我們在上一集介紹到了各國專利管理程序事件為避免因人工疏失而遺漏的問題的因應解決之道。
企業的專利管理並不是有做提案申請、或是有將專利列冊，就叫做「管理」。企業不知道從何開始設計內部的專利管理也沒關係，其實TIPS的規範就是最好的參考標準，就算不是為了申請TIPS驗證的公司，也可以參考TIPS的制度規範，來做為公司內部導入智財管理制度的框架哦！
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
- 提案申請流程只是專利管理制度的一小部分
- 做好專利管理，才能知己知彼百戰不殆
- 以TIPS的條文規範為基礎建立智財管理制度
- EPS專利管理系統累積了大量的專利管理精神
- EPS專利管理系統上的標準化作業報表
提案申請流程只是專利管理制度的一小部分
我們一直在談專利技術，申請、保護、維護、運用是非常重要的，這一個系統的流程，當然是要來保護我們企業最大的競爭力以及避免侵權等等，我想它的作用性肯定是存在的，但是為什麼有許多的企業反應，卻還是相當的無感，它不是企業投入好幾億，或者是好幾千萬研發的費用，最具有保護成果的效益的產品嗎？
我想，專利是保護技術研發成果的最好的智財標的，這一定是無庸置疑的喔，那有些企業會無感，我想是因為沒有一個可信賴的專利管理系統。
那政府今年有相當多的一個政策，像TIPS的推動或是像產創條例等等，還有我們每個禮拜的影片宣導，都是為了讓您更有感。簡單的說，跟著政府做，就可以建立企業的專利管理制度了，那比較辛苦的是在實際落實面上，所以也建議大家也要同時參考，我們公司提供的資源喔，因為新穎在智財領域，已經服務超過二十年了，南征北討在台灣、日本、美國、大陸、新加坡，那也導入了上百家的系統。
如果企業您覺得專利管理制度好像很難落實，其實呢這是跟公司沒有一個，有效的專利資訊管理系統的推進，有很大的關係喔！所以光有制度導入卻沒有資訊的系統輔助喔，就像個紙上談兵，有制度但落實不夠確實，所以才感到無感喔。
很多公司會認為啊，使用文管或是Flow系統，建立一個提案申請流程，就等於完成了專利管理系統的建置，但是事實上是，提案申請流程其實只是佔專利管理制度的一小部分而已喔，是沒有辦法全面性的協助智財單位進行專利管理的。
做好專利管理，才能知己知彼百戰不殆
專利管理制度包含了專利的取得、維護、保護以及運用，所以提案申請流程，大概只能算是專利取得的前階段作業而已喔，那技術提案之後需要評估技術的可行性，還有公司研發的關聯性，甚至要評估技術的價值，為了確保專利權的有效取得，當然也需要做專利的前案檢索。那在專利維護階段，也要定期的評估檢視技術的價值，才能決定是否續繳年費或是加以活化運用，這些都是需要透過系統化的管理，才能讓這些日常作業標準化、制度化的。
而且法規跟內部的管理措施也有可能會修改喔，像前幾年設計專利的法定年限，從12年延長成15年，專利管理系統也要相應的修改，來配合制度落實的有效性，所以如果公司是內部自行開發專利管理系統，就會面臨到智財人員除了日常的專利程序管理工作之外，還要負責開立智財系統的需求規格，給內部的資訊人員進行系統開發，那智財管理人員就要身兼系統負責人，需要更多的心力在資訊系統的規格，測試再修改再測試，這樣接二連三提出需求變更，時間一久，系統如果沒有提供彈性的欄位紀錄、檢索跟統計，就會來不及對應法規跟內部程序的修改，就會讓智財人員回頭又開始使用Excel來管理了。那最終的結果就是制度歸制度，流程歸流程，管理歸管理。
所以就會仰賴事務所的服務，那一般日常繳繳年費還算可以滿足需求，但如果遇到侵權、爭訟事件發生，大家就會開始緊張喔，因為沒有辦法清楚知道我們的武器有多少，有沒有能夠抵禦的專利清單，其實這些都是跟日常的專利管理作業有沒有落實，有很大的關係喔。
如果平常都有持續盤點維護企業的專利清單，就可以掌握我們公司的專利實力，不管是要開戰或是議和，都可以提供充分的資訊情報給董事會，跟董事長決策，在知己知彼的情況下才能做出對組織，最有利的決策戰略喔。
不過這一些專利情報訊息，到底要怎麼讓董事會或董事長了然於心呢？
公司治理評鑑就有要求，上市櫃公司至少一年要向董事會報告公司智財制度的執行情形，所以董事會就能定期掌握企業的營運目標跟智財的保護現況。
