我們在上一集介紹到了2022年新穎公司開出的最後一堂培訓課，絕對可以讓大家明年的TIPS導入贏在起跑點。
而今年導入TIPS的廠商們，辛苦大半年的導入過程中肯定是滿腹苦水。準備了這麼久終於進入最終階段，大家是否已經清楚委員實地審查驗證流程、以及審查前後的準備工作呢？
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
實地審查驗證流程
現在智權單位應該正在如火如荼準備TIPS的實地驗證，或許我們影片推出的時間，各位已經跟資策會驗證單位確定了實際驗證的訪談時間。
我們就覺得應該來邀請專家顧問來談談在這個準備實地驗證審查期，廠商有什麼特別要注意的事項？顧問要留意什麼細節，讓客戶更能夠順利的通過實地審查驗證？
新穎公司剛舉辦完2022年的TIPS培訓最後一堂課，整個課程活潑度、學員的參與度，都非常精彩。
而且我們其實深深帶入很多企業實際導入的情境，坦白說，我們在導入各廠商面對廠商各式各樣的情境問題，其實都有不同的感受。
承辦人也有自己公司原本就賦予的任務，在工作量本身就大的一個狀況之下，導入TIPS的制度期間其實大家都是額外抽出時間來執行這樣的一個專案，當然就會需要更多付出。
企業一般會甄選顧問，降低企業同仁工作的負擔，顧問肯定也會來全力配合。
尤其在我們公司，都會要求每一位顧問一定要做到努力的協調，導入顧問協調過了之後業務顧問再來做積極的聯繫，務必要讓各個廠商書面申請的文件可以順利的送出。
當然這其中，內稽完成後肯定會有一些改善的措施等等需要調整，所以這幾個月各顧問是真的很忙，因為每一個驗證的項目其實我們都是根據各個條文的規範而來的。
以前培訓的課程我們比較偏向各個條文的解釋或說明，但是這一場，每一項條文大家比較容易出問題、或者是更應該要特別注意的事項，因為才剛經歷過，所以我們非常深刻，就更要努力的來跟大家分享。
而且這一場會用帶有一些情緒的分享方式，就像媽媽在旁邊叮嚀，只希望你真的可以了解。
這一堂課的授課氣氛，因為比較放鬆、也或者是跟導入的經驗的記憶很清晰，所以我們自己也覺得講得非常的棒。
這次也有很多學員，因為已經有實際導入的經驗了再來聽課，所以在導入的過程當中可以聽到不同顧問的想法還有建議做法，這其實是一個很棒的交流。
培訓課程舉辦在這個時候真的挺不錯的，它不是為了業績，而就是單純更實務的導入作業等經驗分享。
如果明年三四月再來舉辦這樣子的課程，其實情緒跟記憶力都已經淡了，能夠談出來的感動其實也變少了。
學員也是一樣，雖然公司已經送件審查了，可是在當初自評報告文件的準備過程當中，大家一定知道自己公司哪一塊比較弱、哪一塊需要再加強。
相關的做法或是經驗的分享，非常適合在這段期間一起拿出來討論，真的會激發出不一樣的火花。
所以這次學員之間培訓交流的機會就更多了，雖然不全是我們的客戶，但也非常感謝有這樣的機會可以做彼此經驗的交流。
啟始會議分工表─分工作業
接下來我們要談談資策會驗證單位實地驗證的做法流程。
首先貴公司如果有在今年的9月30日當天晚上11點前送件成功的廠商，理論上資格審查已經通過了，所以你應該能收到資策會給你的第一封信，內文就是要請貴公司協助辦理實地審查的預備作業，包含要回覆10月31日到11月25日之間，可以安排可以到貴公司驗證的日期。
總共大概有三個梯次，所以會有不一樣的時間，大家可以依照資策會給的信件日期為主。
我們也要提供起始會議的簡報及分工表給資策會，資策會都有提供相關的範本。
如果廠商有問題的話，可以再跟顧問討論一下處理方案。
當然，你準備好的文件最好還是讓顧問幫忙看過，多一些專業的人員審閱會比較放心。
實地審查會議的分工作業就是TIPS A級在2016年版的實地驗證的審查分工表。
2022年第一次驗證申請審查會議的時間是從一點半開始，有半個小時是起始會議，主要就是廠商的歡迎詞以及TIPS召集委員跟工作小組彼此介紹、以及分組說明，這是雙方彼此認識了解的時間。
接下來，廠商有20分鐘介紹公司的智財管理的現狀，當然委員也會提問問題。
一般這個部分會請管代來親自報告，如果是第二年驗證的廠商，審查會議的時間有可能是整天。
這個階段，雖然沒有規定管代一定要自己親自報告，但這個行為代表了誠意，所以建議由管代來做報告是一個比較好的模式。
接下來就會是各個小組的審查會議，一般來說分為三場會議，總共有上下半場來分別做審查。
包括有第一組上半場：智財管理的概況文件、管理階層責任、制度規劃以及管理審查會議；
第一組下半場：智慧財產權的取得；
第二組上半場：文件化資訊的基礎措施；
第二組下半場：內部稽核與矯正改善的措施；
第三組上半場：智慧財產的保護維護以及運用；
第三組下半場：組織知識能力跟溝通。
每一場會議大概是一個小時，時間會視狀況增減，實地審查的時候委員會檢視手冊、書面作業程序、文件等相關記錄文件。
