我們在上一集介紹到了如何使用ESS管理營業秘密。
高效營業秘密管理看這裡！知道營業秘密很重要，然後呢？每個營秘都需要持續維護嗎？今天要來解密營秘的取捨問題，快來看下去吧！
關於營業秘密議題，台灣這幾年非常的火熱。離職同仁帶走公司的重要商情資料或是客戶名單，或是創新技術到新東家，就持續在研發或開發相同的技術產品，這對原創新公司有多麼不公平，也產生許多營業秘密的問題。
面對這些屢見不鮮的爭議事件，國內開始進行資訊安全的管控，也開始規劃機密管理、以及營業秘密的盤點等等事務。但是，營業秘密跟資訊安全一樣嗎？好像有關，但是差別在哪裡？這將是我們這次要分享介紹的主題。
時刻保護創新成果-營秘是利器
這幾年全球景氣有點疲軟，聽說企業對於資訊產品的導入都已經評估完成了，卻一直被擱置，在等景氣好轉，可是這對新穎公司相對較沒有影響，這是因為現在政府非常重視ESG議題，所以景氣對新穎的影響不大。
ESG跟智財有關係嗎？
有的，ESG的E，environment，是環境保護；S，social，是社會責任；G，governance是公司治理，智慧財產就是屬於公司治理的部分。在公司治理評鑑中，已經納入風險管控的議題，董事會的職責就是要進行風險掌控，智慧財產管理就是重要的風險管控因子。
在2020年公司治理評鑑就已經納入智財管理指標，也就是公司治理評鑑指標2.27項。經過政府積極地在推動智財管理制度， EPS專利管理系統、ETS商標管理系統，甚至ECS合約管理系統，都跟智財管理制度有關。很多公司就會直接思考導入管理制度資訊系統落實制度執行比較有效率，所以新穎公司的管理系統一向都是非常熱門的在被企業評估，跟這波景氣相對沒有關係。
這些智財管理系統都是在保護、管理，甚至運用企業的智力成果，是企業中最具有價值的結晶，企業怎麼可以輕忽不投資管理。就很像企業怎麼在不景氣的時候，就不記錄管理自己的錢。
尤其是創新的智力成果，平時大家努力在市場競爭，但是遇到景氣循環的時候，研發創新是非常重要的。等待下一波的市場崛起，企業的創新成果，就是征戰市場的最新武器。但是，在低點時的創新成果，當然要用智慧財產權來保護，無論是專利或是營業秘密，這些都是非常重要的機制。否則就很容易落入被偷走的現象，欲哭無淚。
看看營秘盤點的威力
營業秘密維護的重點是甚麼？需要進行維護或盤點嗎？
營業秘密需不需要維護，因為都是我們企業自己在管理，不需要跟政府註冊、申請，也沒有規費的概念，幾乎是自己企業說了算。但同上篇所說的，企業的營業祕密跟專利比例，幾乎8：2法則，也就是營業秘密的量非常的多，專利相對較少。如果企業不定期盤點營業秘密，那營業秘密的量幾年後就會多如山。當然，如果是無用的，或是用不著的，反正放在那裏也沒關係。重點是，它是智力成果，是知識可以累積再創造的成果。如果甚麼都用營業秘密保護，勢必他就有流通管理的議題，這成本也會加劇的。
也就是說，營業秘密的保護機制是一體兩面刃的。保護了這個標的就有高成本的管制機制要付出；另外，不保護就會喪失市場獨佔使用的權利，因為很容易被帶走。因此肯定是要定期進行盤點，讓營業秘密最適化進行保護管理，也讓組織可以得到最佳的運用利用。ESS營秘管理系統中，就設計有維護管理階段，主要就是將營秘進行分類，增進盤點的效率。
分類可以增進盤點的效率？
當然，並且會建議分等級，等級也可以作為定期盤點的依據。如可以根據高、中、低，來設定盤點營秘的週期，高的營業祕密可以5年盤點一次，中的營業祕密2年、低的營業祕密每年都盤點等等，這些都是組織可以設計的制度。另外，營業祕密也可以分為技術類別、產品類別，甚至市場區域等。
