我們在上一集介紹到了六大專利管理後端管理機制。
全球市場經濟環境風起雲湧，其中這場浪潮的推手就是ESG，而TIPS也扮演了關鍵的角色，促使智財管理系統的需求飆升。透過導入成熟的智財管理系統，除了能提升智財單位的作業效率，還能刺激研發人員提案，更能讓制度快速擴散到整個公司，好處多到數不清！
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
今天我們要來跟您談談在疫情風暴過後，國內市場經濟在大環境的需求上，關於智財策略發展的需求，有沒有甚麼變化?
之前有許多公司可能會利用公司現有的資訊系統來輔助管理專利或是商標、甚至營業秘密等，這部分的管理議題，有沒有一些變化呢?
ESG讓智財管理系統需求飆升
專利系統的部分，忽然之間需求好像提升不少哦！其實從去年開始我們也發現有不少新廠商詢問度增加，而且需求都很明確，我想應該是跟TIPS的導入有關吧！TIPS智慧財產管理制度從2007年開始推動，以前接受輔導的企業，大多是中小企業，尚未建立智財管理制度，希望透過制度、系統，有計畫的落實，並強化智財保護研發的效力。
後來，2020年金管會推動公司治理3.0，只要通過TIPS驗證，公司治理評鑑總分就可以+1分，就推動了國內上市櫃公司，希望強化智財管理制度與公司治理的連結。目標市場是－上市櫃公司。所以也是因為金管會要求上市櫃公司要落實智財管理制度，使得貴公司的eps專利管理系統再度的讓許多大公司進行評估。
2024年國內景氣持續回溫，再加上國內外大力推動ESG議題，為了成為永續供應鏈的一環，各大企業積極投入節能減碳技術研發，也加快企業在綠色技術的投資。 相對的，專利申請的需求也大大提升，這時，就會需要一個成熟的「專利管理系統」，來輔助公司從專利提案、申請、維護、到市場應用，這絕對是非常必要的投資喔！
刺激研發人員提案的做法-資訊系統導入
還有，導入一個作業方便的系統產品，也可以增進公司內部的專利創意提案。現在大家對於智財思維與觀念都已經非常普及，透過專利管理系統，可以提升智財管理單位的作業效率，更重要的是，可以刺激研發人員提案。透過系統化的推動，提案更便利，權利化評估作業才會流暢，這麼多的好處，所以才有這麼多的企業在洽詢了。 相比之下，透過一般資訊系統來管理，研發同仁的提案流程不順被退件，就會影響大家的提案意願，重點是公司無法保障智力成果。
有家公司也跟我提到，他們公司要導入專利管理系統已經規畫2年了，也請UI、UX單位協助將整個專利管理系統畫面拉好了，也讓法務長確認過。結果送到IT進行開發，IT因為對於專利制度程序不懂，只能透過自己的了解與UI進行發展，好不容易等了2年，最後就是發現根本無法上線管理使用，因為連審核權與核決權都沒有釐清，整個程序就是RUN不動。
但是這個真的不能怪企業的IT單位啦，資訊系統的開發，需要周全考慮，尤其是智財法務系統，涉及法律面跟技術面，我們會建議大型的資訊系統開發案，要分階段導入，才能降低系統的執行風險，增加系統如期上線的成功機率。
前一陣子剛好在協助客戶評估開發一個專用的智權管理系統，因為涉及法規及內部作業程序，需要綜合考慮，我們也是建議客戶要分階段建置。
為什麼會建議分階段導入，而不是一口氣就把專案範圍框大？
因為如果一口氣框大案子，除了承辦人的壓力很大、開規格、驗收都很辛苦，重點是風險高啊！客戶會看上我們家的產品，也是因為我們深耕智財法務資訊系統多年，熟稔智慧財管理專業知識，會主動幫客戶思考智財相關法遵，所以客戶會放心交給我們來規劃，如果能有通盤的考量，成本才能真的降低，不會反覆修改後，又再提出要變更，才能減輕IP人員跟IT人員的壓力。
成熟的資訊軟體系統，能建立管理制度
一般的程序管理系統，因為開發人員自己了解使用的流程及情境，透過公司現有的ERP或是文管系統增加表單或模組，這一定沒有問題。但是「智財管理系統」，涉及專利、商標、營業秘密、甚至合約管理系統，我們就比較建議要導入市場中成熟的管理系統，比較優喔。
我舉個例子，如果您掌管一家新創公司，因為創業初期公司規模不大，通常會用EXCEL來管理財務資料。但是當公司達到一定規模後，就會需要會計系統來管理帳務。
那請問，您會直接找外部的資訊公司來開發全新打造？
還是找內部的資訊人員用現有的管理系統來改寫成「會計系統」？
其實這兩個做法都不太好喔！因為與成本不符，現在市場的會計管理系統很成熟、也穩定，買個具品質又好用的會計系統，直接將資料導入最快啊！何必還要自己用自己的人發展或是找外面的廠商發展，這不合理。
