我們在上一集介紹到了TIPS的培訓盛宴-擴散智財的秘密。
您知道嗎？90%的企業在TIPS智財管理制度的驗證過程中，都曾有過這些缺失被開單！新穎公司的輔導或是培訓課程，充分揭密TIPS導入過程中，常見的問題。 提醒您，沒有智財資訊系統的同步導入，您的TIPS制度很容易不穩定，或是作業成本大增。新穎相關服務，專業、可靠，是您唯一可以依賴的夥伴！
您是否也有疑問，去年驗證TIPS的委員所提出之建議是否越來越嚴苛了？亦或是有些行為為甚麼以前可以做，現在卻不行呢？
今天要介紹的是，企業在導入智財管理制度時應該要審視的重點，及若要申請TIPS驗證，最常見的缺失有哪些。當然，若您選擇輔導顧問或上自評員課程培訓班，歡迎選擇新穎公司。
新穎新穎-TIPS自評員課程開課囉！
今年新穎公司提供的自評員培訓課程分為首訓及回訓。回訓程針對已取得TIPS自評員者提供課程，以強化其對TIPS條文判定、智財管理實作等經驗，並展延自評員資格期限。今年第一場將在高雄舉辦，日期為3/13-3/14，地點在科工館。第二場則在台北，日期為3/19-3/20，地點在北科大集思會議中心。第三場在新竹，日期為3/26、3/27，地點在竹科集思會議中心。
而首訓部分則是針對尚無2016年版自評員資格者，分為台北場及新竹場。台北場日期為4/14-4/15、以及4/25-4/26，地點在北科大集思會議中心。新竹場日期為4/28-4/29、以及5/7-5/8，地點就在竹科集思會議中心。
每年，新穎公司都會重新規劃課程設計，也會針對企業所提之常見問題進行整理。不僅如此，參加培訓課程將成為企業內部的種子人員，在導入之際對整體的TIPS規範更清楚，後續與顧問配合將更順暢、內部推動也會更順利。
在這裡也鼓勵各位讀者，若您為未來要導入制度的廠商，尤其是權責單位(智財/法務單位)，都歡迎您定期派人來參加培訓課程。不僅每年都會有新觀念注入公司，對於長期落實智財管理制度也會更具規劃性、更能達到公司所期待的目標。
TIPS驗證常見缺失與企業應對策略
您是否擔心，若因為沒執行811開案前檢索，或是沒有相關的權利審查流程、與事務所間的事務溝通紀錄(事務所申請/維護紀錄)、亦或是制裁盤點等，都會成為重大的廠商缺失？
在這裡與您分享，關於上述TIPS第8單元的規範問題及作業流程，您只要依據公司的導入標的，購買新穎公司相對應的產品，例如專利管理系統EPS、商標管理系統ETS、營業秘密管理系統ESS，就能覆蓋至8.1的制度規範。而您在填入自評報告時，只要透過系統產出先關流程與文件紀錄，就沒問題了。
此外，新穎公司在協助您導入相關專利、商標、營業秘密管理系統時，也會針對您公司所設計之規範再檢視其合理性，讓您可以透過最少的成本與人力投入，達到真正智財管理目標的落實，降低智財的營運風險。
依據新穎公司多年導入經驗，近幾年廠商最容易發生的缺失大概為：721(d)、722、及與教育訓練有關的723；另外，743(C)和與機密管理有關的8221(C)也容易發生缺失。
您可能會有疑問，教育訓練能有甚麼問題？課程內容、時間規畫都寫得很清楚，只要確認相關部門都有來上課，並進行有效性評估就好了？
雖說考試為最具有效性的評估方式，但如果課堂教學內容是「專利檢索與分析」，考題卻是「公司的智財政策」，或是「專利法的概念」，教學中根本沒有提到，那考試還具有效性嗎？
當然，您可能會覺得審查委員不會如此仔細的檢查，但早在內部在安排教育訓練時，就應該要整體規劃設計。以前常見問題是出席率、或是有效性評估達成率等等，這些都相對屬於量化部分。現在若要讓制度確實落實、更具品質，就要更質化。所以公司在進行有效評估的考題規劃，一定要根據上課內容而來，這樣才具有量測的意義。所以各公司在進行教育訓練規劃或執行內部稽核時，教育訓練除了有關人員的上課出席紀錄、通過的成績紀錄，有效性評估的內容也要進行檢核，不能只做到純粹紀錄；教材與考題的關聯性亦要再做確認。
