我們在上一集介紹到了專利生命週期非常長，即便經歷多年的改朝換代，專利管理「一致性」仍不容妥協。
上週討論完營業秘密議題，不禁讓我們有些困惑，企業內部研發成果分享與機密/營密保護，似乎是相牴觸的兩件事。研發成果可以無限制的分享嗎？送出專利申請前、申請中、甚至獲證後，這些研發成果都可以分享嗎？管制措施都是一樣的嗎？
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
研發成果分享的權限應如何設定
研發成果真的可以無限的分享嗎？
提案申請專利了，就可以讓其他同仁知道我們的技術內容嗎？
這部分是不是要再多思考一點呢，因為這些階段是不是跟營業秘密還有一點關係呢，這都是我們要跟您探討分析的重點。
我們進入專利管理最後的主題階段－研發成果的分享，研發成果分享最主要的目的，當然是分享，因為技術提案申請專利，這絕對是重要的技術構想，所以要能夠成型作為技術提案，可想而知企業投入這個技術的研發成本是相當高的，因此將這份研發成果進行階段性的分享與利用，對企業而言是可以達到，技術情報或知識循環再利用的效果，這非常具有珍貴的知識寶庫喔。
可是我們申請了專利，在還沒有申請時還是技術的時候，或者是申請還沒有公開之前，都是屬於秘密性，甚至是營業秘密的範圍，所以這個部分就要設定相關的權限管理了。
專利提案到專利申請、取得、維護、運用的過程當中，文件的揭露程度也不一樣，所以一般系統我們就需要規劃各種文件的屬性、資料的類別，來作為權限管理的基礎。舉例來說，申請中的專利資料，只有發明人或部門主管可以查看，因為它是屬於機密的階段，或者是營業秘密的階段。若是申請以後18個月專利公開了，那我們就可以開放給全公司的人員做查看了，所以這個階段還有權限的不一樣，還有揭露的等級也會不同。
常見的研發成果的類別
常見的研發成果的文件屬性類別可能會有哪一些呢？
在EPS專利管理系統的標準裡面，提供的就有申請前的專利資料、申請中的專利資料，那未通過提案的技術資料、公開專利資料、獲準專利資料、放棄專利資料以及營業秘密保護的資料，也應該要納入盤點跟管理喔！那如果您有比較特別的需求，像是行政救濟的專利資料，或是爭議的專利資料，這個我們也可以來客製處理喔。
因此，資料的類型多樣性可分為幾個類別：公開前的專利資料、公開後的專利資料、未申請的技術資料、有異議或救濟的爭議資料等，其中還包括營業秘密的資料。
剛剛提到的公開前的專利資料(亦即申請前的專利資料)，申請前與申請中應該如何進行研發成果的分享？這部分的申請，因為它跟專利的取得要件－新穎性有關係。申請前與申請中的專利資料，一般可能處於機密性的資料喔。因為專利取得要件的關係，所以一定要進行機密的管理，要限制權限管控，避免喪失新穎性的問題。那這個部分，也是我們之前在TIPS的這個，8.1.1的(a)跟(b)裡面提到的，瞭解智財取得的要件，以及決定取得智財所需的必要措施的管理規範，所以企業您一定要特別注意，對於公開前的專利資料的權限管理措施。
專利公開前的研發資料應如何分享
對企業而言，研發成果的分享是促進研發人員的思維再循環，這是知識分享的一個重點，而且研發成果的分享可以讓研發人員來瞭解組織的研發成果之後，利用現行的這些研發技術再來發明，去強化組織的技術升級的一個部分。
同時我們也可以來避免重複研發的問題，因為就一項研發技術，如果因為資訊無法交流，跨組別的研發團隊或許有可能進行重複實驗或改良等等的，導致資源重複與投資浪費，那這個也是為什麼研發資訊是需要一起交流的原因了。
因為會有重複投資研發的問題，這企業是特別重視的，或者是希望達成再交流的再創新的運用，那這個也誠如我們剛剛提到的，公開前的專利資料，都是必須要保密的，這在TIPS 8.1.1的(a)跟(b)裡面有提到。但是我們又要讓成員來知道，組織內研發成果的現況，這有時候就有點兩難了，就會有選擇的問題了，所以建議可以導入我們的資訊系統，來公開來分享研發成果，讓這個資料的範圍進行限制。
資料範圍的限制可以是技術的標題、摘要，那有興趣的同仁，您就可以再跟智權部門的人進行聯繫，避免資料公開去散布，所以我們要再強調，這個也是TIPS 8.1.3，研發成果審查的作業程序之一喔。當然公開前的專利資料分享的範圍，也要符合公司內部的作業程序，並且範圍也要經過審查。
藉由導入管理系統一併建立TIPS管理制度
公司如果要申請TIPS導入，其實導入我們的專利管理系統，就可以順便來討論，TIPS專利管理制度怎麼作業了嘛。那如果公司對於這個專利管理的制度，您還沒有建立起來，或許您可以透過導入系統的流程作業，您就可以建立起來這個專利管理系統的規範了，只是需要再針對TIPS其他作業規範，來進行連接而已。尤其在專利管理的部分，針對貴公司的內稽審查自評報告，甚至在申請外部驗證的時候，由我們的系統作為驗證的標的，其實幾乎沒有看到缺失或建議的喔。但是我們還是要強調，您一定要忠實的記錄這些所有的內容喔。
