我們在上一集介紹到了專利申請／取得流程三大重點，也提到了資訊系統的輔助可以讓專利的管理不因人而異，維持專利管理品質。
專利詳實的資訊紀錄有哪些，真的不是說說而已，實際畫面證明我們的完整性！來到專利申請／取得流程最後一集，我們將介紹在系統中專利資料要記錄到哪些欄位，並分享一些讓系統可以更好用的設計小巧思。
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
【重點一】11個缺一不可的專利欄位資訊
今天我們想要更深入的來討論有關於優先權跟引證文獻等等的紀錄管理的部分，因為這部分用EXCEL來管理是很困難的事。
使用公司的FLOW系統或文管系統，因為資訊人員對這個部分幾乎沒有概念，很難溝通。
專利的優先權和引證文獻都是專利申請過程中所產生的附加資訊，透過這些資訊的記錄可以讓我們更了解專利的發展始末。
例如透過優先權資料我們可以了解技術最早提出專利申請的國家還有申請的日期；透過引證文獻可以了解技術整個發想的過程，我們過去參考了哪些引用文獻，讓我們可以更了解技術的發展背景以及依據。
只有夠專業夠全面的專利管理系統才能這麼詳實的去記錄這些欄位。
事實上專利管理系統所記錄的資訊，也不是只有優先權跟引證資料。
讓我們先把專利管理系統中所有有用的專利資訊一口氣一次介紹出來。
引進一套詳實而且妥善設計的專利管理系統，就可以幫企業一次到位，健全全部的專利管理作業，避免企業落入專利管理系統上線之後，用一段時間就會發現這裡不足那裡不夠的窘境。
變成每一年，你們公司可能都要再編一筆預算來修改資訊系統，陷入反覆設計、開發、測試的無限循環。
我們在專利管理系統導入已經服務業界超過20年了，所以我們在專利管理作業所需要記錄的資訊都已經全部設計在EPS系統裡面了。
我們會建議這些欄位資訊至少要包含有：
一、優先權資訊
透過主張優先權可以享受用最早申請日作為優先權日，並做為判斷是否符合新穎性的基準日。
例如企業一般會先申請台灣案，在申請美國案的時候就會主張台灣案為優先權案，那麼美國案在審查的時候就會以台灣案的申請日作為新穎性的判斷基準日，來確保技術可以通過審查。
二、專利引證資訊
專利申請的時候所提交的引證文獻，讓審查委員可以認同我們所提交的專利。
它確實可以改善現有的技術問題，而且它是可以具體實施、具備可專利性，才能加速審查。
三、轉讓資訊
技術除了自行研發外，企業也可以評估，我們可以從外部引進專利轉讓資訊，就可以記錄原始的專利權人是誰、轉讓的日期、轉讓的原因。
四、專利授權資訊
專利技術如果有授權給他方使用，可以透過專利的授權資訊記錄授權的對象、授權的起迄日期甚至是金額等資訊。
五、事務所的承辦人資訊
專利申請案我們大多數都會委託給外部的事務所來幫我們撰稿或者是代繳年費，這裡可以記錄在不同的專利申請階段，我們是委託哪一家事務所、還有它負責的窗口是誰，甚至我們到國外申請的時候的副事務所資訊也可以記錄在這個地方。
六、專利圖示
可以上傳專利技術的代表圖，圖示在專利列表畫面上面也可以顯示的出來，讓我們可以更方便的去了解這個技術的內容。
七、發明人資訊
可以記載技術在提交專利申請時候的發明人清單，它可能會跟提案的發明人清單不一樣。
八、申請人資訊
這個就是提交專利申請時的申請人的資訊了。
所以如果是合作案，我們也可以記錄共同申請人的資訊。
九、專利權利人資訊
專利目前的專利權人的紀錄，如果是受讓或是我們轉讓出去的案件，專利權人就會跟申請人不同。
十、IPD專利工程師
也就是負責本案的專利工程師，他們通常會負責案件的撰稿跟改稿的程序。
十一、專利管理師
就是負責本案的專利管理人員，通常負責案件整體的進度還有程序的追蹤等等，這些都是我們建議要記錄的重要資訊。
專利從技術的提案、申請、獲證到維護，歷經的時間非常的長。
除了包含很多的不同的程序之外，也有可能會歷經不同的專利管理師跟專利工程師經手。
有了這些詳實的記錄的欄位資訊之後，大家才能夠一看就懂。有的企業也會依據各別的管理需求進行額外的客製。
詳實記錄欄位資訊的目的
剛剛一口氣介紹了這麼多的紀錄資訊，這些對於專利管理確實真的是非常重要而且必要的資訊。
這些欄位資訊其實也是在幫忙專利管理人員去提醒他有哪些重要的欄位是需要記錄下來的。
還有一個好處是，不同的承辦人員會用一致而且標準的方式把這些資訊保存在系統上可靠又完整。
如果未來有需要調閱案件，比方說如果我們舉發別人的專利的時候，我們可以藉由這些紀錄去關聯找到有用的一些前案的資料。
專利在申請/取得的過程中，時間2、3年是非常正常的，期間甚至可能有舉發、答辯等程序，所以這些紀錄資訊的應用確實是非常重要。
【重點二】盤點智財如何取得並留下紀錄
這樣也可以讓企業去盤點智財的取得。
除了從內部自行研發外也有從外部透過委外或是轉讓的方式來取得智財。
這個也是TIPS在8.1.1的(b)條款裡面所提到的：研發前，應決定取得智財所需之必要措施。