在這裡也想替各位讀者解惑，在722基本教育訓練中有備註：基本教育訓練可分為新進員工或是全體員工。新進員工這點無庸置疑，但是全體員工對上市櫃公司而言，動輒上千人也是常態，這樣要做教育訓練會不會人數太多？
沒錯，上市櫃公司的員工數量相當多，若要對全體員工進行基本的智財概念、智財管理政策和目標及其他相關規定的培訓，會相當辛苦，也不太合理。因為TIPS落實需要各導入單位協助，相關同仁一定要了解，所以TIPS722基本教育訓練主要還是針對TIPS導入單位的全體同仁進行培訓。
那究竟為甚麼不寫清楚是導入單位的全體同仁呢？其實是因為早期TIPS的推動是在輔導國內中小企業的智財制度落實，而中小企業的全體同仁人數有限，不像現在上市櫃那麼多，所以在中小企業落實全體同仁培訓，困難度也不高。
當然，如果公司對智財推廣很有企圖心，想讓全體的員工了解內部培訓智財基本概念，了解組織的智財管理政策、目標以及相關規定，其實對組織的各項業務進行教育訓練也是非常好的，在這裡鼓勵各位公司盡量做到。
企業機密管理的重要性與最佳實踐
接下來要與您說明商相對常見會被開單缺失的743(C)跟8221(C)-機密管理議題，目前此問題主要發生在各部門間對機密定義不清的問題。
您或許有疑問，公司是整體規劃的，怎麼會發生各部門間對於文件機密等級定義不同呢？
其實這很常見，舉個例子，以「配方表」為例。研發單位可能會認為這個配方非常機密，因此機密等級高；但對業務單位而言，配方表內容有些是必須揭露給客戶的，機密等級就較低。這樣就容易發生同一個機密文件，跨不同單位就有不同的密等管理，所以也就需要一個單位來進行機密文件的檢核管理。機密文件對公司是非常重要的，適當的定期盤點跟檢核也是必須的。
那您可能會想再問，這是因為不同部門才會導致對機密定義的不同。如果是同部門，就不會發生這種問題了吧？
但其實不盡然，舉個例子，以研發單位的「研發紀錄」。研發單位的作業程序針對「研發紀錄」的機密管理可能涉為「機密」；但是在進行研發部門的盤點表單中，「研發紀錄」又標示為「密」。這就是典型的，在作業程序跟盤點表中，定義相同的文件因管理機制不同，而在機密定義上有所缺失。
如何透過TIPS制度強化企業競爭力
就目前而言，各廠商在TIPS制度規劃上已越來越進步，發生的問題也越來越細緻。這顯示TIPS制度的導入越來越成熟，審核委員現在要求的會是確實的制度導入、務實的落實，讓制度更一致性，智財的保護也會更完善。
而新穎公司在回訓跟首訓的培訓課程中都有針對TIPS常見缺失，羅列了在輔導企業時常見的問題，每年都在更新題庫。同時，只要是新穎公司輔導的廠商，每年更會提供各年最常見的問題集，並有相關的解決建議方案，提供大家參考，這也是我們的特色。
新穎公司今2025課程重點主要針對TIPS常見缺失與條文標準、重要條文實務案例以及內部稽核與矯正改善。在條文講述完成後，開始進行個案演練，讓參與的學員可以更深入其境的討論企業的作業情境，加速學習的效果。
演練的過程將會非常的扎實，一定會好好地引領學員逐一地將各項條款規範交代清楚，讓參與學員回到企業內部，有能力成為TIPS制度落實的種子人才，帶回滿滿收穫。
總結
今天與大家介紹了廠商在驗證TIPS時最容易被開的缺失項目有哪些，包括有：721(d)、722、跟723教育訓練部分；以及743(C)跟8221(C)機密管理的部分，這些常見缺失可能也容易發生在各公司，值得各位讀者參考。
在這裡新穎公司也僅提到一些缺失情境，若您覺得還意猶未盡，想要多深入了解，建議您可以參加新穎公司今年開班的自評員培訓課程。培訓期間也歡迎您帶著貴公司的導入議題跟講師溝通、互動。
下集主要將探討：導入智財管理制度您最需要注意的事項
若是有其他想知道的題目或疑問，也歡迎在底下發問。
