我們在上一集介紹到了企業應該進行專利盤點分類，讓專利技術部署更加縝密，以鞏固專利布局網。各國的專利申請或維護程序都不盡相同，還會有台灣案更新狀態後需要通知美國IDS等的作業程序議題。若是公司採用人工管理、或不同國家的專利讓不同的承辦人處理，就有可能發生重要程序事件因為人工疏失而遺漏的情形。
- 專利申請與維護記錄管理的重要性
- 為何不建議將專利申請維護作業交給事務所代管
- 依據各國的專利程序建立管理流程
- 評估資訊軟體時，應優先考量更長期的維運客製能力
- 許多軟體工具已被淘汰，EPS卻仍屹立不搖超過20年
專利申請與維護記錄管理的重要性
今天我們來跟您討論的是，專利在各國的流程定義都不盡相同，要如何記錄管理？
專利管理的工作過程之中，各國專利申請維護等等的記錄管理，其中這部分又涉及到各國的法規制度，企業不得不謹慎，避免影響專利權利的取得以及使用。
專利申請及維護的記錄管理，這個議題非常重要，因為專利是屬地主義，所以一件技術要在不同的國家布局，會需要面對各國不同的專利申請、維護的法定程序管理流程，尤其申請國外專利費用可不算太便宜，萬一不小心記錄不完整，導致法定期限過期，就可能會影響專利權利的取得，這堪稱是最貴的疏失。
所以智權單位都會將各國的專利申請、維護、運用的管理程序，在內部去建立標準的作業程序，讓大家可以依循按表操課，才能確保萬無一失喔。
這對於有專業性又具有經驗性的專利工程師或管理師，可能很單純啦，議題不大，但遇到新的管理師或工程師，光是瞭解各國的制度作業就很辛苦了，期間又涉及到期限的管理、獎金的議題等等，新案舊案加起來上百件的話，這管理師壓力還是挺大的。
為何不建議將專利申請維護作業交給事務所代管
企業需要建立各國專利，從申請、取得、維護、運用的作業程序規範，才能完整掌握專利申請的現況，那很多公司現在還停留在，把專利申請維護作業交給事務所代管，等事務所通知核駁答辯，或是免費繳費的時候，才開始啟動內部作業。
那企業只有這個技術提案申請流程，技術提案後就通通交給事務所了，內部連這個專利清單都沒有，那這樣企業就很難落實專利運用，也不能反饋到企業的這個營運活動囉。
那大家一定會覺得啊，事務所提供這樣的額外服務很棒啊，可以節省很多的人力跟成本，但是一定要特別小心喔。那如果企業突然想要找事務所，提供專利清單的時候，事務所可能會跟您說，您的年費沒有找我們代繳欸，所以您的資料全部通通都被砍掉了，沒有辦法提供。
所以大家一定要評估專利的狀態，放在別人家管理的風險喔！
就像我們花錢買武器或是製造武器，我們其實都只是在做經費預算的編制，而且還要定期付費維護欸，結果武器放在別人家，等著別人盤點給我們，並且告訴我們，欸要付費維修了，專利可不能這樣子放著不管呢。
這樣真的可以應付市場做專利戰嗎？
其實就真的變成閣樓裡的林布蘭了。
如果專利被束之高閣，就不能發揮它的真正的價值，就像閣樓裡的林布蘭畫作一樣，是沒有辦法實現企業的創新目標，也會造成企業會有專利無用論的想法喔。
所以企業應該要定期盤點自己的專利狀態，包含對每件專利的分類、市場布局，如何進行最大的包裝組合，不能只是被動的把申請專利，當成防禦性武器來使用喔。
防禦性策略也是要知道，這些專利武器的能力喔，企業內部定期盤點，而且針對外部競爭者的投資狀態進行監控以及技術進行預警，再反饋回來我們營運目標，進行專利部屬的策略，或者是防禦性的策略運用發展，這才有道理吧。
因此，TIPS在第八章Operation的章節中，就是以落實專利的申請、保護、維護、運用，作為智財管理制度的核心喔。
依據各國的專利程序建立管理流程
在各國專利申請的制度規範略有不同，公司的程序紀錄更是不太相同，因此要有好的工具，就可以輔助各國在專利的管理囉。
在EPS系統中呢，就有提供依據各國的專利程序建立的，流程定義管理機制，企業可以針對各國從專利申請、維護、運用，來建立管制作業流程，例如美國的IDS程序會要求申請人，要揭露所有外國申請案的進展狀況，包含申請案的核駁、撤回啊、註銷等等，那如果申請人沒有完整揭露的話，USPTO可能就會認為申請人，故意或過失的隱瞞了相關資訊，就會影響專利申請的合法性和效力。
那在EPS系統中就可以透過，事件觸發的機制，像這樣子台灣案新增一筆，放棄專利核駁的事件後，系統會自動提醒將觸發美國IDS程序的事件。那事件上面也會說明，請向USPTO揭露外國申請案的異動情形，並且預設通知美國案的專利程序管理人員，這樣子呢就可以避免遺漏重要程序事件，降低影響專利取得的風險。
那我們家的EPS專利管理系統，推出已經滿20年了，在專利管理作業的輔助已經相當的完善，可以完整管制各國不同的，專利申請、維護的程序，企業還可以彈性設置內部專屬的，這個管理作業流程，也可以輔助高階主管隨時掌握，智財還有相關的運用，那系統當中也提供各式統計報表，可以自訂查詢條件還可以輸出成Excel，絕對是企業專利管理的最佳工具利器喔。
但是如果我公司對於在各國，專利提案、申請、維護、運用等等的作業流程，還是缺乏經驗怎麼辦呢？