至於要先導入資訊系統，再來申請TIPS的制度導入呢？
還是先做TIPS的制度導入，再來導入資訊系統呢？
其實在各公司的案例上都有實例。
有些公司導入完TIPS的制度，因為它要落實制度，一定需要紀錄文件的產出，如果沒有資訊系統流程化的這個作業過程，同步產出TIPS相關所需要檢覆的紀錄文件，通常在審查的過程當中，我們常常會見到這些制度因人而異，因為沒有資訊化的流程作業，紀錄文件通常是需要靠人工來整理，有時候檔案會因為各個階段的不同，所產生的紀錄也就會發生不一致，沒有按照這個制度落實就造成了缺失，就會被列入觀察意見。因此導入系統的優點就是，我們的制度是系統化的，那這些記錄產出隨時而且是一致性喔，至少你的提案表單的版本，您不會拿錯版本來填寫。
所以在導入TIPS制度前，我們就先導入我們的EPS專利管理系統，之後再進行TIPS的專利制度，它可以讓你TIPS制度推動的更簡單、更有效率。
那如果是導入TIPS制度之後，再來導入我們的EPS專利管理系統，那它的制度就可以確實的落實，紀錄文件這個部分也會系統自動產出，在實地驗證的時候通常就不會有太大的問題了。
因此，導入資訊系統跟申請TIPS驗證，這兩種機制是相輔相成的喔！
未通過提案的技術應如何運用
未通過提案的技術資料的技術，企業通常會怎麼運用啊？
如果是因為技術創新性不夠，而沒有通過提案技術的資料，一般我們會建議，您公開成為研發成果的分享標的，或許別的團隊的成員來看到這個技術，可以加值後，強化整個技術的強度構面，就可以再進行專利提案的申請了。
那這對公司而言，是非常好的知識循環再利用的措施，但我們建議不要直接放到貴公司的知識分享平台上，因為那裡共享的人太多了，而且資料這麼的流通。若是管制機制的文件，我們建議研發成果的分享與公開，可以在專業的專利管理系統進行。原因是企業要能夠通過研發主管的同意，將這個技術提案到專利的申請平台，其實它的技術價值度相對是高的，因為他都經過主管的初步審查，可以作為專利申請的標的，肯定是有價值的，可是卻把它流通到知識管理的共享平台，真的很浪費。所以研發成果不應該被沒有管理，然後就無價流通出去。
那在專利管理系統中，我們就可以知道他當時為什麼沒有被提案成功，那委員的評估意見是什麼等等的，所以當他再度被加值提案上來的時候，他的權限管理就應該要再進行修正，這也可以根據貴公司的一些制度來調整，這個都是企業您可以參考的一個做法喔。
隨時盤點狀態也是重點，如果您用人工來作業的話，您隨時盤點就幾乎不太可能了，除非您有一個團隊，每天都在做這個事項的這個更新情報，但這不太可能。這個肯定要透過系統進行設定自動化的調整，所以導入系統有時候它的費用在一開始可能是比較高的，可是在長期的這個作業效率跟品質上面來說，一定比人工的作業有成效。
除了因為技術創新性可能需要還要再加值以外，落入未通過專利申請的提案資料的情境，可能還有什麼範圍呢？其實這個也是我們在TIPS裡面一直談的重點，您的智財政策與目標，要跟營運的目標來進行進行連結喔，也就是我們的技術提案，要跟我們公司所訂定的智財政策目標要一致性，因為我們的專利成果是要保護，企業在營運市場上的自由度，所以研發人員的技術提案有時候也會因為有不符合企業的智財目標範圍，而沒有通過專利申請提案。
那不過這個部分也不是說他不能申請專利喔，而是我們可以再透過評審會議的審查，來瞭解這個技術的應用價值性、創新性，或許企業也可以通過專利的申請，日後把這項專利進行授權或者是出售的使用，或者一個未公開的技術，可以有價的移轉給其他公司使用，這些其實都是專利運用的方法，那這個部分可能，就會跟我們所謂的營業秘密比較有相關。
資訊系統的這個管理的運用，是一定要有彈性的喔，我們不可能什麼規則都寫得死死的喔，這樣智財單位有一些相關特殊案件需求的時候，他們就要進行客製系統，這樣對他們而言會非常的辛苦喔，應對市場瞬息萬變的環境，我們專利管理的作業是有非常多的思考環節，肯定會有特殊案件的需求，系統不可能一開始就全部滿足作業，可是可以跟導入的專家或者顧問來多做一點瞭解，看看別人都是怎麼在使用或者是管理的，千萬不要什麼都提出客製的需求，這樣的資訊系統將來可能維護成本會非常的高昂，會變成恐龍怪獸級別喔，這部分也可能要請各位讀者朋友多加以思考喔。
下集主要將探討：「專利運用」主要著重在研發成果如何管理。
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