經過新穎公司這麼多影片的諄諄教誨，對於如何建設發展一套智財管理系統，來協助落實TIPS管理制度這個議題，大家是否仍舊滿肚子疑問？這次，我們建立了新系列主題，目的就是為了提供企業在申請TIPS驗證的時候，可以更具有輔助性的運用，加速公司內部推動TIPS智財管理制度的落實性。
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
我們這一系列主題是「TIPS制度解析與智財管理系統建設指南」相關的系列報導，相信各位朋友對於如何建設發展一套智財管理系統，協助輔助落實TIPS管理制度，提供企業在申請驗證TIPS時，可以更具輔助性運用，加速推動TIPS智財管理制度的落實性，需求性更大。我們這一系列就是主要探討各條TIPS制度的管理規範的精要，並且通常在我們智財管理系統的建設上，如何做到相輔相成之處。
TIPS觀念介紹
TIPS導入的智財管理標的，涵蓋的智慧財產管理標的，是指具經濟或精神價值之人類心智活動成果，受到法律保護，包含有：「專利」、「商標」、「營業秘密」、「著作權」四種智慧財產權。其中並不包含「積體電路布局」、「植物品種或種苗」以及「鄰接權」。
TIPS的全稱是「台灣智慧財產管理制度」(Taiwan Intellectual Property Management System，簡稱TIPS)，是經濟部工業局，在2007年開始推動的智財管理規範，TIPS是以ISO 9001為架構基礎，便利企業在導入TIPS時，可以與ISO制度整合，同樣的也遵循：規劃－執行－檢查－行動（Plan-Do-Check-Action）」的模式，讓企業可以減少企業結構的變動並且只要就智財的風險節點進行管理就可以了。在2009年底更與金管會證期局跨部合作，推動上市上櫃公司治理與TIPS制度連結，透過管控企業智財風險，達到企業永續經驗的目標。
因為TIPS是遵循ISO架構的，所以與ISO同樣採用高階架構（High Level Structure，簡稱HLS)，使用與ISO一致的核心內容、術語和定義。可以便利組織中不同系統的整合。像是ISO9000系列，和ISO27000等，都有一個核心單元說明作業規劃和控制。
高階架構：
高階架構，由十個章節組成，其中高階管理人員和組織環境（分別在第四章和第五章）。1. 範圍
2. 規範性參考資料：這兩部分包含了標準的特定用語，並定義目標。
3. 術語和定義：參考附錄SL中介紹的一般術語以及標準中的任何特定術語。
4. 組織環境： 了解內部和外部事項、相關利益關係人的需求和期望。
5. 領導：最高管理階層的責任和承諾、政策、組織職能、角色、職責和權限。
6. 規劃：管理風險和機會的措施，品質目標，以及實現這些目標的計劃。
7. 支援：必要的資源、能力、意識、溝通和文件化訊息。
8. 營運（Operatoin)：營運規劃和治理
9. 績效評估：監控、測量、分析評估、內部稽核、管理審查
10. 改善： 不合格、矯正措施和持續改善。
其實主要就是第8單元的部分嘛！第8單元就是各個管理系統的營運，會因為您的制度標的，產出不同的產出，像是9001就是以「品質管理」為主、27001就是「資訊安全」為主、我們TIPS就是「智財管理制度」為主哦。
TIPS導入目的
TIPS管理系統主要是以「權利管理流程」為核心，也就是導入TIPS規範，最重要的目的是要達到「保護權利」、「避免侵權」。在TIPS規範，第0單元，第0.2條文 制度標的，就有清楚的權利管理流程，提供企業在規劃公司智財制度時，會更清楚如何制度化的保護企業的智慧財產權。
也就是從保護公司的權利標的為出發，進而規劃導入的制度，確實這樣也更能強化公司在落實的規範與想法。擬定好智財目標後，從「智財提案」、「權利化評估」、「權利取得維護」、「權利的運用」，進而產出可以「保護權利」、「避免侵權」的智財成果，這樣這個智財成果一定會與企業的智財目標連結，具有一致性，就能真正做到強化組織在市場的競爭力。
如果您的智財管理標的是「專利」，那麼第八單元的部分就會是「專利提案」、「專利權利化評估」、「專利取得維護」、「專利的運用」，最後就會產出「專利的成果」，透過專利的保護，我們公司的產品或技術就可以在市場上活絡運用，藉以提升產品技術的競爭力、或是增進市場營運的自由度，達到企業智財風險管控的效果，其中要特別注意的是，這些也屬於董事會重要的職掌範圍，要定期向董事會報告哦！
TIPS導入目的TIPS導入要參考公司現況，不可以直接使用現成範本
智財扮演企業營運戰略的重要角色，在導入TIPS制度時，一定要就公司現況制定出適合企業落實的制度，千萬不可以全部參考範本喔。
如果有委託外部TIPS顧問輔導，專業的團隊，應該要對企業各權責單位進行訪談，了解企業現況，並與工作小組一同討論企業智財制度最適調整方案，思考可落實性及可行性。
有些顧問是直接給範本，讓企業自行發揮，企業不懂其中奧義，有的制度直接拿範本來抄，沒有考慮落實性問題，就很容易發生驗證審查不通過的窘境。2022年申請通過驗證的廠商比例大概只有42%-43%，所以大家在進行制度落實之際一定要特別注意。
我們之前有診斷服務過一家企業，他們的制度設計得真的非常完善，堪稱完美，但是完美不見得就是100分喔。我們診斷時就在想，如果真的要導入這麼美好的制度，企業需要投入很多的人力成本，真的能夠全面落實，大家都能配合嗎？
後來，這家公司因為成本考量，沒有找我們輔導，找了別家輔導公司，果然後來驗證通過名單上，並沒有他們家的名字，沒有通過TIPS驗證。坦白說，這麼完美的制度，落實性一定有困難，驗證委員大多一看就了解，這個是拿範本來抄的制度。
制度需要考慮企業的文化及環境來調整，最好要選擇專業的顧問輔導，顧問需要完全深入了解企業的現況，才能建立最符合企業需求且可落實的制度。
導入資訊系統輕鬆滿足TIPS規範
制度規範一定要文件化嗎?
