我們在上一集介紹到了企業在申請TIPS驗證的時候，如何更具有輔助性的運用，加速公司內部推動TIPS智財管理制度的落實性。
當公司習慣將不同階段的專利管理流程，使用多種方式來進行個別管理，很容易造成資訊不一致。以TIPS 8.1.1(b)專利取得的前置作業為例，我們將分享相關資訊系統設計重點以及管理運用經驗，並詳細的跟你剖析系統設計重點。
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
電子文件區塊鏈存證服務的探討
新穎公司的「專利」、「營業秘密」以及「法務的合約」管理系統，都有提供將公司的相關提案文件進行區塊鏈，做為證據力保存依據。也就是文件的「存證服務」，就是將文件產出世界上獨一無二的數位指紋，或者稱「Hash value」，把這個「Hash value」，上傳在區塊鏈中，藉由區塊鏈去中心化、不可被竄改的特性，做為文件的證據力，證明保存的人、時、地、物。
這是企業在做「資產管理」非常重要的服務，透過智財管理系統，保存文件存在事實，一兼二顧，還在評估智財系統產品的朋友，也可以多多考慮我們家的產品喔！
我們的存證服務使用的機制與WIPO類似，不同的是WIPO並沒有將數位指紋上傳至區塊鏈上，事實上我們推出的時間也比WIPO更早。WIPO在2020年才開始提供這項付費服務，但是這項服務推出不到2年，已經在2022年1月31日終止服務了。
新穎公司從2018年就開發了這個服務，而且資料是真的付區塊鏈幣上傳到Ethereum乙太坊的公鏈上，前幾年乙太幣、比特幣漲翻天，我們的價格不變，服務也不變喔。這個Hash code一旦產出了，大家也不要怕新穎不見了，所有的紀錄還是可以在Ethereum的公鏈上找到喔。
TIPS條文與EPS專利管理系統的整合
台灣長期來以專注在「科技」發展，所以對於「專利」「營業秘密」保護更是觀眾朋友的重點，大家都非常期待我們能跟專家好好來揭開我們「TIPS規範與相關智財系統」的相連性，也就是說，資訊系統的落實以後，可以滿足哪幾項TIPS條款，增進後續廠商在提案申請TIPS驗證時，可以更效率性達到紀錄查核的效果。
透過「EPS專利管理系統」就可以滿足部份TIPS規範，我們自己彙整可以與TIPS條文配合的大概有10項條文規範，主要以第八單元專利的「取得、保護、維護、運用」為主。包括有：
- TIPS8.1.1(B)的「研發前置作業」
- TIPS8.1.3的「研發成果與公開前審查」
- TIPS8.1.4的「智財提案審查與權利取得」
- TIPS8.2.1.1(a)的「委外管理」
- TIPS8.2.2.1(a)的「機密管制-人員管制」
- TIPS8.2.2.1(b)的「機密管制-設備管制」
- TIPS 8.3的「智財權維護」
- TIPS 8.2.4的「智財爭議管理」
- TIPS 8.4(b)的「智財商業化運用的記錄管理」
另外，在第七單元的「支援」也有相關的管理機制，包括有：
- TIPS 7.1.4的「知識管理」
- TIPS 7.3.1的「智財諮詢管理-溝通管道」
- TIPS 7.3.2的「智財諮詢管理-智財諮詢」
- TIPS 7.4.2的「文件管理」
企業在TIPS的導入標的，如果是「專利」，確實可以透過「EPS專利管理系統」來將相關智財管理制度資訊化。主要目的，就是希望透過「資訊系統」，能「有效推動」相關智財管理制度能「具體落實」喔。我們公司可以協助企業建置專利管理系統，透過EPS專利管理資訊系統，可以協助企業，快速建立專利取得、保護、維護、甚至到運用階段的作業程序，來滿足TIPS的部份條文要求。
而TIPS的其他單元的條文規範，像是「智財政策、目標」要與「企業的營運目標」相結合，以及「第七單元」企業應提供如軟硬資源，以及在智財教育訓練的人力支援，建立相關制度以保護智財成果，我們公司也有具多年輔導經驗有執照的顧問，會依據貴公司的現況，逐一訪談診斷後，確認有哪些「智財管理風險」，依據貴公司的實務需求，提供相關風險管控的建議措施，以調整智財制度。
導入EPS專利管理系統，是在提升作業效率，並且作為日後持續落實的基石。因為制度的執行容易因人而異，而且如果制度文件一經改版，常常大家還是習慣用電腦裡的舊版文件來用，也會造成管理上的問題，但是如果透過資訊系統，就可以有效管控，降低人為錯誤或用錯版本的落差，更容易形成制度化，增加驗證通過的機率。
TIPS 8.1.1(b)研發前置作業在資訊系統中的作業情境
在TIPS8.1.1(B)的「研發前置作業」是指在技術研發前，應了解智財的取得要件，決定取得智財所需的必要措施。
在EPS專利管理系統的「提案模組」，會要求技術提案人員，填寫技術提案構想書，說明技術創作目的、技術特徵、技術內容，提案受理後，會由專利部門進行專利前案檢索，查詢是否存在相似技術，評審會議模組會就技術的可專利性進行評審，就新穎性、進步性、產業利用性，考慮是否申請專利，或改營業秘密，或直接委外引進。