這也沒有問題喔，企業建置EPS系統的時候，我們會協助貴公司完成這些各國的流程定義，看是要簡單版還是完整版任君挑選，像台灣、美國這些經常申請的國家，就可以建置完整版的專利申請維護流程，那其他國家就可以使用簡單版流程，不同國家可以有不同的流程作業，那依據企業的管理需求就可以個別設置。
不過這部分是屬於系統導入的範圍，還是需要另外的顧問服務呢？
這些通通都包含在我們的，系統導入服務範圍內喔，我們的服務也包含協助企業，把舊的專利資料轉置到新系統中，其中當然也會包含各國的流程定義的設置，那新穎公司長年深耕在IP智財管理，以及IT資訊系統的整合運用，我們團隊在IP的數位化，已經有很多年的經驗了，大家可以放心交給我們。
評估資訊軟體時，應優先考量更長期的維運客製能力
其實如果公司裡有資訊系統的導入，企業其實就不用再針對各國的專利申請、流程進行文件化的制度了。資訊系統也是文件化的一種，而且透過資訊系統管理，對於同仁們來說其實是更容易落實的，而且可以確保制度的一致性跟完整性。
各國申請的專利流程定義，這應該不是一般文管或Flow系統可以做到的，如果像文管或Flow系統都是需要另外去設計作業表單，硬要做當然也是可以啦，只是要看公司它願意投入多少成本跟資源，來進行客製開發了喔。
不過因為各國的法規制度會面臨修法，企業的內規可能也會定期調整的需求，這些作業表單也需要與時俱進的對應調整，後續相對的開發維護的人力跟成本也少不了，那如果沒有配套人力跟預算啊，常常系統用了兩三年之後，專利程序人員就會開始又透過Excel來管理喔，那文管或Flow系統開發的管理系統，又因為作業程序不符合現況，就可能會變成孤兒系統喔。
這不是很恐怖嗎，程序人員又利用Excel來協助管理，最後的結果可能是放在他個人的電腦裡頭欸，這也不是老闆想要看到的結果，可是企業都覺得，我公司自己就有資訊人員，我自己開發就好了啊，最後的結果就是花了兩三百萬之後才發現，有一定的困難度喔，因此提醒各個企業老闆或法務長，要進行風險控制。
真的誠心建議，系統導入還是要評估市場，專業且專門的產品系統才比較划算喔。EPS可以一次導入完成嗎？當然可以喔，有的企業制度建立完成之後系統就上線了，經過好多年，用的都非常好，大概十年後才會再跟我們聯繫，說要進行一些客製調整。
客製調整通常是因為新的法務長上任，因為不同的管理需求會有一些客製的需求，其實這幾年公司治理強化智財管理上線，許多公司也會因為TIPS管理制度的要求，增加了有關專利管理的風險評估，就會進行系統的客製，來強化智財管理制度的落實。
大家在評估專利管理系統的同時，也應該要確認您評估的這家廠商，是不是有完善的IT資訊系統發展開發的能力以及維持的能力，否則長期的維運客製都沒有辦法做到，這個系統被淘汰也是早晚的事喔，所以各位老闆大大，我們的專利管理系統是可以發揮專利管理作業的價值，請務必提供多一點的資源與支援喔。
許多軟體工具已被淘汰，EPS卻仍屹立不搖超過20年
所以新穎也在做系統的更新，用Core版喔，這是新版資訊系統的升級作業。
資訊系統的維護需要考慮環境的變化，資訊安全還有它的可持續性，適時進行系統的更新跟升級，才能確保系統的安全性、可靠性及可用性，我們公司可是每年都有持續通過ISO27001的驗證的喔。
最近我們就把系統的開發架構，從原本的.NET Framework，升級成.NET Core的架構，原因是因為微軟已經公告了，會在2024年的6月30日，停止這個.NET Framework的主要技術支援。
那微軟放棄.NET Framework，是因為.NET Framework是Windows專用的，對於非Windows的平台支援有限，而且.NET Framework已經是舊的技術了，對於現代化的開發需求也不夠靈活，所以微軟就推出.NET Core，來取代.NET Framework，就可以提供跨平台的開發架構，除了支援Windows之外，也包含像Linux或是Mac OS這些作業系統，而且它還支援Docker容器化，而且它也支援像雲的原生應用程式的開發，這些現代化的開發模型喔。
維運一個超過20年的系統產品，其中它不僅僅經歷過，微軟IE被Chrome取代，還有許多軟體工具被淘汰的議題，但是EPS專利管理系統卻要持續營運，在不影響消費者的權益底下，新穎公司要自行吸收許多，迭代更新的開發工具議題，EPS同時也要適應新的環境的需求，也要同時投資新的UI使用介面，都是開發商的投資風險，所以您在導入系統產品的時候，請您一定要記得產品的選擇，要避免產品變成系統的孤兒，這會對於企業的專利管理影響，會產生相當大的危機。
我們也見過過往有一些智財服務業者，廠商或者是產品已經退出這個服務市場了，但是當年企業導入的系統產品就變成了孤兒，也形成相當大的管理危機，這些企業都幾乎得再用人工進行輔助性的作業，產生相當大的管理風險。
但是我們也要再次的提醒您，只要有人工用Excel介入管理，都只是在做最後的記錄，已經無法立即的提供決策情報，對於企業的利用性也有限了，智財管理與應用就無法實際的落實，這對於企業的營運智財風險，一定要請您多加的思量。
下集主要將探討：落實專利流程記錄後，決策報表資訊應如何運用？
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