的。當初我在接案的時候，就以為他們家已經有系統導入，而且行之多年。結果在陪同稽核時，才發現這系統很像組裝車，東一塊、西一塊，根本就是智權法務需要甚麼功能，IT就非常配合的就需求部分開發出來，系統的使用根本就沒有規劃、更不用談到整合，比方說提案在這裡，審查在另一個系統，用印又是另一個系統，結果紀錄的產出也是要東拼西湊的，我們也發現，要全面的知道各功能在那裡也是要費一番功夫，太恐怖了。而且連使用介面都不一樣，這麼多的系統分開使用，如果沒有1年半載的學習，怎麼可能會使用啊！
結果使用了系統，還需要用資深的合約/智權工程師進行使用跟管理，因為只有資深法務知道如何將資料進行統一，其他比較初階同仁只知道自己的東西，無法全面掌握自己部門的智財狀態，面對查驗階段，就變成是資深工程師非常的忙，加班的竟然都是資深的同仁。
這就是沒有專門專業的服務團隊來幫智權或是法務單位來進行相對完善性的規劃服務，老闆或是法務長可能會覺得，我們請內部IT來開發就好，反正現在的這個管理需求很簡單，就是因為以為很簡單，就沒有進行長期的使用規畫，進而，智權或是法務單位每年根據需求持續提出一些改善功能，這些需求可能都還是法務長或是高階主管臨時要的功能或是報表資訊哦！
所以IT人員也就開始頭痛醫頭，腳痛醫腳，最後就變成有許多的資料紀錄在這個a系統、其他部分資料紀錄在b系統，5年下來可能就有5個系統在協助管理，資料散落各地，不要說使用介面不一致，連資料的整合也是個大問題，最後都是要查驗了，就開始用人工集成作業，不一致的狀況也就會很多，使用介面都會不一致哦！今天這位IT工程師習慣的使用介面或是語言是這樣，明天的IT人員可能會不一樣啊，大家用的語言可能都會不同啊！
人力成本問題實在太高了，智權管理或是合約管理如果開發的系統採用工程模式，介面不一致等等，同仁間的學習都是辛苦的，而且管理系統間也沒有整合的話，這管理成本太高了，這樣的資訊系統投資效益，很讓人堪慮。
符合TIPS7.3.1/7.3.2/7.4.1-資訊布達、即使溝通反饋
針對合約管理系統ECS還有跟TIPS規範相關的條款嗎？
ECS提供跟TIPS731溝通管理有關的「公告資訊服務」以及「FAQ園地」等，就是提供一個內外部資訊溝通的管道，讓資訊可以即時反應傳達。
ECS還有符合TIPS732智財諮詢的「諮詢園地功能」，讓組織的有關智財法律相關議題，提供一個諮詢管道，降低法律風險，當然重點再維護組織的權利與義務。組織同仁在面臨任何法律風險議題時，可以有諮詢管道。
另外，ECS在TIPS741文件化中談到的，跟我們合約的相關制度、辦法、表單等，都可以在這裡「制度、辦法、表單功能」建立連結，確保我們相關的使用同仁可以取得最新的使用辦法或是表單。
只要是跟我們TIPS相關的規範，我們公司所有智財產品，一定都會進行規劃來滿足TIPS條文的規範，目的也是希望透過我們的專利、商標、營業秘密、甚至是合約管理系統的導入，就可以快速落實TIPS規範。當然，我們已經非常努力請我們的TIPS導入顧問就我們產品系統不足之處提出建議，如果觀眾朋友對於我們的所有產品還可以如何精進，都請您不吝跟我們建議。
ECS整合docusign-合約用印成本大幅降低20萬
現在ECS已經整合完成docusign的電子簽章，如果廠商朋友有興趣可以跟小我們聯繫，我們可以開放試用讓您試試線上用印簽署的便利性。
過去傳統紙本用印作業，光是國內外郵資成本，500份用印合約每年竟然也要10萬左右啊。加上寄送費用的人工處理，還有收到用印合約掃描檔案等等的作業，每年也要2個人月，少說也18萬，光是您剛剛加總的成本，每年企業就需要花費28萬之多；docusign電子簽章500份最多也不過9萬，成本差3倍以上！而且這作業效率更高，同時如果又有ECS管理，都可以隨時知道雙方用印者的用印狀態，掌握性更高。
總結
今天我們討論TIPS在合約管理上的要求，包刮有：在TIPS8.2.3合約審閱,是有規範到組織必須就會影響智財取得、保護、維護與運用的合約，必須要進行保密協定，與權利歸屬的審查，並且要維持其紀錄。針對這部分新穎公司的ECS已經針對合約類型來預先設定智權相關條款的審閱機制，並且保持紀錄性，滿足TIPS的規範。
同時在TIPS731溝通管理ECS系統也有「公告資訊服務」以及「FAQ園地」來即時反饋溝通資訊；TIPS732智財諮詢ECS系統也也做了「諮詢園地功能」來服務相關的智財法律資訊；以及TIPS741文件化的最新表單、辦法等的下載連結，ECS系統也都提供了完整的服務。最後，再次跟您報告，傳統的紙本合約簽署成本，每年至少會花費您22萬成本經費，使用docusign的電子簽章只要9萬，可以大幅降低簽約用印成本，提升合約簽署效益。
下集主要將探討：其他重要的合約管理精要！
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