在TIPS規範中，需要文件化的作業程序，只有4大項目而已，其他作業程序可以透過資訊系統或紀錄表單等來確保，可依循一致的規範來落實就可以了。不過，相關的做法，建議可以諮詢貴公司的輔導顧問，顧問會就貴公司的實際狀況提供最好的建議跟做法。
新穎公司也有提供「專利管理的資訊系統」，專利管理系統可以滿足TIPS中的特定規範，所以導入資訊系統，確實可以滿足部份TIPS的要求。
而且通常為了落實企業內規，會在資訊系統中透過客制程式來增加卡控作業，但是要特別提醒大家，千萬不要為了制度化而硬改資訊系統，最終反而可能造成管理上的災難。
我們之前就有看過，企業為了落實機密管理，要求在專利系統上傳檔案時，所有文件內文都要標示「密」等，反而導致同仁作業上的困擾。不僅增加了同仁提案的作業時間，因為「密」等，主管也要花好多時間，層層審查文件。所以，他們今年找我們導入專利管理系統，並且會順便檢視制度的合理性再修正後公告。
申請驗證TIPS，每年難度不一樣：
企業您在第一年制定制度，通過申請驗證TIPS是簡單的，因為一切都只要做到公告實施階段，可能您企業在各階段都還沒有案例產出，所以委員相對難清楚貴公司落實的狀況。
可是到了第二年要申請驗證，委員就必需要就企業您落實的結果進行審查，如果您規劃的制度就連您自己都不知道為什麼要這樣設計，那麼落實肯定也會有問題啊！第二年就容易有不通過的風險哦！
專利管理系統相關作業程序
完整專利管理流程：技術提案→申請專利或是營密保護→保護專利→維護與加值運用
功能有包含：
一、自動盤點成果：系統完整紀錄提案及專利，隨時可以產出專利盤點清冊。(與TIPS 8.1.1智財取得的前置作業、8.1.3 a研發成果有關)
二、管控期程(法定、內規)：系統提供自動警示，具有重要法定期限及內部期限的事件，期程不落高。(與TIPS 8.1.1智財取得的前置作業、8.1.3 a研發成果、8.3.1的盤點分類有關)
三、權利化評估：線上評審委員會功能，讓技術提案、專利維護可以線上化。(與8.3.2的維護評估有關)
四、專利運用管理：可紀錄專利授權或移轉，相關合約也可以保存在系統中，方便盤點重要專利。(與8.1.4權利化流程有關)
五、專利組合管理：技術提案可以設定產品分類或技術分類標籤，形成專利組合清單。(與8.3.1的盤點分類有關)
六、專利費用管理：所有支出可以完整紀錄，包含副事務所費用，並且區分規費與服務費，就可以評比各事務所的品質。(與8.2.1委外與採購管理有關)
七、專利獎金管理：獎勵金發放紀錄，讓公司記得發獎金，也可以鼓勵員工多多提案。(與8.1.4的事實提供獎勵有關)
專利管理系統EPS：
專利管理系統EPS，已經導入超過500家企業了，企業該有的管理機制都已內建在系統，當然非常完整啊。而且EPS產品商品化已經17年了，產品是非常穩定且具成熟度的。
專利管理系統EPS也提供組織的客製化調整，企業有時會因應不同產業的特性，或是營運規模的需求等等，甚至內部各系統間的介接需求，系統都可以客製調整。我們家是以資訊技術起家，而且所有的服務團隊（包含程式開發工程師）都會送去陽明交大修習專利工程師的學分，是國內唯一一家，兼具「IP智財專業」與「IP資訊技術」的智財資訊整合服務公司喔。
總結：
今天我們分享「EPS專利管理系統」與「TIPS規範」的相關滿足條文規範有哪些；以及，我們先從TIPS8.1.1(B)專利取得的前置作業有關資訊系統的設計考量，以及相關的管理運用經驗來跟您剖析系統設計的重點。
另外，企業要做到「專利運用」管理，系統從提案取得之初就要有完整的資訊紀錄，而且最好能夠在同一個系統上，分別系統的個別管理是很容造成資訊的不一致，而且企業要全面性的運用，更是難上加難。
那就真的會變成紀錄文件的系統而已，不是我們企業真的需要的「專利管理系統」這些部分都請各位企業朋友可以多加參考利用。
下集主要將探討：詳解專利管理系統在TIPS相關各項條款的落實運用範圍。
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
