我們在上一集介紹到了專利管理系統EPS的三個隱藏版的後端管理－人資介接、各國申請制度與資料轉置。
今天我們繼續介紹EPS還有哪些隱藏版的後端管理，持續來窺探這些重點私房菜－人資介接整合、分類管理、事務所管理、案別管理等，這其中輔助管理的奧妙之處，到底應該如何設計翻炒才能真正讓我們的專利管理系統快速、成功地上線在公司內部的管理運用上。
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
人資介接整合：帳號同步一次搞定
關於人資介接議題，人資介接的規格通常不會很複雜，因人資介接通常請企業的IT資訊部門就可以搞定了，企業內部不同的系統，都會有帳號整合的管理需求，IT部門都很有經驗的。
整合的介面，可以包括像是AD帳號同步，或者提供View Table讓我們的程式讀取，也有使用我們提供的資料介接API，這些機制都可以協助企業的人事及組織資訊同步，通常只需要跟IT部門開一次介接討論會議，就可以定下規格。
新穎的介接經驗非常豐富，各式介接整合都沒有問題的，後續也可以透過single sign on設定單一簽入登入。在企業內部使用時，只要電腦有登入網域，進入系統時，就不需要再重複打帳號密碼了，更融入組織的整體，同仁使用上會更方便。
分類管理－吹動專利資產盤點的基石
企業在建立「專利管理系統」時，「分類管理」機制是一定要有的喔！這也是TIPS規範中，被要求管理的事項之一，在TIPS條文8.3.1盤點分類，有相關的規範：「組織應就所擁有智財進行分類、建立清單或是資料庫，並定期更新且維持其記錄。」
也就是說，如果企業您申請驗證TIPS標的是「專利」，就需要定期進行專利的盤點，並進行分類，協助企業做到基本的管理要項！
盤點分類沒有要求一定要哪些分類項目，不過在TIPS的8.3.1的備註，有補充建議：「組織可考慮以不同標準進行分類，例如：權利別、產品別、部門別、技術別、價值別、重要性等等。」
常見的分類類型：權利別、產品別、部門別。其實很多公司的專利管理清單上，都會有像權利別、產品別、部門別的資訊，這些都是常見的分類類型。
進階的分類類型：技術別、價值別、重要性。對於企業的盤點分類，也提供了更進階的管理方法建議，大家可以漸近式的將管理工作加深加廣，所以在TIPS規範中才會有這些項目出現。
專利從一開始由研發人員提案的時候，就進行「分類指派」是最輕鬆且成本最低的。這個「分類」的構面建議，公司可以事先定義出一個完整的構面，至少包含有「技術分類」，還可以考慮增加，像是「應用領域」或是「應用產品」等等，未來在找專利組合時，會更方便地找到標的資料。
而且這個分類會因為有新的產品或技術手段，需要隨著時間進行適當的調整與新增，這些如果有對應的資訊系統，組織就可以透過後端管理功能，自行調整及設定了。透過後端的自行管理，可以滿足企業更適切的營運情報，強化專利管理的效益哦！
進行專利盤點與分類，這不僅是為了滿足TIPS條文規範要求外，更重要的是對於企業長期進行專利管理，最基本的管理制度，是作為後續管理運用的基石。
大家如果想要詳細的了解我們EPS產品的分類管理機制，可以參考第10集、第15集，有詳細的機制說明。
事務所管理－深度解析三項管理效益
專利管理系統裡也有進行「事務所管理」，這是因為企業的專利申請作業，會依據申請的屬性，會去找不同的事務所承辦，事務所的專擅各有不同，有的是機械領域、有的是生技醫藥領域，甚至後續年費繳交也有不同的專門事務所協助處理，這種情況下，就會需要記錄各專利在不同時間點負責的事務所是誰。
事務所管理的優點：
1. 名稱輸入一致性
可以避免各別程序人員在輸入事務所的時候，名稱輸入不一致，後續我們在查詢以及統計時，就可以完整查詢案件的委託數量，所以建立正確的事務所名稱是基礎的工作事項。
2. 掌握專利申請進度
只要有正確的事務所名稱，我們就可以產出以事務所角度出發的「事務所進度一覽表」，一覽各事務所在專利程序的處理階段，這對企業在掌握專利申請進度是非常重要的，我們必須知道事務所幫我們申請的專利，在各國的進度以及發生的事項，這些都是我們企業程序人員需要掌握的訊息，可以與事務所提供的清單，做交叉管理比對，而不是只依靠事務所通知。
3. 統計各事務所的專利案量