營秘定期盤點，取捨了然於心
技術類別的盤點效果是甚麼？
如果A技術在市場發展開始產生變化，那就可以就A技術的營秘全面進行價值性的再盤點，看看是否要強化申請專利更有效力來保護技術，或是那些可以與他人合作等等，都是分類的應用效果。
營業祕密技術少的話，管理肯定沒有問題，但這對於一般企業幾乎不可能，每個研發技術對企業而言，都應該有許多的營業秘密。只是可能在3-5年後，一直沒使用到，最後放棄保護而已。
這就是分類盤點的效果，如果當時在研發的過程之中，這技術的投入產生的營業祕密有進行分類管理，時間到了定期盤點，就可以思考企業是否會再使用。如果不使用，那就可以進行解密分享給企業知識再循環運用，或是技轉給其他公司，進行最後的價值活化等等，這些都是營秘的運用效果。
營業祕密保護標的沒有期限，企業真的要累積營業祕密成果肯定為數不少，如果沒有一個妥善的營業祕密管理系統，或是沒有進行分類的設計，過個好幾年後，真的到最後有管跟沒管都一樣。因為就是一個只進不出的管理系統，很難評估或是運用它的價值的。
因此ESS的營秘維護管理就是設計營秘的分類盤點機制，功能包括有：
1.營秘盤點
2.分類清單
3.營秘的狀態確認
目的就是希望作為後續的營秘運用機會，因此，企業只要能將營秘分類建立起來，並且定期執行分類清單，作為盤點依據，就可以達到營秘管理的效果。
ESS營秘系統-簡單明瞭、時刻掌握創新動態
如何建立營業祕密的分類？營業祕密要由誰定義呢？
營業祕密的分類，建議由提案人指定分類，因為提案人是最了解提案技術的內容，請他們同時訂定技術分類輕而易舉，只要系統上有讓他們選擇的機會就可以。
但如果這個分類樹都讓提案人自訂，那分類出來的枝節也是發散的，不可能這樣設計。所以這個技術分類樹是要由各單位設計成立，研發或是智財單位一定可以設計出最佳的分類樹。
所以企業在列入營秘管理過程中，在提案階段就會指定營業祕密的分類，營業祕密清單就可以隨時產出了。同時儀表板也會同時更新，有權限的主管就可以隨時掌握最新的營業祕密動態。因為資訊情報已經揭露出來，老闆看到這些情報訊息，就可以有市場營運布局的思維，這些都是企業重要的無形資產。
之後就可以定期進行營業祕密的盤點？
是的，這部分只要根據組織的制度進行就可以，看是貴公司的制度設計如何規劃，這部分就可以依據制度進行營業祕密的盤點。
智財管理小提醒
智財的管理會不會成功，真的不是貴公司能夠產出多少的智財案件，而是一開始的系統導入機制完善性。尤其是營業祕密不同於其他的智財管理系統，它是秘密、它可能是巨量、它必須是合理保護措施、它也必須被使用，無論是離職人員的營秘清單的運用，或是產品發表時營秘保護範圍的評估等等，這些都是有賴於系統的輔助作業。
營業秘密的管理確實在國內企業長期以來的管理上議題，大家因為管理經驗有限，加上市場也沒有相關的管理系統資源，所以也就沒怎麼去討論它。不過，現在新穎公司已經推出了【ESS-營業秘密系統】，確實是值得去評估，思考貴公司的制度可以如何運用，強化公司的營秘管理成果。
總結
營業秘密的維護重點在於盤點分類，分類要在提案時就做，組織當然要對分類樹進行規範討論，確認盤點的目的性等等。營業秘密的分類盤點對組織是非常重要的工作，企業如果管理不善，它就如同最昂貴的金石散落在各處，無法盤點被擴散使用，十分可惜。
下集主要將探討：營業秘密的維護運用。