條文裡面它就是在說明公司在評估研發專案計畫的執行的方向的時候，我們其實可以考慮除了自行研發之外，也可以合作開發、或透過技術的授權取得、甚至是併購合資的方式來取得技術的這個權利。
授權跟轉讓的紀錄，就需要詳實的紀載這個權利關係，才能夠去確保公司未來大家都可以知道我們如何合法而且正當的來去行使權利。
說了那麼多其實也是想要提醒各位朋友，靈活運用專利保護營運活動以提升企業市場競爭力，甚至進一步把專利加值作價投資。
這些智財運用活動都需要完整詳實的紀錄，才能即時提供這些情報做為決策的依據。
【重點三】專利事務所的管理功能機制
剛剛有提及到專利事務所的管理功能機制，這個目的是什麼？為什麼企業要進行事務所的資料管理呢？
企業通常在做專利申請業務的時候，會依據不同的技術主題委託不同的事務所來服務。
在申請不同國家的專利的時候，通常也會去在當地去尋找這個第三方事務所，我們通常會稱為副事務所來協助服務。
舉例來說我們在申請美國案的時候，也需要美國的代理人來做協助。
所以當專利案件數量一多的時候，我們其實就要去搞清楚，我們這一案到底是找哪一個代理人來協助的。
代理人他的撰稿能力對於專利申請的品質還有技術的保護力是非常重要的，藉由這些紀錄我們就可以順便去對事務所來進行評比跟管理了。
來了解每一個事務所的代理人，誰的服務最專業？在技術上的理解是不是能夠到位？他是不是能夠確實掌握保護我們公司的整個專利權利的範圍。
那甚至也可以了解目前委託給事務所的總案件數量是不是已經超量了？
為了顧及撰稿的品質，有沒有需要委託給其他代理人來協助處理？
這樣我們就可以隨時掌握事務所在各個案件的處理狀況。
包含它的答辯次數評估、申請品質、服務品質、甚至它的收費。
這樣才能夠更方便的來管理事務所。
跟我們長期合作的事務所協助我們處理了這麼多的專利量，無論申請的作業品質或是撰稿的能力，確實都是我們企業評估事務所的基本要素。
事務所的管理在TIPS 8.2.1.1也有相關的作業規範。
在條文的要求是這樣寫的：組織之研發與智財管理事務委外作業，應
a、建立管理流程
b、簽訂明定保密要求及相關智財之權利歸屬，並依本規範要求進行合約審閱
c、必要時制訂對該外部供應商的品質要求與遴選準則
這裡所提到的智財管理事務委外作業就包含了委託事務所進行專利申請的業務是需要監督跟管理的，並且在跟事務所簽訂合約中，也需要明確的規範保密條款還有智財權利歸屬。
甚至必要時去制訂對事務所在品質要求還有遴選作業的規範等等，這些都是TIPS在事務所管理的建議。
所以事務所的進度管控，也是非常重要的管理機制喔！
資訊管理系統設計小巧思
其實系統還有很多好用的設計小巧思喔！
例如我們可以透過事務所進度表來觀看目前所有委辦的事務所每間事務所服務的總案件數量，以及目前案件在哪一個階段。
還在撰稿中的案件數量、已經獲證的案件數量、甚至是被核駁還沒有領證的案件數量，都可以直接點選這個數字，就可以直接查詢到案件的清單囉！
在這個檢索畫面上，還可以直接檢索副事務所的名稱。
甚至是如果我想要查詢所有我們從交通大學轉讓進來的專利清單，我也可以查詢轉讓專利原專利權人名稱這個欄位，甚至是剛剛介紹到的專利優先權、引證文獻等等，都可以透過檢索功能來查詢。
還有我們在專利資料所上傳的檔案，也可以透過附件內文這個欄位直接查詢檔案裡的文字喔！
我們也有提供像檔案描述還有圖示描述的欄位，可以查詢上傳檔案的時候寫在說明裡的備註資訊，所有以後想要查詢的資料跟紀錄，都不怕找不到了。
另外因為專利的相關資訊量也非常的多，為了便利整個資料的存取跟調閱喔，整個系統介面我們也採用巢狀式的層級展開的設計模式，我們可以從上往下去瀏覽從提案到各國專利不同階段的歷程跟紀錄。
像畫面上這樣可以清楚的理解，這一筆提案共提出了三個國家的專利申請，包含台灣、中國還有美國案。
其中台灣這一案已經獲證囉！那美國這一案還在申請中，我們可以直接點擊美國案前面的++符號，系統就會展開美國案詳細資料。
可以看到這裡有專利申請資料、專利相關資訊、事件列表。
同樣的按下專利相關資訊前方的++符號，就可以看得到我們剛剛在這一集介紹的專利圖示、發明人資料、專利工程師、優先權、轉讓等這些資訊欄位了，在介面設計上就可以更精簡的依照需求，逐步去展開我們要的資訊就可以囉！
專業的產品確實需要許多的專業專門的設計，其中的應用效益真的只有痛過、需求過才明白，我們一般都不是專門的設計者，有時候真的只會隔空給一些自以為是的建議。
這幾集我們分享了一些關於專利申請/取得的相關系統資訊的設計應該要注意的事項，以及結合TIPS規範的要求，都是你們在設計資訊系統或導入資訊系統可以特別注意的地方。
下集主要將探討：結束了專利申請、取得流程，我們即將進入專利的維護與運用。專利的生命週期長，維護成本也相當高，如何避免人為疏失導致專利失效？
若是有其他針對專利管理想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