以TIPS的條文規範為基礎建立智財管理制度
這樣子的制度做法我們一般企業要如何來學習啊？
其實很簡單喔，工業局從年發布了台灣智慧財產管理規範，也就是TIPS制度，依據ISO的架構擬定了專利管理制度的規範，提供企業可以藉以檢核內部的智財制度是否合規。那它呢是一個標準 可以適用在不同的組織，包含非上市商櫃公司甚至是法人機構，企業的研發標的可以是專利或者是商標、著作權、營業秘密，這些都需要建立一套可以依循的智財管理制度，就可以參考TIPS的條文規範為基礎，千萬就不要再交給事務所代為管理了。
所以就算不是為了申請TIPS的驗證公司，其實參考TIPS的制度規範，來作為公司內部導入智財管理制度，不用再像以前找顧問來輔導了。TIPS本身就是一個非常好的智財管理制度範本，非常適合提供公司參考作為制度導入的依據喔，它是一個框架，企業可以再依據自己的需求來進行調整喔。
我們政府已經幫我們設計好，這麼好完整的一個智財規範，大家一定要努力的用力的來參考使用，這套制度也已經推行了16年了喔，也被納入公司治理評鑑的加分項，政府大力推動智財的重要性，除了TIPS跟公司治理外，在產創條例第14條，也有關於智財管理制度的推動政策喔，企業如果有健全的智財保護跟管理的制度，對於日後如果要申請政府相關的產創資源，都是有相當大的助益的。
所以不用再像我們20年前，剛出道的時候，挺多大型企業的專利管理制度，都要請外國公司來做導入設計喔，當時的環境之下，每年要支付好多的技術權利金喔，所以大多都要配合國際大廠的制度要求，所以企業當時也只能找國外的顧問公司輔導，才能建立專利管理制度，那國外的顧問是算分鐘數計算的喔，光是制度導入的顧問費就好幾百萬了，不便宜呢。
EPS專利管理系統累積了大量的專利管理精神
新穎就是在這樣的市場缺口環境下，因緣際會的開發了EPS專利管理系統，因為科技產業需要將專利管理資訊化，就找我們共同合作開發，他們提供專利制度的作業程序專有技術，我們就提供我們的資訊技術專業喔。
所以EPS的背景還涵蓋了，國際著名公司的專利管理精神喔，我們EPS專利管理系統中，不僅累積了國際顧問公司，也包含台灣護國神山公司群的專利管理精神喔，那在這裡也要藉這個機會，謝謝當年的前輩們，不厭其煩的指導我們這群初出茅廬的團隊，說明專利管理的痛點跟細節，真的非常感謝各位大佬先進的提點，新穎也是非常爭氣跟認真喔，在專利管理系統非常忠實穩定的營運，並且已經擴散到各個公司制度，讓台灣的智財管理走向更成熟之路了。
我們企業管代，定期都要到董事會進行專利政策或目標，以及相關的專利執行情報訊息來做報告，這部分的情報訊息就很重要了喔，專利生命週期不是提案送專利申請後一兩年就結束囉，後面還有專利申付答辯、專利維護，甚至爭訟議題喔，每件作業期程，都至少十年甚至二十年的時間，其中又涉及各國不同的程序制度，年費管理的問題，還有每個發明人的獎金發放，以及跟事務所的往返，規費服務費的支付等等，所以才需要一個完善的管理系統，將申請程序、獎金發放程序、事務所管理、金額支付，有條不紊的適時提醒重要時點。
如果訊息分散有的在Flow系統，有的在Excel裡雜亂管理，常見的就是遇到內部要統計、要報告、要提交董事會開會資料，就辛苦囉，累得一定是智財管理人員，因為光是資料彙整就要花上好多時間呢，而且在將不同資料彙整統計的時候就會發現，欸為什麼算完的金額，跟當初呈報給會計室的金額不一樣啊，還要回來抓Bug 查問題原因，最後乾脆人工修正喔，資料就會越改越奇怪，管理當然就會越來越辛苦喔。
總歸就是建議，如果專利一定是貴公司的重要資產，其實導入一個專門專業的系統產品，應該都是企業早晚的事啦，而且專利一定會越來越多喔，制度跟系統越早導入越好，因為我們的專利管理系統也涵蓋了，專利管理制度的落實，也能滿足TIPS制度規範的要求，企業才可以少走一些冤枉路喔，導入EPS系統就等於找了一個專業的顧問，間接輔導您建立完善的專利管理制度喔，而且對於各國的制度法規，如果也沒有那麼熟悉的話，新穎也可以先協助來建立各國的管理程序。我們的系統導入人員都是非常專業的，如果需要討論制度建立的議題，我們都非常樂意跟客戶多交流。
EPS專利管理系統上的標準化作業報表
有關於EPS決策報表上大概有哪幾種呢？
