我們在上一集介紹到了什麼是台灣智財管理制度TIPS，也分享了哪些企業適合導入、以及TIPS導入是否適合自己來。
由於TIPS希望廠商在導入時能與原有的ISO制度互相整合，避免產生兩套制度互相牴觸的困擾，所以很多公司預期自己本身就有ISO制度，導入TIPS必定能更快速。然而真的不需要什麼努力，TIPS驗證就可以輕易通過嗎？
不囉嗦，讓我們繼續看下去～
- 已導入ISO的公司，TIPS導入是否更容易？
- 現有的ISO調整為符合TIPS所要求之規範，一點都不簡單
- TIPS驗證著重「全面性」及「整體性」的落實
- 顧問提供的「專利審查制度」範本vs公司實際狀況，不一致怎麼辦？
- 導入TIPS不能省略的基礎步驟：教育訓練課程
已導入ISO的公司，TIPS導入是否更容易？
ISO制度裡，無論是9001或是27001，都有提到公司的品質管理制度，而且跟TIPS一樣都是透過PDCA循環。
所以很多公司要做TIPS導入時，都會使用一個偷吃步的方法，就是透過現有已經驗證成功的ISO，將公司現行的制度調整成TIPS所規範的項目內容。
畢竟從無到有比較難，從有到好比較簡單。
然而ISO跟TIPS導入的標的及範圍都是不相同的，TIPS的範圍相比之下廣很多。
當刻意將現有的ISO制度調整成TIPS所要求的內容，不去考慮實際執行面的問題，我只能說第一年的驗證你可能過得了，但是第二年開始因為落實那些規範有難度、執行上會遇到大量困難，所以第二年以後的TIPS驗證你們應該是不太可能通過的。
現有的ISO調整為符合TIPS所要求之規範，一點都不簡單
應該說，如果只是想把ISO規範的這個角色，塞進TIPS規範的這套衣服裡，不討論合不合身或穿起來舒不舒服，那當然就是一條一條慢慢改就對了。
反正我八隻腳兩兩一組塞進兩個袖管兩個褲管裡，也沒人說不行。
但如果今天公司導入TIPS是為了長遠考量，是希望這件事花了時間金錢人力成本，能真的帶給公司一些什麼效益，那除了ISO、除了TIPS，最最重要的其實還是要考量是否符合公司實際的作業流程。
這件事並不是單純的將ISO所規範的管理作業辦法做修正調整就好。
而是需要全面性的將現行的制度辦法，針對不足夠的地方做補充。
至於需要補充些什麼，這就跟每個人體檢報告檢查出來的數據都不一樣，需要依照實際案例才能做說明，而協助導入的顧問團隊，其專業度高低也就體現在這一塊。
TIPS驗證著重「全面性」及「整體性」的落實
由於ISO驗證常常是用抽樣的方式，而且ISO導入標的及囊括範圍往往較TIPS少，所以即便公司已經導入完ISO，仍然沒辦法像TIPS一樣可以由上至下跨部門的完整落實。
相反的，TIPS驗證委員非常重視制度全面性及整體性的落實程度。
當同一份申請表單，會傳遞於不同部門的承辦人員間，這些跨部門的表單管理、傳遞或機密文件管理辦法，規定是不是都相同？
會不會有一份文件在行政部門判斷是一般件、但送到智權部門卻被判斷為機密件？
或是會不會有專利管理流程，因為智權部門高階主管換人了，所以流程做了些許調整，但底下承辦人員沒有公告出來，導致公司公告的管理辦法與實際狀況不一致的情形？
這種細微的小東西，TIPS驗證委員都會檢查，所以需要專業的顧問團隊憑藉著以往導入的案例及經驗，從整體大方向到各自的小細節，先行協助客戶檢視這些不容易被發現的bug。
顧問提供的「專利審查制度」範本vs公司實際狀況，不一致怎麼辦？
很多客戶也會希望顧問能提供「範本」，然後不去確認範本與實際內部管理狀況是否一致，隨意的將公司部門名稱、表單名稱那些改一改就直接把完美的範本拿去用。
最後驗證時才被委員挑戰，同仁實際落實的內容怎麼跟當時公告的內容完全不一樣，這個嚴重的話是會被記缺失的！只能奉勸大家千萬不要為了偷懶便宜行事。
我們以前就曾經遇過，客戶針對專利審查制度，公告內容寫的是：每個月會以實體會議的形式，進行專利審查，各評審委員應以A、B、C的評分基準對技術內容評分。
檢視實際落實成果，該公司一季才召開一次評審委員會議，由於各評審委員領域專長不同，有的委員是跨廠區的員工，為了節省舟車勞頓之苦，近幾年也沒有開這個實體會議了，都是以專利管理系統上面的簽核、評分、投票功能來執行評審內容，而且評分的方式是0到100分的分數，不是什麼A、B、C。
最後，研發部門申請專利審查的這張申請表單，也會跟機密文件管理辦法的內容有相關。
所以可以從這個例子看到，TIPS會把很多事情串在一起檢討，而且驗證委員檢查得很細節。
如果你沒有任何導入經驗、當初管理辦法的建立公告是直接偷懶使用顧問提供的範本、聘用的顧問團隊經驗又不夠豐富，相信在驗證準備期你完全不會發現自己的規範有任何問題，只能等著驗證時被委員洗臉。
導入TIPS不能省略的基礎步驟：教育訓練課程
只有讓內部同仁先去了解TIPS的條文規範，才能對TIPS導入這件事更有概念。
由於每一個部門的特性不同、對應到的TIPS條文也不一樣，所以各部門的規範內容、作業辦法、文件表單的規定也都會有差異。
不只首次的TIPS條文教育訓練，在後續每一次顧問提供的教育訓練課程、或跨部門會議溝通討論的耳濡目染之下，TIPS精神會慢慢寫進你的靈魂中。
只有這樣，你才能針對目前的作業辦法及SOP，做出正確適宜的修訂。
當然第一堂課就是條文的教育訓練實在是有點硬，專業的顧問團隊也應該要懂得用活潑有趣的方式來跟學員做互動。
在上課前，我們也會跟客戶拿到目前公司內部正在使用的一些文件規範，在課堂上就可以直接拿這些現有的文件來當案例，這樣我們的用字遣詞就能更接近客戶公司內部的用語。
比方說公司現在有在使用的某某管理系統，這個系統我們可以對應到TIPS條文的第幾第幾條，這一條的重點是blahblahblah…等等等。
TIPS強調的是公司企業實際落實狀況，它強調流程化，你要將這些流程確實的執行到企業內部。
它不僅僅是簡單的一個形式或規範而已，它重點是在各企業如何落實。
所以在找顧問的時候，務必要麻煩顧問協助做你們公司量身訂做的檢視，看看這些規範辦法的範本，能不能推動到企業內部真正落實、會不會與實務面產生衝突性。
另外，如果今天我公司行之已久的管理方法，其實並不符合TIPS的規範，也要請顧問協助融合兩者、並隨時與驗證單位溝通，讓企業可以找到不需要改動太多、又能滿足TIPS要求的兩全其美的方案。
下集主要將探討：企業已經有量身訂做的智財管理制度，TIPS導入是否更容易？
也歡迎來我們的官網及部落格看看，了解更多關於TIPS導入的流程或注意事項。
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