其實，組織在進行智財取得的前置作業相當的廣泛，包含：要評估這項技術是否與企業營運發展相關，前置作業可能會包含市場調查情報，分析目前技術發展進程。也要判斷技術的可專利性，包含新穎性、價值性的評估等，前置作業就包含在提案階段，產出技術的前案檢索報告。
另外，如果市場上已經有成熟的相似或替代技術，企業也不一定要獨自研發，也可以考慮從外部引進，或與外部單位共同合作研發，這時就有更多的智財必要管理措施，包括有：內部評估技術從外部引進或合作開發的評估報告、討論會議以及相關會議決議紀錄等，這些都可以被保存在EPS系統中，做為TIPS 8.1.1 研發前置作業，智財取得要件及決定取得智財所需的必要措施的執行紀錄。
所以在「技術提案申請專利時」，這些前置作業的相關情報檔案就直接上傳即可。這個技術的生命週期可以被完整的保存，後續也可以調閱技術的完整歷程以及決策的依據，文件檔案可以被統一保管，形成紀錄，對於後續的智財運用，也更能擴大他的被利用性。
非專業智財系統無法持續客製維護的原因
國內在「智財運用」能量尚未能累積形成，主要原因是：一個技術的生命發展紀錄，都是片斷式在記錄管理。
像是FLOW系統一些、KM系統也管一些，智財人員的EXCEL也管一點，使用組織在運用「智財」結晶時，就非常辛苦。如果只靠Excel管理，難怪程序人員常常抱怨，老闆每次都臨時要統計報表，都不先講，常常加班加不完。
「專利部門」也需要有專屬的管理系統，將所有「專利」相關文件紀錄在「專利管理系統」中，企業就能掌握「專利」情報的現況、跟相關資訊。
如果不是專門的管理系統，就會形成提案資料在Flow系統裡，專利評估要看會議紀錄，各國專利申請雜散在EXCEL不同頁籤，資料分散，導致資料取用也是片斷式的，資料無法統一，根本無法整體作業，常常管理人是花時間在確認資料正確性，而不是在專利的組合布局上，非常辛苦而且沒有發揮真正的價值。
那為什麼不請flow系統或是相關的管理系統協助，將資料統整或是修繕現行的作業系統呢?
通常企業的資訊人員最主要會以ERP、BPM系統與生產製造有關的系統Maintain為主，專利管理系統不是核心業務，所以要修改要維護服務，都要排隊處理。可是「智財」人員不是IT背景，只能片斷提出需求，等到IT做完後，發現不是想像中的樣子，就要再改系統。
一個專業的專利管理系統，是需要動態依據法令及最新技術隨時動態更新或新增功能的，尤其現在重視資訊安全，企業的管理系統也需要一直不斷的更版，否則只是基本的紀錄保存而已，對組織智財成果的活用性也會受限。
企業投入這麼高成本經費進行研發投入，最終透過「智財」保護成果，但如果受限或牽制於資訊系統的作業性，真的會得不償失。尤其現在市場環境需求快速變遷，相關「智財」法遵愈來愈被重視，企業真的要仔細評估導入一套專業的資訊系統來幫忙解決專利管理的問題。
萬年的資訊系統─不可能存在！
其實我們的EPS系統已經有標準作業流程了，但是系統還是會定期更版，包含資訊安全的升級，或者像去年微軟宣布要停用IE瀏覽器，系統也要與時俱進的改版成適用新版瀏覽器，老闆也都用iPhone、iPAD來作業啊。
所以萬年資訊系統幾乎不太可能，產品也會需要定期更新或是適度調整都是必然的。而且，有些企業會因為企業內規或產業需要，透過客製化資訊系統來符合制度要求，所以，在TIPS規範下，企業適當提供軟、硬體的資源，這都是必要作法。
為因應市場環境需求，企業導入資訊系統後的維護管理，我們的建議是，通常資訊系統導入後，企業內部推廣、使用適應，剛開始導入1-2年期間，會有微調客製需求，因為內部各單位使用，都會有相關的建議或是更具效率性的需求，或者要跟公司其他系統介接，所以期初會需要編列一筆預算，來客製系統。
後續，系統穩定在企業內部使用以後，其實客製就會變少，但是還是可以透過簽訂系統維護服務合約，來確保系統的穩定維運，可以定期教育訓練、或是諮詢服務、或是資料調整等等。
總結：
今天我們分享「EPS專利管理系統」與「TIPS規範」的相關滿足條文規範有哪些；以及，我們先從TIPS8.1.1(B)專利取得的前置作業有關資訊系統的設計考量，以及相關的管理運用經驗來跟您剖析系統設計的重點。
另外，企業要做到「專利運用」管理，系統從提案取得之初就要有完整的資訊紀錄，而且最好能夠在同一個系統上，分別系統的個別管理是很容造成資訊的不一致，而且企業要全面性的運用，更是難上加難。
那就真的會變成紀錄文件的系統而已，不是我們企業真的需要的「專利管理系統」這些部分都請各位企業朋友可以多加參考利用。
下集主要將探討：針對TIPS 8.1.3研發成果與公開審查來思考資訊系統的相關輔助落實的應用設計。
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