目前EPS系統上面的標準化作業報表，大概就有30種，依據專利的類型統計，各國的專利布局，各分類技術的專利布局，專利費用的報表等等，還包含像Patent Portfolio報表，依據貴公司自訂的技術分類，產出各技術分項下的專利清單，技術分類可以依組織的研發方向動態調整，甚至企業可以新增各種不同的構面進行分類，分析的構面越多，對企業而言運用的價值就越高，後續產出的報表都是公司的專利運用成果，都是可以馬上提供給高階決策使用的技術情報喔。
所以光是標準化的報表就有30張啦，也是我們服務20年來，累積企業最常使用的報表喔，這個好處就是一鍵可以快速生成報表，那若我想要指定欄位或是變更欄位那怎麼辦呢？不用擔心喔，我們服務了這麼多年，您的需求一定也是其他人的需求喔，我們也提供了提案事件總表，以及專利事件總表的功能，也就是所有曾經被記錄在系統裡的資料，通通可以被檢索跟匯出喔，也就是把資料再輸出成Excel的大總表喔，以這個專利事件總表為例，如果我想查詢目前有哪些中國案跟EP專利，還在專利申請階段的繳納專利維持費用的資料，您就可以在這裡選擇專利申請資料，在目前進度輸入申請中，下一個條件可以選擇專利事件資料，在事件名稱輸入維持，按下檢索就可以找到這個案件資料了，上方還可以勾選要顯示的欄位，那就可以勾選負責的事務所，目前事務所的窗口，包含聯絡人的姓名、電話、帳單號碼、請款日、受款人、帳單金額、幣別、匯率、台幣金額或是全欄位勾選，再按下重整按鈕後，下方就可以所見即所得的顯示出來囉。
專利管理涉及不同國家的申請制度，管理起來細節真的很多喔，每個都是相當重要的訊息，而且我們這個還只有標準版系統的欄位喔，如果再加上廠商依據他們自己的管理需求，建立的客製欄位，這裡的報表欄位就會再增加，畫面拉下來真的都超過上百個欄位。
那這一些欄位我可以自行匯出自行使用嗎？
當然可以喔，上方也提供匯出Excel的按鈕，按下後資料就可以匯出成Excel，不管是提供給會計部請款，給老闆評估是否繼續申請，或者是提供給事務所對照，都可以即時產出喔，所以我們自己都暱稱這個叫做大報表，就是為了要滿足各式不同的需求，隨時可以查詢特定條件，匯出資料如果要產出圖，也可以自行利用Excel來製圖，對企業來說也其實也省去了很多的客製成本喔。
我們以前也常常要處理一些緊急的需求，產出某個特定條件的報表，讓智財部門可以跟老闆報告，那因為是臨時插單又很急，所以通常報價也不低，客戶就會反應，這個報表我只是增加了一個小小的條件，為什麼報價要這麼貴啊？但其實對於開發人員來說，因為這些欄位都是互相關聯的喔，要考慮計算的正確性，是以提案來統計還是以專利來統計，有些欄位的加成跟統計，還要包含事前要理解企業的制度，才能訂出正確的規格喔，不是簡單的產出而已，所以遇到客製報表，其實對我們雙方來說都是壓力喔，因為報表的產出會依據當時的狀況，也就是老闆的需求，來動態調整跟決定喔，所以我們才會規劃這個大報表，它可以依據條件將需要的原始資料，匯出到Excel裡面，讓使用者有機會可以自行彈性運用加值喔。
決策的思維是一個動態調整的趨勢，它不會是長年固定不變的，我們的專利管理也是一樣的喔，它必須要跟市場與時俱進，跟法律並同調整，當然記錄報表的訊息，也會有不同的地方，不過總是有幾項是企業主，一定想知道的資產現況，它可能也包括了公司在營運活動上，專利保護的能量，或者是專利布局的現況，或者是我們公司專利運用的比例，沒有使用專利在維護評估的時候，它有沒有流通性的價值等等，這些都是我們企業主要關注的重點啊。
所以如果這個報表已經變成您公司裡面固定常用的報表了，每年一定要呈現給長官檢視跟監控的情報，我們就會建議您可以直接形成固定的報表，這樣作業起來可以更有效率，還可以一鍵產出，不用擔心每年產出的條件還要自行記憶管理喔。所以EPS系統呢，不管是固定的報表或彈性的產出統計，通通都可以滿足需求喔！
一般常用的報表就應該要提供直接的輸出，不要再有人工的介入整理，這不僅僅可以提升作業的效率以外，更具有產出的品質，但是當我們有不固定動態的情報訊息，要產出的時候，EPS產品的設計也已經提供給我們，全欄位的報表匯出Excel功能，讓企業更有機會自行的來強化報表的訊息了。
下集主要將探討：EPS專利管理系統超級好用的隱藏版功能！
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