可以統計各事務所目前處理我們家的專利案量，正在撰改稿的案件共計有多少筆，各專利的生命週期現況如何，可以確保專利撰改稿的作業品質，作為評估專利業務處理能力的資訊情報。當有時事務所接案業務量已經超過負荷了，就可以考慮是否需要評估另一家事務所來協助，避免影響到我們的申請品質。也可以評比不同事務所在專利撰稿品質的差異性，做為評選時的參考。
事務所承辦人負責程序設定：
事務所承辦人負責程序設定，就是針對事務所協助我們進行專利申請程序的相對應負責程序人員的資訊。除了基本的案件負責事務所外，我們的系統還可以記錄到事務所承辦負責窗口是誰，例如窗口、撰稿人、主管是誰，電話分機、EMAIL等等都可以透過後端管理功能來設定。
依據企業的實務需求，可以自行決定是否要紀錄到這麼清楚，每家公司會有不同的管理目標。有些主管會希望資訊都能被完整紀錄下來，甚至能掌握到各事務所在不同階段，各個程序辦理人員是誰，更能知道特定人員的作業品質。但是，也有些公司只需要記錄案件負責的事務所就好，所以端看公司要記錄的資訊細緻度。
我們的系統就是希望透過彈性的管理機制，在剛開始的時候，就提供完善的管理架構，讓企業可以自行透過後端管理機制選擇使用，才不致於，等到導入後，又需要花錢客製。
案別管理－不同國家的案件類型名稱都不太一樣哦！
「案別管理」其實就是專利的案件類型，不要以為只有發明、新型、設計喔！
因為不同國家有不同名稱，登錄的時候可以依據各國的正式申請類型，會更符合實務需求，例如：「發明專利」，台灣及大陸都是發明，日本稱為特許，，美國是utility專利。「新型專利」，台灣稱新型，大陸叫實用新型、日本叫實用新型，美國沒有另分拆出新型專利。台灣的「設計專利」，大陸叫外觀設計，日本叫意匠。為了方便管理者可以對應，所以我們也提供後端的專利案別的管理。
像是台灣在民國100年，才將「新式樣專利」更名為「設計專利」，像這樣的名稱修改，企業可以自行在後端調整，不用再找原廠客制喔。另外，公司也會申請歐盟啦或者東南亞專利，就可以依各國家的案別名稱，自行考慮是否對應增加管理。
這種官方的法定規範的變更及修改，系統是一定要進行調整的，不然管理作業很難對應及管理。所以不管是持續系統的維護，或是有不錯的後端支援功能，都是必要性的。
案別管理，大多是建置時，初始設定完畢就可以了，修改的頻率確實不高，但是一定會被使用。像剛剛提到的狀況，專利的法規制度是會調整的，當然就有機會需要進行維護。我們專利管理系統EPS已經營運超過15年，導入企業超過500家，一定是依據市場的需求來考慮。
這種萬年不改的設定值，有需要功能介面嗎？這些後端支援，我們通通都有囉。
後端支援功能－發揮專利管理效益的力量
後端支援功能，如果企業在評估導入系統時，沒有謹慎地考慮評估，長期下來產品的持續使用性可能就不佳。當名稱更動或是有法規異動時，就會有客製的問題，如果當初公司內部開發的資訊人員還在就還好，如果已經離職，光是系統規格書，系統程式語言、甚至資料庫等等資訊的確認，放在哪個保管單位在哪都是問題，這也是目前企業常見的內部自行開發專利管理系統的窘境。
若當時開發人員離開了，後續內部的調整，其實也是非常辛苦的，管理成本也非常高，對企業無論是「資訊部門」或是「智權部門」同仁來說，都是無形的壓力。這也是企業在評估自行開發或是找尋成熟的專利管理系統產品，非常重要的議題，也就是如何讓產品持續的因應外部的專利管理相關規範，以及內部對於專利管理的需求調整。
總結：
今天我們分享了在專利管理應該要評估的後端支援機制，包括有：專利的分類盤點管理，這對於企業後續的專利運用是關鍵的功能，企業肯定要好好思量，而且在我們TIPS8.3.1也是有要求要進行智財的盤點與規劃哦！
另外，針對「事務所」的管理，是在強化我們對於事務所的服務品質管控，進而確保我們的專利申請的質量。以及「事務所承辦人負責程序設定」等，這些都企業可以進階掌握我們合作事務所所提供給我們的服務資源，作為我們評估事務所品質的資訊。
最後，專利「案別管理」是可以讓企業透過後端自行管理貴公司的專利「案別管理」名稱設定，因應外部法遵變更，或是內部需求調整，都是會被使用的支援機制，提供給大家參考評估。
下集主要將探討：專利管理系統後端設計要有哪些支援呢?
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
