我們在上一集介紹到了常見的專利管理機制，點出一般公司使用Excel來管理專利時常會遇到的問題，也提醒了各位其實早在「技術研發提案階段」，就應該一併納入專利管理範疇內。
台灣已經從早期只想快速衝出專利申請數量的年代，進化為懂得追求專利品質，然而從一開始的技術提案、權利化的評估過程 、到跨部門間的知識分享，這些其實都是專利管理的範疇，也唯有做好專利管理，才能讓你用有限資源提升研發品質。
究竟資訊系統是如何效率化你的專利管理制度的？
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
專利管理最實際的案例─發明人獎金發放
二十年前我們第一次接觸到專利管理這個議題，是因為有一家公司每個月都需要計算各個發明人的獎金。
發明人獎金這個聽起來很單純，但其實每個研發提案，都會有不同的階段，每個階段有不同的獎金計算方式。
什麼叫不同階段？技術提案是一個階段、權利化是一個階段、專利商品化了又是一個階段。
又因為各個發明人對每個研發提案的貢獻度會不同，所以會有不同的計算基礎。
另外，各發明送去申請專利時，因為送到不同的國家，專利維護費不同，影響維護成本，導致公司提撥的獲證獎金抽成也會有差異。
這間公司當年只有100多件專利，每年實際領證的專利頂多10來件，就可以搞到這位資深的管理同仁壓力山大，每次發薪日前都加班加到吐。
我想這應該是很多公司的專利工程師或專利管理施每個月都在面臨的問題，使用Excel來管理專利真的很難快速解決獎金發放這個議題。
事務所提供的服務不等於專利管理
現在企業常見的專利管理大多有兩種方式：
一種是僅透過簡單的Excel來進行現況管理，委由事務所來協助處理專利申覆或核准後年費繳納通知等事宜；
另一種是使用專門的系統來進行管理，通常會使用專門系統都是因為公司希望可以搶在專利申請之前，就先針對技術的提案進行管理，以利後續專利維護及運用等相關議題。
以第一種方式來說，其實事務所主要業務是針對專利說明書進行撰稿及後續送各國政府申請及維護的流程，對公司來說算是委外單位。
將撰改稿或申請等事宜委託給它們處理，這沒有問題，但這些事情只是專利管理的其中一小部分。
我們在上一集有分享過專利管理的機制及其包含範圍，裡面就有說到，舉凡前案檢索、新穎性評估分析可專利性與否、確認送申請國家、與事務所的往來紀錄、專利的成本控管及維護評估、以及專利商品化的應用範圍等等等，缺一不可。
若是覺得與事故所溝通這一段就叫做「專利管理」，那真的是大錯特錯了。
「技術研發提案」階段為何應納入專利管理範疇內？
我們一直不斷重申，專利管理必須從技術提案之初，就開始進行管理。
不論這個技術提案內部是否通過、是否決定要去申請專利，都一樣是企業非常重要的研發成果，必須要納入我們的管理過程內。
上一集我們也有說到研發的過程之中會有新技術的產生，無論最後你們決議這個新技術是要去申請專利、或選擇要改用營業秘密的方式去加以保護、甚至做為內部的一個技術文件來代代相傳，這些紀錄對公司來說，都是前期所投資的一個成本。
它是一個重要的心血結晶、是公司所擁有的無形資產之一、也是具體研發成果的展現。
甚至，它也跟各部門研發的KPI，以及前面提到的提案獎金如何發放息息相關。
申請專利的權利化評估過程
一般的技術提案不一定會去申請專利，畢竟一件專利的申請，即便只是在台灣，往往維護成本也需要二、三十萬，更遑論那些跨國企業。
目前來說，中大型企業的專利動輒就是上千百件，算起來每年專利的申請、維護、提案獎金發放等，公司往往需要編列好幾千萬甚至上億的預算。
對企業來說，自然是需要謹慎評估這些技術，是否要去申請專利、要申請哪種類型的專利（發明？新型？）、要去哪些國家申請專利…等。
尤其在我們取得專利的同時，其實同時也會將我們的最新技術、研發策略以及研究成果對外公開。
所以企業對於權利化評估這一塊，勢必要審慎考慮。
台灣已經從早期只想快速衝出專利申請數量的年代，進化為懂得追求專利品質。
當企業每年都需要投入這麼多的專利管理費用成本，勢必也會更需要使用系統化的方式來執行專利管理。
目前一般較有制度的公司，都會有內部提案管理機制，但現在比較常見的，往往還是將專利提案當成一種文件表單的申請審核制度，所以常常會透過文管系統或是Flow系統，來進行提案申請的審核。
但其實這樣會忽略申請專利的權利化評估環節，因為專利申請不是保護技術提案的唯一方式。
如同前面提到的，還會有營業秘密、甚至文獻發表或直接向市場公開等方式，這些都很常見。
為什麼當初會選擇特定的方式來保護這個技術，都是有原因的。
這些原因需要被完整記錄下來，這也是專利管理的範疇之一。
跨部門間如何分享研發中的技術知識
公司內部的計畫投資不斷的在持續進行，假設今天有部門針對內部研發成果執行權利化評估，並提出專利申請。
最早以前，即便這件申請中的這件專利超過了「發明早期公開制度」18個月的期限，被公開了、或是已經確認授證公告了，往往也只有發明團隊、智權或法務等管理單位會知道這件專利，其他研究單位是無從知曉相關技術內容的。
現在，由於智財觀念已經相對成熟，企業通常會提供一個知識分享平台（無論是現成的專利資料庫平台，或真的額外花錢建置的分享平台），當申請中的專利解除保密狀態被核准或公開時，企業的研發人員就可以從知識分享平台直接檢索到這篇專利，據以了解公司現行各部門研發成果。
但尚未解除保密狀態的技術呢？
對大公司的員工來說，隔個部門如同隔一間公司，還沒超過「發明早期公開制度」18個月期限的專利，由於在知識分享平台上還無法被檢索到，往往導致跨部門間彼此研發的項目內容無法分享。
這時候就會建議，可以讓研發部門內部的高階管理者，有權限針對申請中的專利執行檢索。
或是跨部門間可以籌組技術研討的小組會議，讓彼此之間可以分享研發中的技術知識。
關於這些檢索權限設定或小組會議的展開，使用Excel管理專利的公司應該都還沒走到這個階段，然而，這才是「專利管理」真正需要被管理到的範疇。
下集主要將探討：「智財管理」與「專利管理」大不同，這些管理制度的重點你應該要快速掌握。
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