在上一集提到如何讓專利管理溝通效率↑20倍！既然效率上去了，投入成本，能不能再節省下來呢？
什麼？！企業管理師每天跟事務所的溝通就要5小時？掐指一算，一年就要犧牲超過40萬在這些溝通成本上？就算有錢，也不能這樣花吧！
趕快使用E-Keeper傳遞事件訊息吧！溝通、傳遞僅需10秒，全面提升事件紀錄效率，在省時的同時更可以提高正確率。一起讓您的人才，擺脫溝通困擾，發揮更大的專業價值！
上集與大家探討，為什麼企業的專利管理師或是專利工程師總是那麼忙？尤其是第四季的時候。不分析則已，一分析竟發現管理師每日要花在事務所給企業的專利事件資訊紀錄工作十分費時，若每日有30封的事務所來信事件紀錄就要花費管理師人力至少5小時的時間！重點是，往往一家企業每日要處理的事務所來信根本就不只這30封。這樣的人力資源成本，企業您受的了嗎？
企業老闆，您可曾想過：為甚麼要用高級人力來做這些「收信→複製→貼上→輸入」的事件紀錄工作呢？
如何提升專利工程師或是管理師的工作效率，我們這幾集將持續利用實際個案情境告訴您，您可以怎麼做？不僅可以大幅提升企業的工作效率外，更能增進工作品質。
企業與事務所的惡夢-專利事件溝通泥沼
企業跟事務所之間的活動訊息，究竟主要有哪些？
其實，一般企業跟事務所的合作的內容，主要可以分為「專利的撰寫」、以及「各國的專利申請維護」工作。
其中，每個工作內容都有非常多往返的事件，還有不同國家的申請或是維護。同時，每個專利案件發生的時間點也不盡相同，事務所也都是接獲官方通知或是維護時間到期前的一段時間來進行通知，之後公司企業內部人員也有相對應的回饋事件作業，彼此間的往返、溝通也是相當頻繁的。如果企業內部有50案專利，申請各國共達100件，一年工作日約200來天，幾乎每2天就有1個維護事件需要溝通。
而且這只是事務所給企業的傳遞事件訊息，還有企業回饋的訊息以及訊息之間的往返確認等，這些都必須要有資訊紀錄。同時，內部也有相關的請款或是簽核作業紀錄等，這都是企業專利工程師或是管理師必須要維護的專利管理重點。
除此之外，企業內部也同時會陸續再起案請事務所撰稿專利，這之間的內容都需要頻繁與事務所來往；或是答辯申覆等等的事件，往返事件紀錄更是不斷。所以為了更清楚這些紀錄事件，許多公司會將新增起案的專利撰稿事件，設定為第一次撰稿事件、第二次撰稿事件等等。而答辯事件紀錄還會分為各國進行紀錄。
所以導入一個資訊系統輔助作業，這是國內企業在進行專利管理工作最不可或缺的系統工具。新穎公司專利管理系統EPS已導入上百家企業，產品非常成熟，如果有興趣想要更了解EPS系統，歡迎跟新穎公司聯繫。
預防操作失誤、善用人力資源→現在，都交給E-Keeper
處理案件時，還要確保企業專利工程師或是管理師熟悉、經手過，否則可能還需耗費更多的處理時間。因為進入系統如果輸入錯誤，又要刪除錯誤事件，重新查詢正確的專利，所有步驟再重來一次，是會造成一定的困擾的。而且，這種紀錄事件作業一定要對且要即時，否則找錯或是忘了紀錄，造成時間的延宕，更是麻煩。專利攸關公司的權利保障，現在企業對這無形資產的保護是非常重視，不容許有錯誤產生。
若每天30封事務所的事件紀錄通知信，每封事件紀錄10分鐘，需要300分鐘、也就是5小時的作業處理。一位專利管理師的人力資源成本少說也有70萬，光是跟事務所間的事件紀錄成本一年也要40來萬。
如果企業也覺得這個公司與事務所間的事件紀錄溝通確實是形成專利工程師或是管理師工作的一大負擔，那就真的可以參考一下新穎公司E-Keeper的服務方案。這不僅是管理師的福音，更是企業省成本的利器。
E-Keeper+EPS，溝通效率看得見