有必要的時候也可能會需要由主管陪同這些驗證委員到現場來實地審查，這個部分廠商都是需要做安排的。
接下來各場會議結束的時候大約會是在四點左右，由召集委員來主持內部的討論，這個時候公司內部同仁要暫時迴避，讓委員討論審查不符合的成因，最後再由召集委員來報告這一次的審查結果，並跟申請單位的工作小組人員逐一的討論確認後，由該組織的管理代表在驗證相關的文件上做簽章。
偶爾也會遇到會議延宕的時候，我們就曾經有廠商審查到晚上七點多會議才結束，委員真的非常的辛苦。
為了要推動國內的智財健全的機制，政府辛苦投入的去建構這樣子的一個環境。
顧問是否可以一同參與實地驗證？
另外，顧問是沒辦法到現場幫忙回答問題、或旁聽偷做筆記的，
委員是要去實地審查驗證成果，當然是要針對廠商實地落實的狀況來進行評估審查，畢竟以後要落實的是廠商不是顧問。
以前有聽說顧問可以到現場，就偷偷待在隔壁小房間，與會同仁被問倒的時候就隨時去隔壁房間諮詢顧問該怎麼回應。
這些其實都是不可以的喔！
畢竟現場的委員各個審查經驗都非常豐富，怎麼可能感受不到，你明明當場回答不了，出去之後再回房間就可以回應的這麼漂亮？
換位思考一下，如果你是委員，發現這間公司都會偷偷出去問答案，你會怎麼評估這家公司？
是不是會審得更仔細、因為要更了解它的管理落實狀況。
有些時候我們公司在實務操作上可能有一些小疏失，只要不是重大缺失，委員都是可以體諒的，他們也會提醒我們在執行上需要去做的這些注意事項。
所以如果顧問有提供這樣的服務報價，這一項請砍掉。XD
這不僅要提醒我們廠商朋友，更重要是要提醒我們的顧問朋友，顧問不能在現場下指導棋，這部分我們在資策會受培訓的時候資策會也有特別提醒喔！請顧問朋友們真的不要這麼做，因為這樣會為難我們同業。
實地審查驗證前及後的準備工作
一直到現在，我們還是每天在奮戰中，大家還在努力協助各廠商的實地驗證的演練工作，因為要確認廠商的起始會議簡報，還要針對廠商提交的文件重新檢視各個公司目前的現況，進行補強。
包含各個場次的分工表、到底有哪位同仁來進行問答諮詢、或者是確認這些落實的執行概況，讓廠商朋友可以對審查會議能夠更順利的進行。
那甚至有些廠商我們也會進行實地驗證前的顧問模擬，讓廠商朋友能夠更有經驗的面對當天的狀況。
尤其是我們今年第一次驗證申請的廠商，它對於現場的掌握度可能沒有這麼的熟練，更需要顧問實地驗證前的模擬。
那這些其實顧問都要針對各家廠商個別進行，所以我們家的顧問現在還在辛苦奮戰的階段，沒有放鬆。
審查會議結束以後，廠商要提交補正資料，一直到這個時候顧問其實都還是需要協助處理的。
到時候顧問又要參與所謂的補正會議，釐清廠商現在的一個作業狀況。
不過根據我們的經驗，我們的顧問在之前都會先羅列各家廠商在落實現況的分析了，若是有不符合TIPS需求的事項，我們大概也都清楚委員會開出哪些建議，所以廠商其實不會覺得太意外。
我們也都對廠商說，這個沒有什麼不好，因為這些缺陷確實存在，我們就是想辦法把它解決就好。
這樣的一個做法其實廠商都可以接受，因為已經在一開始的預期內了。
只是說文件的回覆作業，還是希望顧問可以協助處理。
TIPS導入過程中，為何不建議讓顧問駐點？
從這邊可以看出我們的導入服務是全面性的服務，甚至有廠商朋友提出希望我們可以駐點處理的需求。
這邊要強調的是，我們真的覺得沒有這個必要性，因為顧問駐點表示你需要的是書記官這個角色，就是公司所有的制度、落實的概況，都是由顧問幫你盤點幫你詢問，然後再幫你逐一的文件化修訂，但這個其實非常浪費貴公司同仁的時間，因為顧問需要先搞清楚你們公司的規定，再慢慢梳理現有制度、最後是修訂現有文件。
因為依賴顧問處理了所有事情，導入廠商通常對TIPS制度是呈現搞不太清楚的狀態，到時候被實地審查詢問的時候壓力反而會很大，因為這些東西都不是自己制定的，是顧問幫你訂的。
另外，能到現場駐點的顧問，經驗值是不是真的足夠？真正有經驗的顧問可以一兩個月駐點一家公司？
大家的需求都不太一樣，有的公司會希望顧問在最後的實體審查會議加把勁，就待在隔壁的房間隨時呼喚諮詢；也有的希望一開始就駐點訪談設計整個制度。
各種服務需求，新穎公司都可以盡力服務，但以上這兩種我們家沒辦法。XD
審查會議在即，不僅廠商朋友正在如火如荼的準備以外，其實顧問朋友也正在配合你的作業做最後的審查建議或是模擬輔導工作。
在這邊我真的要跟各位顧問朋友說聲辛苦了，希望你我導入的廠商都能夠非常順利的通過。
當然也要預祝各位朋友在申請驗證的廠商朋友們實地審查會議一切都能夠順利的完成。
下集主要將探討：驗證完成，委員意見百百款，如何完整快速回覆委員意見？
若是有其他針對TIPS想了解的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