如果您已經擁有一個成熟的產品，費用合理，並擁有專業的資深服務團隊，可以協助您導入和培訓，特別是像會計系統這樣在市場上運作已超過10年甚至20年以上的專業系統。這種系統具有豐富的導入經驗，並且系統設計已經充分考慮法規要求，經過多家大公司的實際應用和反饋，確保了其實用功能。系統內建現成的報表，且穩定性高、沒甚麼bug、風險低，更容易進一步學習和應用管理知識。當然，選擇已經成熟的管理系統是一個明智的選擇。要站在大公司的知識基礎上，我們進而再深入發揮我們自己的特長嘛！
有些公司主管認為，由於我們公司的流程與其他公司不同，有獨特的專屬需求，一定要量身訂製系統，其實，我們也還是會建議，可以導入一個成熟的套裝軟體後，再來進行專屬的客製需求，或者透過模組開發，請IT進行資料介接整合，都是風險低且又可行的方法。
如果請IT從頭到尾重新設計開發，光是定義規格、測試、上線，就會花費許多時間。或者若是用現有的管理系統來修改，就只是增加作業表單，沒有管理功能，這樣的系統，除了失去整體的流程規劃，也花費了許多人力、物力，更重要的是無法滿足最初想要的獨特性。
也就是「不能因小失大」的意思嘛！您不能因為要局部的獨特性就自己發展，導致整體的架構或是流程、甚至資料的正確性都有疑慮，也因此使得投入的時間+成本的墊高了，這策略的判斷，完全沒有思考到風險高低，很堪慮的。
智財管理系統像是專利、商標、營業秘密、合約的管理系統，跟會計管理系統都是一樣的。會計有相關的法條跟制度要遵循，智財管理系統也一樣，涉及各國不同的法規、申請制度、規範等。又要考慮法定期限與權利期限，如果企業內部沒有一個健全、完善的管理系統，其實就表示，企業的智財法務事務，長期以來，都是靠著人力來管理資料的正確性，當然智財法務人員的壓力可就大了。
導入專業的智財管理系統跟直接導入會計系統的思維，其實應該是一樣的。如果沒有用系統來支援工作的活動，研發技術的創新如何透過專利或營業秘密來保護，但是如果是用半套的系統來支持，等同於研發提案用內部的提案系統，流入我們智財單位以後就會變成由智財程序人員來協助處理執行一般的事務性工作，把智財單位的人員當一般事務性工作來使用，太浪費了啦！
通過TIPS－公司治理評鑑指標分數大補帖！
企業為了落實TIPS管理制度，強化了智財對企業的管理效用，智財法務的角色也愈來愈重要。其實法務長也知道，長期透過人力來管理智財一般事務，成本太高而且效率不彰，但是，法務是屬於支援單位，因為預算考量，要花錢買系統產品，都需要經過層層關卡說服長官。
但是時至今日，已經大不相同了，因為TIPS驗證，要求企業落實智財管理制度，透過資訊系統導入，可以確保制度的落實，更可以保存TIPS制度所需要的紀錄文件，一兼兩顧，可以確實滿足TIPS的驗證需求，又有助於智財活動的推動，正當性提高了，所以法務話語權也提升了。
但是IT要協助全公司的系統開發，就會面臨要跟別的部門搶資源的情況，智財單位的優先順序如果不夠，所分到的資源有限，系統的導入期程就會一直往後延，但是TIPS的導入是有期限的，所以啦，從去年開始，智財管理系統的導入詢問度就開始變高了。 再加上，導入TIPS的組織本來就不限規模、類型，所以詢問我們智財管理系統的廠商各式各樣的組織規模、甚至不同的產業類型都有，申請驗證TIPS確實有愈來愈普及的趨勢了。
其實，這種智財管理制度或是TIPS申請驗證，對於上市櫃公司來說，智財管理系統的導入應該都是必需的吧！這個已經是大家都心照不宣的趨勢了，因為上市上櫃公司要滿足證交所及櫃買中心訂定的上市上櫃公司治理實務守則37-2條-建立智財管理制度，搭配公司治理評鑑指標，符合2.27項的要求，就可以獲得基本構面得分，約1.32分。如果通過TIPS驗證，就可以額外再獲得公司治理評鑑指標總分+1分，真的是很補的分數喔。智財管理計畫是上市上櫃公司的必要要求，制度的落實正是強化您的競爭力，對於我們大眾或是相關的利害關係人都是一個重要的議題。
但是，智財管理系統不能再以現行的excel或是一般管理系統客製管理，這樣真的會將您內部重要的智財法務人員當成一般事務性工作的人力資源，因為資訊系統支援不足，只能用人力支援了，但是公司所應該要承擔的積極性智財策略活動，根本就無法進行了，企業只會因小失大，得不償失，或許這些思維企業主您可以多加思考。上市櫃公司導入智財管理計畫，一定要使用專門專業的智財管理系統加以輔助，這樣才能快速且具有品質的落實組織的智財政策與目標。
下集主要將探討：智財與ESG的連結
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