當然，事務所與管理師的溝通順暢了，企業內部協調更不能忽視。當企業接受事務所通知的專利事件後，此事件就會自動記錄至EPS系統。接續，就有事務所幫企業填入通知事件相關訊息紀錄，不用再像以往事務所mail通知以後，企業需要將mail內容，逐一的「複製→貼上→確認」。
接下來，企業內部就會執行相關的內部程序。這個案例是事務所的請款作業，程序人員只要辦理請款事宜即可，作業比較單純。如果是到期前的維護評估事件通知，那管理師收到事件通知後，可能需要進行專利的評估是否再維護的作業程序，以及到期前要警示相關的人員，避免喪失相關的維護權利，這就是EPS管理系統的工作。
EPS是企業內部專利工作同仁的最佳夥伴，因為許多的訊息也是EPS再來進行內部的通知跟管理。如果企業內部已經將各種事件類型進行警示日期的通知，EPS系統就會像小幫手一樣，時間到，就通知相關人員，提醒相關作業的執行，讓專利權利一直保持著活耀的生命力。
實操案例，見證E-Keeper的能力
這裡舉例事務所要通知企業有一個公司專利維護年費事件，案件發動者是事務所，所以事務所需登入E-Keeper模組。
登入以後，填入要通知企業的公司專利編號，就會有事件列表，請事務所人員選擇您要通知的相關維護事件選項。以本案例假設為「台灣案→專利獲證→維護→第二年年費」的事件，這裡事務所直接點選即可。接下來就可以點選右側紫色框的「新增」。
接著這裡會直接帶出事務所要針對這次處理的「公司專利編號」及處理事件。
接續，請直接選擇「處理狀態」、「事件開始日期」、以及「帳單金額」這三個必填欄位。因為本事件跟年費有關，所以就有相關「帳單金額」的欄位需要填入，系統會根據不同通知的事件有不同紀錄的欄位，企業也就不用再自行創造或設計欄位
另外，系統也提供了相關的年費事件，企業可以依內規需要紀錄的欄位，或是事務所想要紀錄更多的訊息，這裡都有相關的欄位紀錄提供，企業可以與事務所溝通，要求所需記錄內容的細緻程度。包括：上傳檔案、下次繳費日期等等都有。
此外，還有費用明細新增的按鈕，提供將帳單費用拆分得非常詳細的廠商使用。像是：規費、服務費、副代理事務所費用、甚至稅金等分項列出，事務所也會配合企業就帳單費用明細進行細項拆分，讓企業的成本預算估計得更精確。
接下來，事務所確認新增事件，將相關紀錄訊息填寫完成後，只要按下「儲存並通知」，企業專利管理師就可以收到mail訊息。
管理師等有空或是每天固定時間，上來E-Keeper模組，就可以看到所有事務所通知的事件訊息，這裡就是「所有事件列表」。這裡除了有公司專利編號，也有通知狀態、通知時間、事務所、事件、及此事件的處理狀態等等訊息。
可以直接看今天全部事務所通知的事件訊息，或是剛剛案例處理的這筆公司編號「pat006」，通知狀態是「確認中」。 直接點選，就可以將事務所通知的事件訊息展開，確認內容無誤，按下「接受」，這筆公司專利編號「pat006」的第二年年費事件通知訊息，就直接記錄到EPS系統了。接續，只要在內部的EPS系統，就可以看到這筆專利年費的繳納紀錄。
總結
今天和大家介紹E-Keeper是如何來服務企業與事務所間的處理事件的訊息和溝通，不僅是大幅提升管理師的工作效率外，再計算人力資源成本上每年更可以大幅節省約40萬費用，長年下來確實是企業應該要好好的來評估節省的資源成本。透過E-Keeper與EPS的整合資訊化的作業，更能達到企業在執行專利管理監控的內部控制作業，讓專利權得以持續生命力、組織可以強化競爭力、並優化專利管理師的工作活動，使高級的工作同仁應用在高級事務活動之中。
下集主要將探討：E-keeper 專利事件管家如何傳遞與管理事件紀錄。
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