「無形資產」的盤點及管理，跟一般設備、電腦這些有形資產完全不一樣。
看得見摸得到的東西，要一筆一筆建冊盤點管理很容易；東西壞了、不見了、年限將至需要汰舊換新，也是簡簡單單規矩訂好就沒問題。
但專利呢？
用excel列出公司所有的專利明細，難道就叫「專利清冊」了嗎？
將沒有繼續繳納年費的專利從明細中備註移除，難道就是「盤點」了嗎？
代誌真的不是憨人想的這麼簡單，你每天辛辛苦苦做的這些動作，其實連「專利管理」的第一步都稱不上。
那專利管理到底是什麼？
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
智慧財產的保護與運用
二十年前我們跟企業內部「智慧財產管理」的窗口接洽時，會發現他們大多還沒有成立專責單位。
有些公司讓他們隸屬於總經理室底下，有些比較慘一點甚至放在研發部門底下，跟現在可以獨當一面的狀態完全不同。
目前國內對於智慧財產保護與運用等議題，重視程度逐年提升，甚至新聞媒體上也看得到跟智慧財產管理相關的新聞，無論是專利管理、商標管理或是營業秘密管理。
而對高科技產業來說，專利管理更是裡面最最最重要的。
無論是專利超過十萬件的IC設計大廠，或是小到專利只有一件的公司，其實都可以也都需要去做專利管理，差異只在管理的重點會不一樣、以及花費的人力時間差異比較大而已。
專利管理機制及其包含範圍
其實專利管理涉及的範圍非常大，在專利提出申請之前，甚至早在技術的研發提案開始，就必須進行提案管理：除了要事先針對專利進行前案檢索、以檢索結果進行新穎性評估、並分析該篇專利的可專利性與否。
在確定要送出專利申請時，還要去確認這篇專利該申請哪些國家。
在專利申請過程中，會涉及專利的申請流程、撰改稿、申覆答辯等，這些跟事務所之間的往返紀錄都必須要保留。
最後在專利維護的階段，也會有每一年的年費需要繳納，因此牽涉到專利的成本控管及維護評估、以及專利商品化的應用範圍等等。
這些在TIPS條文的第八條：「智財的取得、保護、維護與運用」裡面也有提到相關規定。
使用Excel來管理專利常會遇到的問題
我們仍然觀察到國內有很多企業，無論是因為專利量較少、或是二十年前養成的習慣改不掉，總之至今仍然是使用Excel來做專利管理，這其實是很可惜的。
使用Excel來管理專利會遇到的問題就是根本沒辦法深入「管理」，不是管得好不好的問題、也不是承辦人Excel會不會用的問題，而是根本沒有達到「管理」的核心目的。
就像前面說的，專利管理所涉及的範圍非常大，而Excel比較適合紀錄專利清單，而「紀錄」這件事情其實稱不上是管理。
舉個例子，你每天去便利商店買咖啡、坐捷運上班、便當店買晚餐等等，這些寫在記帳本上的每一筆紀錄，其實就只是在「紀錄」而已。
但什麼能稱作預算管理？
從你的紀錄裡，你能快速統計出每個月薪資收入加班收入及每年的獎金收入；
固定支出裡面吃飯花了多少錢、通勤花了多少錢、休閒娛樂支出裡面手遊儲值多少錢、買Iphone花多少錢…
最後，藉此分析出哪些錢是非必要支出可以省下來、收入扣掉支出後每個月可以存下多少錢、存下的錢裡面可以撥多少當作閒錢拿去投資…等等等，這才能叫做「預算管理」。
現在在台灣，無論是專利事務所或是智慧局官方，小至專利的繳費、大至專利的申覆答辯，它們都已經可以提供很完善的服務。
所以如果你的「專利管理」僅僅是讓事務所定期產出請款單、並派員將公司所有申請過的專利詳細資料key in至Excel檔案內並「定期更新」，這些行為其實真的連「專利管理」的皮毛都稱不上。
專利維護費用及成本
專利從開始申請前到維護，期間動輒十來年，耗時非常久、維護費用也非常貴。
經統計，國內大致上專利的平均壽命僅有七到十年。雖然法律授與它的權力長達二十年，但一般企業往往年費繳納到一半就會停止繳費了。
為什麼呢？因為專利的年費會逐年增加。
以台灣為例，第一年的年費大概是NT$2,500，但到第十年年費會漲到NT$16,000，是呈現等比級數在跳的。
| 台灣專利繳費年度 | 專利年費 |
| 第1年至第3年 | 新臺幣2,500元 |
| 第4年至第6年 | 新臺幣5,000元 |
| 第7年至第9年 | 新臺幣8,000元 |
| 第10年以上 | 新臺幣16,000元 |
以美國為例，第11.5年的年費大概是US$7,400，換算成台幣就要將近21萬左右。
| 美國專利繳費年度 | 專利年費 |
| 第3.5年 | 美金1,600元(約新臺幣45,000元) |
| 第7.5年 | 美金3,600元(約新臺幣100,000元) |
| 第11.5年 | 美金7,400元(約新臺幣207,000元) |
對企業來說，一件專利的投資成本，不僅僅只有繳納給政府動輒超過四五十萬的專利維護費，還有要加上前期投入的研發成本、甚至是產品上市之後遭遇的訟棍什麼的。
所以如果企業的專利管理都僅僅是依靠事務所通知繳費，其實很多不需要花的錢會丟水溝，這是很可惜的一件事。
專利申請前的「技術研發提案」也應納入管理
其實我們一直在宣導，企業內部的專利管理應該要從「技術研發提案」階段就開始做紀錄及納管。
為什麼呢？
公司內部從研發的過程之中會有新技術的產生，針對這些新技術申請權利化的歷程，包含評估流程、發明人技術說明及各評審委員意見等，其實都應該要被完整詳實的紀錄並且留存。
無論最後你們決議是要去申請專利、或選擇要改用營業秘密的方式去加以保護、甚至做為內部的一個技術文件來代代相傳，這些紀錄對公司來說，都是前期所投資的一個成本。
它是一個重要的心血結晶、是公司所擁有的無形資產之一、也是具體研發成果的展現。
這些專利管理…或甚至是還沒變成專利，僅僅只是技術研發提案的管理，都是一門很重要的管理學內的學問。
下集主要將探討：超過80%企業都不知道，資訊系統究竟如何效率化你的制度？
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